10 passos para implementar o eSocial

Especialista destaca o que é preciso para implantar o sistema obrigatório para todas as empresas

O eSocial, projeto do Governo Federal para unificar o envio de informações sobre os trabalhadores pelo empregador para um único repositório digital e os diferentes órgãos e entidades envolvidos no projeto, foi lançado em 2015 e desde então tem impactado as empresas, promovendo mudanças, adaptações e integrações para que a implantação ocorra.O sistema é obrigatório para todas as empresas, do Microempreendedor Individual (MEI)  às multinacionais, que devem ficar atentas ao cronograma e etapas de implantação.

De acordo com Silvania Sleiman, Diretora Comercial da Apdata, a implantação do projeto pode ser realizada de forma transparente e com o menor impacto possível. Para isso é preciso seguir dez importantes passos:

PASSO 1 – ​MUDANÇA CULTURAL​

Todos os eventos trabalhistas não periódicos devem ser registrados em uma base de dados no ambiente nacional do e-Social denominada RET (Registro de Eventos Trabalhistas) de acordo com os prazos determinados pelo eSocial. Para que isso aconteça, muitas empresas precisarão passar por uma transição cultural. O envio do evento de desligamento de um trabalhador, por exemplo, só poderá ocorrer se antes tiver sido enviado o evento de admissão do mesmo, que comporá o RET.

PASSO 2 – SANEAMENTO DE BASE DE DADOS

Um dos principais desafios do eSocial é o saneamento das informações no banco de dados dos trabalhadores, com ou sem vínculo de emprego, e de outros cadastros da empresa. Houve um acréscimo considerável de dados para atender à grande quantidade de eventos do eSocial e, em caso de respostas inadequadas ou incompletas, o empregador poderá sofrer penalidades e o trabalhador poderá ter seus direitos prejudicados.

 

PASSO 3 – QUALIFICAÇÃO CADASTRAL

Visa a equalização de quatro campos básicos do trabalhador (nome, data de nascimento, inscrição no CPF e inscrição no PIS/PASEP), entre os cadastros de três dos órgãos governamentais, que são a Receita Federal do Brasil, a Caixa Econômica Federal e o Instituto Nacional do Seguro Social, pois se houver divergência em algum destes quatro dados nestes três entes, o evento de admissão do trabalhador será rejeitado pela dúvida sobre quem é de fato o trabalhador que a empresa ora está admitindo. Deste modo, o empregador não poderá enviar o evento de remuneração e, consequentemente, não conseguirá fechar sua folha de pagamento para a geração das guias de recolhimento dos tributos. Para isso será disponibilizado em tempo hábil para o empregador um aplicativo no site do eSocial para que seja enviado um arquivo com todos os trabalhadores da empresa e retornada a situação dos que tiverem divergências a corrigir.

PASSO 4 – REVISÃO DE PROCESSOS

A revisão dos processos internos da empresa para o eSocial, sejam eles trabalhistas, previdenciários e/ou fiscais são de fundamental importância. Este projeto do governo federal trouxe muitos requerimentos legais que são novidades para o empregador e é preciso assegurar a conformidade deles.

PASSO 5 – INTEGRAÇÃO ENTRE ÁREAS

As informações armazenadas no ambiente nacional do eSocial serão providas por diversas áreas/setores da empresa, tais como: Recursos Humanos, Medicina Ocupacional, Segurança do Trabalho, Fiscal, Financeira e a Jurídica. Por esse motivo, muitas empresas devem rever a interação entre estas áreas para garantir que os eventos sejam enviados em conformidade com as especificações do eSocial e para que não haja risco de multas para o empregador.

PASSO 6 – ALINHAMENTO COM FORNECEDOR EXTERNO

Muitos dos fornecedores que atendem às empresas em diversas áreas podem não desejar se adequar ao eSocial. É muito importante alinhar essa questão com seu fornecedor de forma clara e transparente e compreender quais providências devem ser tomadas para evitar dados incorretos ou inconsistentes e não prejudicar o resultado final da adequação.

PASSO 7 – ADEQUAÇÕES SISTÊMICAS

O objetivo desta adequação é encontrar um sistema que atenda às demandas da empresa da melhor forma possível, evitando inconsistências e viabilizando o cadastramento e o envio dos eventos para o ambiente nacional do eSocial. Quanto mais completo e abrangente for o sistema, maior será a simplicidade e facilidade de adequação.

PASSO 8 – REVISÃO DA INFRAESTRUTURA

Haverá aumento substancial no espaço requerido para armazenar as tabelas e campos no banco de dados e também de banda de Internet para o tráfego dos eventos. Por isso é importante que as empresas se atentem à necessidade do aumento da capacidade disponível para esse armazenamento e transmissão de dados. Do contrário, parte do trabalho de adequação será desperdiçada. Pode ser necessário adquirir outras ferramentas ou atualizar o sistema contratado.

PASSO 9 – ENVIO DE INFORMAÇÕES

Para enviar os dados a empresa deverá gerar um arquivo eletrônico no formato XML contendo as informações especificadas nos leiautes, garantindo sempre a sua integridade. Esse arquivo será enviado pelo sistema contratado pela empresa, via webservice, que controlará também o retorno, registrando os recibos e relatando as rejeições.

PASSO 10 – MEDICINA OCUPACIONAL E SEGURANÇA DO TRABALHO

Agora você já sabe as principais providências a serem tomadas sobre o eSocial. Mas engana-se quem acha que para por aí. Haverá um impacto considerável nas áreas de Medicina Ocupacional e Segurança do Trabalho, abrangendo os ambientes de trabalho, o ASO, a CAT e os riscos para efeito de insalubridade/periculosidade e aposentadoria especial, cuja obrigatoriedade de envio se iniciará 6 meses após o início da obrigatoriedade dos demais eventos.