Os emails não te deixam trabalhar?

Quantas vezes você já se sentiu engolido pela quantidade de emails que estão na sua caixa de entrada?

Quantas vezes você já chegou ao final do dia frustrado por não conseguir limpar seu correio eletrônico e mantê-lo sob controle?

Esta sensação não é incomum.  Eu mesmo já passei por isso inúmeras vezes.  E o fato é que os emails me deixavam ansioso e estressado. E o pior de tudo: eles ditavam o meu dia e me deixavam a impressão de que eu não havia sido produtivo.

E não é só isso! As pessoas que enviavam as mensagens achavam que eu não lhes dava a devida atenção, ou que não eram uma prioridade. Algumas ficam até chateadas, achando que era algo pessoal. Fui ainda taxado de “aquele cara que demora para responder os emails”, quando a realidade era bem diferente. E agora com o Whatsapp então!? Só agravou ainda mais este cenário.

Apesar de todo o estresse e ansiedade que este tipo de situação causa, e que pode afetar a saúde dos profissionais, as organizações acabam perdendo muito.

  • Perda do foco: Quando você deixa a caixa de email definir como será o seu dia e acaba fazendo as coisas mais urgentes e não as mais importantes, priorizando equivocadamente suas tarefas e deixando de gerar mais valor para a sua organização.
  • Produtividade: Existem estudos que mostram que você acaba gastando 20% de tempo adicional em cada tarefa, apenas para retomar o “fio da meada” após cada interrupção. Imagine isso ao longo do dia inteiro? E do ano inteiro?
  • Falta de colaboração: Ao invés das pessoas trabalharem em prol de um objetivo comum, muitas vezes, trabalham para se protegerem. E este é o maior veneno para a criação de uma cultura genuinamente colaborativa, onde as pessoas unem forças e trabalham em equipe para concluir as tarefas e alcançar seus objetivos.

Nem todas as pessoas trabalham assim ou não fazem por mal. O fato, porém, é que tem muita gente usando mal o email: muitas pessoas fazem quase um spam a cada mensagem, copiando Deus e todo o mundo… Outras copiam os chefes sem qualquer necessidade, apenas para se sentirem resguardadas ou exercerem mais pressão sobre o destinatário. E ainda têm aquelas que utilizam os emails como “bengalas”. Na verdade, o email vira o “mico” e a pessoa quer passá-lo à frente… Não estão muito preocupadas em resolver o problema; o que importa aqui é poder culpar o fulano ou sicrano… No entanto, se  estivessem realmente preocupadas em resolver o assunto, uma conversa direta ou pessoal ou até um telefonema não poderia resolver melhor a situação e ser muito mais ágil e assertivo?

A “cultura do email”, quando excessiva, traz problemas, como já vimos. É importante tentar minimizá-los e construir processos que garantam um melhor planejamento das atividades para  alcançar as metas traçadas e uma melhor comunicação, fazendo com que as pessoas e as equipes interajam de forma objetiva, eficaz e harmônica, construindo, ao mesmo tempo, um ambiente altamente colaborativo.

Então, deixo aqui algumas dicas simples:

  • Estabeleça um processo de comunicação que esteja efetivamente ligado ao trabalho que precisa ser realizado. Isso deve ser feito com base num planejamento, cuja periodicidade deve ser estipulada. Defina para você e seus times metas quinzenais ou semanais, mas não deixe de estabelecer a sua meta diária.
  • Você pode acompanhar facilmente seu planejamento através de um quadro e post-its na parede ou usar uma ferramenta para gestão destas metas e tarefas. Hoje em dia, existem excelentes ferramentas para gerir o trabalho. Chamam-se  CWM (Collaborative Work Management) e contribuem para a  organização do seu trabalho e  da equipe. O mais interessante é que algumas destas ferramentas permitem que os grupos de trabalho se comuniquem diretamente através de chats,  sem a necessidade de emails, fazendo com que o assunto seja discutido no contexto apropriado e apenas para as pessoas envolvidas.
  • Se você não precisar se comunicar muito com o “mundo exterior”, tente criar uma rotina para a leitura dos emails. Determine alguns períodos durante o dia para leitura das mensagens. Faça o mesmo com o Whatsapp. Portanto, não deixe suas caixas de email e nem o “Whatsapp Web” abertos, pois, com certeza, eles vão lhe tirar o foco em algum momento, principalmente se tiverem alertas sonoros ou visuais.
  • Cumpra o planejado e cheque se você o fez ao fim do dia.

E se não deu, não desista! Você pode até imaginar: “como eu vou viver sem checar os emails e as mensagens no Whatsapp?”, e poderá ser até difícil no início, mas certamente, com disciplina, você vai ver o quanto o seu dia pode render muito mais e melhor. Com estes primeiros resultados aparecendo, você ganha força para seguir em frente e continuar se planejando. Desta forma, não apenas mais tempo aparecerá na sua agenda, mas, mais importante ainda, você vai perceber um maior foco naquilo que realmente importa para você e sua organização.

Este é o início da transformação digital. Fique ligado!

Cláudio Barizon é COO da Zehnk