Saiba como reduzir em pelo menos 10% os gastos de sua organização

Reduzir gastos é uma atividade que depende da capacidade da organização

“Gastos são como unha: Se não aparar cresce”. Essa máxima nunca fez tanto sentido como tem feito ultimamente. Ainda mais se levarmos em consideração uma pesquisa realizada pelo Fórum Econômico Mundial de 2016 mostrando que dentre 138 países, o Brasil ocupa a 81ª posição de produtividade. Um resultado pior que em 2015 quando estava na 75ª posição.

Em 4 anos o Brasil perdeu 33 posições. É claro que a carga tributária no Brasil, o modelo de educação e a baixa capacidade de produzir tecnologia do país interfere muito nesse resultado, entretanto a reforma trabalhista aprovada nos meados de 2017, mesmo com seu tempo de latência, terá impacto direto no aumento de eficiência para empregados e empregadores.

Mesmo assim, um outro dado observado e que a folha de pagamento média das organizações brasileiras (públicas ou privadas), flutua em torno de 30% a 50% de seus custos totais.

Talvez isso justifique o padrão de corte de gastos das empresas se basear no corte de pessoas. Algo realizado apenas pelo fato de cortar gastos em situações emergenciais e não pelo fato de produzir melhor. A consequência natural disso é a perda de competitividade tanto por aumentar os atrasos na entrega, mas também pela perda natural de conhecimento.

Geralmente isso reduz gastos nos primeiros 2 meses, por auxiliar na redução da necessidade de capital de giro da empresa, mas a partir daí as perdas aumentam em proporções maiores e o tempo de recuperação passa de 6 meses, já que o tempo para formar pessoas é maior.

O grande desafio que os empresários e executivos não conseguem superar é o de preparar suas organizações ou áreas a serem mais produtivas antes da necessidade urgente de se reduzir gastos.

Independentemente dos softwares instalados, é muito comum encontrarmos nas empresas alocação de gastos equivocada o que impede a gestão efetiva dos gastos. Ao analisarmos os grupos de contas mais representativos, encontramos aquele grupo chamado de “outros”, que deveria ter a menor representatividade, tendendo a zero, como sendo o 3º ou 4º na linha de importância.

Isso quando a organização não estabelece sua peça orçamentária baseada na competência da realização dos gastos, mas baseada na execução do caixa.

Reduzir gastos é uma atividade que depende da capacidade da organização em seguir padrões operacionais que se refletem em um padrão de gastos, que chamamos de orçamento. Ele deve ser baseado nas datas nas quais os gastos serão realizados (competência), que é bem diferente das datas nas quais eles são pagos.

O orçamento é um padrão que deve se basear na melhoria da produtividade, dentro do conceito de consumir menos para realizar as mesmas atividades, mas também desse se nortear pela capacidade de reduzir o valor unitário daquilo que se compra. É o chamado “binômio consumo e preço pago”.

E isso implica em responsabilizar aqueles gestores de áreas a se envolverem com a atividade de planejar seus orçamentos ao invés de atribuir a responsabilidade única ao financeiro da empresa.

Se quem executa o gasto é área, ela deve se responsabilizar pela construção do orçamento. Ela é capaz de dizer quanto se consome, o quanto se paga por esse ou aquele insumo e o mais importante: ela é capaz de encontrar meios consistentes para que os gastos sejam reduzidos sem afetar a competitividade do negócio.

A área tem condições sim de desenvolver melhores padrões operacionais para que os índices de produtividade aumentem, e consequentemente a função de vendas consiga colocar mais pedidos.

Quando a gestão de gastos é feita dessa forma, olhando para os resultados e não apenas para situações emergenciais, é capaz de proporcionar uma redução de pelo menos 10% já no primeiro ano, porque permite o estabelecimento de redutores compatíveis com cada área, de forma parametrizada, engajando todos os colaboradores nesse sentido e permite ao financeiro a ampliar sua atuação estratégica e focar no melhor desempenho dos ganhos estritamente financeiros, dentro da visão do Demonstrativo de Resultados do Exercício (DRE).

Por Luiz Muniz, fundador da Telos Resultados