O trabalho remoto não era algo comum para tantas empresas, mas por conta do isolamento social, grande parte delas teve que se adaptar à força a esse modelo. Porém, nem todos os líderes estavam prontos para gerenciar uma equipe remota, o que pode trazer alguns problemas no dia a dia do trabalho. De acordo com a Workana, plataforma que conecta freelancers a empresas da América Latina, fundada em 2012 e com ampla experiência em trabalho remoto, alguns dos principais desafios é a falta de profissionais capacitados para treinar líderes de equipes remotas.
Daniel Schwebel, gerente nacional da Workana no Brasil, aponta que mesmo que as equipes já estejam trabalhando à distância, superar esses desafios não é algo assim tão complicado. “Existem estratégias que as empresas podem seguir que certamente vão ajudar nesse momento, como ferramentas digitais e integração de equipe”. Veja abaixo as dicas elencadas pelo especialista:
- Aproveitar a tecnologia: ferramentas para o trabalho remoto e colaborativo
Existem diversas ferramentas, muitas delas gratuitas ou bastante acessíveis, que podem ajudar não só no trabalho remoto, mas também no dia a dia em escritórios. Aplicativos online como Asana, Google Suite, Slack, Skype, Zoom, Toggl, Office online, Dropbox, Trello, Calendly, etc. Existem diversos recursos até mesmo para coordenar adequadamente o trabalho de profissionais remotos que trabalham em diferentes países, horários e desempenham atividades distintas.
A equipe de redação da Workana, por exemplo, se compõe quase que exclusivamente de freelancers (redatores, editores, tradutores, etc) e com Asana e Google Drive temos tudo o que precisamos para realizarmos o trabalho no tempo certo e da forma sem dificuldades de comunicação. Obviamente, cada líder deve identificar e selecionar as ferramentas que melhor se adaptam às necessidades da equipe.
- Capacitação em novas ferramentas
Decidiu implementar novas ferramentas de trabalho? Ótimo! Mas é importante não se esquecer de capacitar a equipe e orientar como cada uma delas deverá ser utilizada. Todos precisam compreender que o uso de novos métodos não é mais um processo complicado, mas sim, algo essencial para que o trabalho da equipe evolua de forma clara e efetiva.
- Integração de equipe
Um bom processo de capacitação e integração é chave para que os colaboradores se integrem rapidamente a suas atividades e acelera a curva de aprendizagem. De forma remota, o onboarding do time pode não ser o mesmo, mas ainda assim é muito importante que haja dedicação para integrar cada membro novo. Invista tempo e esforço de criar um protocolo de boas vindas à empresa e deixe claro para cada profissional o que se espera dele, quais são e como usar cada uma das ferramentas de trabalho disponíveis e qual é a cultura e os valores organizacionais, entre outras coisas.
- Trabalhar por objetivos
Absolutamente todos os manuais e livros sobre produtividade concordam que o segredo do sucesso está em dividir tarefas grandes em tarefas menores, delegar e estabelecer prazos para cada uma delas. Isso também se chama trabalhar por objetivos e é uma forma de melhorar, organizar e colocar dentro de um mesmo cronograma o trabalho colaborativo de várias pessoas.
Dos aliados imprescindíveis do trabalho por objetivos são: o cronograma de atividades (que pode ser gerenciado por aplicativos como Asana ou Calendly, inclusive até uma planilha do Google Drive) e os critérios dos objetivos SMART (Acrônimo para Specific, Measurable, Attainable, Relevant e Time Bound que em Português significa: Específico, Mensurável, Alcançável, Relevante e Tempo)
- Documentar os horários e formas de comunicação
Ninguém precisa responder um e-mail com mudanças urgentes às quatro da manhã, nem teria que interromper sua sessão de yoga para enviar um arquivo ou e-mail adicional. Em uma equipe que existem integrantes realizando diversas atividades, é essencial estabelecer a comunicação, canais e tempos de respostas de forma estratégica desde o começo, assim como ter a certeza de que todos cumpram esses pontos.
Por exemplo, pode ser muito simples, determinar que todas as mensagens sejam enviadas um único canal, como Skype ou Hangouts. Além disso, é importante que fique claro para toda a equipe o horário de trabalho de cada um, para que não haja mensagens desnecessárias ou cobranças excessivas no horário livre do profissional.
- Fomentar atividades de equipe
Uma das desvantagens que sempre são mencionadas com relação ao trabalho remoto é o sentimento de solidão e isolamento que podem experimentar algumas pessoas. Além do impacto que isso pode ter na esfera da vida particular de cada profissional, existe o risco de que, ao não sentirem uma conexão pessoal com o restante da equipe, a motivação e o comprometimento podem se perder. Por isso, é importante fomentar e planejar atividades frequentes de equipe, que podem incluir videoconferências semanais, dinâmicas de grupo etc.
Por exemplo, uma boa dinâmica de apresentação é pedir aos seus colaboradores que compartilhem com o resto da equipe uma imagem ou um vídeo de sua área de trabalho e que expliquem em detalhes quais são as suas ferramentas e os elementos que preenchem seus espaços de trabalho com a personalidade e o estilo de cada um.
- Motivação
Existem muitos elementos que nos motivam no trabalho: a retribuição econômica que temos, o fato de gostar do que se faz e o reconhecimento por um trabalho bem feito e, claro, a capacidade de encontrar um propósito e um objetivo bem definido ao final de nossos esforços.
Como líder de uma equipe remota, deve-se ter a interferência direta a respeito do reconhecimento que é dado à equipe e na maneira como é comunicado o propósito final do projeto. Não se trata apenas de solicitar uma criação brilhante, por exemplo, para uma Landing Page, mas sim contagiar com entusiasmo para conseguir uma redação persuasiva e original que permita incrementar as vendas da empresa e também de retroalimentar o profissional com os resultados positivos do seu trabalho.
- Feedback
E falando de retroalimentar, não podemos nos esquecer de que o feedback constante, tanto positivo quanto negativo, é fundamental para otimizar os resultados de uma equipe remoto de maneira constante. Manter proximidade da equipe, apontar as possíveis melhorias e estabelecer um canal aberto de contato são essenciais para que haja confiança e alinhamento de expectativas.
- Dar boas-vindas a cultura do erro
A cultura do erro pode ser resumida como deixar de interpretar o erro como algo negativo que existe e que precisa ser evitado a todo custo e dar o lugar a uma oportunidade imbatível para manter processos de otimização e constante evolução nos processos.
Deixar um espaço para o erro inteligente significa estar em busca constante de forma criativa e nova de fazer as coisas, porque a cada nove falhas, uma dará certo, e trará melhores resultados.
- Ter parceiros de confiança
Finalmente, é muito comum que empresas precisem de apoio externo para gerenciamento de equipes ou até mesmo a contratação de profissionais remotos para soluções pontuais necessárias. Se sua empresa não tem ainda um e-commerce, por exemplo, isso com certeza se tornou uma urgência após o isolamento. É possível contratar freelancers para executar projetos pontuais, e a Workana, além de ter em sua base mais de 2,8 milhões de profissionais qualificados, também possui uma equipe dedicada a ajudar a gerenciar equipes remotas quando necessário.
