É essencial reconsiderar o modo como conduzimos as reuniões.
Virgilio Marques dos Santos – executivo da SFM2S
No ambiente corporativo, as reuniões são uma ferramenta essencial para a comunicação e a tomada de decisões. No entanto, quando mal gerenciadas, podem se tornar um dreno significativo de tempo e recursos. De acordo com dados recentes, uma reunião de 30 minutos com três funcionários pode custar entre R$ 3.500 a R$ 6.000, dependendo da remuneração dos participantes. Esses custos, quando somados ao longo do tempo, podem representar um desperdício significativo para as empresas, especialmente se as reuniões não forem produtivas.
Para mitigar esses impactos, é fundamental repensar a forma como as reuniões são conduzidas. A seguir, apresento cinco dicas para melhorar a produtividade das reuniões:
- Defina objetivos claros: antes de agendar uma reunião, certifique-se de que ela tenha um objetivo bem definido. Isso garante que todos os participantes saibam o que se espera alcançar e que a discussão se mantenha focada no resultado desejado. Sem isso, a reunião vira bate-papo de praça, pois torna-se um momento de sair da sua rotina operacional e jogar uma conversa fora. Um happy hour remunerado.
- Limite o número de participantes: convide apenas as pessoas que realmente precisam estar na reunião. Quanto mais enxuto o grupo, mais fácil é manter o foco e tomar decisões rapidamente. Como dizia o ex-presidente José Sarney, reunião de mais de 3 pessoas é comício.
- Estabeleça uma pauta e respeite o tempo: crie uma agenda detalhada e compartilhe-a com os participantes antes da reunião. Isso ajuda a manter o foco nos tópicos importantes e evita que a discussão se desvie. Além disso, respeite o tempo alocado e finalize a reunião dentro do prazo estabelecido. Isso evita que assuntos fora do objetivo acabem entrando na reunião para atrapalhar e gerar ansiedade. Em nossa reunião de planejamento semanal, não é permitido tratar de temas relacionados aos projetos. Toda tentativa é bloqueada.
- Use a tecnologia a seu favor: ferramentas de colaboração e comunicação assíncrona podem substituir muitas reuniões. Utilize e-mails, chats ou plataformas de gestão de projetos para discutir assuntos que não necessitam de uma reunião presencial ou por videoconferência. É melhor contar com a atenção focada da pessoa via e-mail por alguns minutos, do que com o corpo presente por uma hora.
- Conclua com ações concretas: toda reunião deve terminar com um resumo das decisões tomadas e das próximas etapas. Certifique-se de que todos os participantes saiam da reunião com clareza sobre suas responsabilidades e prazos. Sem isso, é bem provável que gere angústia e frustração. Eu sei, dá trabalho. Mas se não desse trabalho, não seriam reuniões, e sim bate-papos.
Reuniões eficazes são aquelas que realmente contribuem para os objetivos da empresa, sem desperdiçar tempo ou recursos. Ao adotar essas práticas, as organizações podem transformar esses encontros em ferramentas poderosas para o sucesso, em vez de um obstáculo à produtividade.
Agora que já tem 5 regras práticas, pense: quantos minutos elas economizam da sua vida hoje? E durante uma semana? Um mês? Enfim, estabeleça uma meta de tempo “salvo” de reuniões inúteis e use-o de uma maneira melhor. Para mim, o melhor jeito é fazendo exercícios físicos ou fazendo bagunça com a minha filha. Pense em algo que goste bastante de fazer e que você possa contar com pelo menos mais 10 horas por mês nessa atividade. Vale ou não a mudança cultural?
