E o que seria um processo admissional bem feito?
Por Leo Barros — CEO do Tangerino
Já se deparou com a ideia de que a burocracia pode ser conduzida de forma positiva? Na nossa cultura, o entendimento de que o burocrático é difícil, trabalhoso e estressante é muito forte, mas está na hora de mudar essa ideia.
No mundo corporativo, a organização sempre foi uma aliada da desburocratização e, atualmente, a tecnologia também entra em cena para somar nesse sentido. Esses fatores podem ser aplicados ao processo admissional para ser cumprido mais rapidamente, de forma correta e segura.
Isso é importante pelo simples ganho de tempo, um ativo de valor para as empresas, e pelo impacto que uma admissão bem-sucedida pode ter a favor da organização.
Minha missão com este artigo é ajudar você a entender melhor sobre tudo isso e, de quebra, dar algumas dicas de como fazer um processo bem-feito e que gere bons resultados para a sua empresa.
O que é o processo admissional
Para tanto, o primeiro passo é entender que o processo admissional compreende tudo o que envolve a contratação de novos colaboradores, desde o recrutamento e seleção até a formalização dessa contratação.
Aqui, vou focar na parte da formalização que diz respeito às burocracias conduzidas pelo Departamento Pessoal para legalizar e consolidar o vínculo entre empregador e profissionais.
Esse é um processo de extrema importância por diferentes motivos. No cenário macro, a admissão representa a geração de novos postos de trabalho, o que é favorável para a economia local, e do país como um todo.
Já no micro, aquele relativo ao contexto da empresa, a admissão leva novos talentos para a organização e, em um processo bem conduzido, faz com que isso aconteça da forma mais positiva possível para as partes envolvidas.
Considere que, após todo o processo de R&S, a formalização da admissão é o momento em que o profissional começa a entender melhor como a empresa lida com suas burocracias.
Um processo tumultuado pode afetar as expectativas e a empolgação que as pessoas normalmente sentem ao começar em um novo emprego, impactar sua integração e até seu desempenho. Por isso, e para o bem do próprio setor, o DP precisa entregar um bom trabalho.
Ao que o DP precisa se atentar no processo admissional
E o que seria um processo admissional bem feito? Em resumo, falo da burocracia que compete ao Departamento Pessoal sendo feita de forma rápida, correta e sem dor de cabeça. Se isso te parece improvável, mais adiante você entenderá como é possível.
Sem mistério, o caminho para conseguir cuidar da admissão dessa forma passa por processos bem definidos, organização e, preferencialmente, uso de tecnologia. Falarei sobre esse último ponto mais adiante. Antes, quero destacar os detalhes que o profissional de DP precisa se atentar.
Validação de documentos
O setor precisa saber quais são os documentos necessários para iniciar os trâmites legais da formalização da contratação e solicitá-los aos candidatos de forma clara, evitando dar margem para dúvidas.
Vale fazer check-list e explicar como a documentação precisa ser entregue e quando. Essa organização também reduz o risco de que o DP ou o profissional se esqueçam de algo, precisem refazer o contato para esclarecimentos e, por vezes, agendar nova ida à empresa.
Lembre-se, o objetivo é minimizar a burocracia. A celeridade no processo reduz o estresse para as partes envolvidas e permite que o primeiro dia de trabalho chegue no tempo planejado.
Exame admissional
O setor também precisa orientar sobre a realização do exame admissional, uma exigência da CLT. Só assim a empresa assegura que o profissional está apto, física e mentalmente, para exercer a função para qual está sendo contratado.
Regulamentação da contratação
Ainda, cabe ao DP informar sobre as condições da contratação. Os termos devem ser descritos no contrato elaborado pelo setor ― ou em conjunto com o jurídico ― com todas as diretrizes legais, e conversados com o profissional recém-chegado.
Aqui, cabe atenção ao tipo de contrato firmado em cada caso e aos detalhes acordados entre as partes.
Nesse momento, também cabe revisar e assinar outros termos, como o vale-transporte, e de benefícios não-obrigatórios oferecidos pela empresa.
O setor também deve se encarregar da assinatura da Carteira de Trabalho, tendo atenção para o prazo de devolução do documento físico (quando for o caso), e do envio de dados por meio do eSocial.
Por que contar com ferramentas para otimizar o processo admissional?
A admissão não é considerada burocrática sem motivo. É feita em etapas e envolve diversos documentos, detalhes legais que carecem de muita atenção. Basta um erro e o Departamento Pessoal pode atrasar todo o processo.
Sabendo disso, vejo três cenários possíveis para o setor: 1) tentar conduzir o processo sem estruturá-lo devidamente ― o que eu jamais recomendaria ―; 2) criar e seguir um processo bem definido para a admissão tradicional; 3) contar com o auxílio da tecnologia.
Sem dúvidas, um processo bem definido, ainda que feito manualmente, pode dar muito certo. Porém, a otimização do tempo e a redução de burocracias fazem parte da realidade das empresas que se fortalecem diante da digitalização do DP; o que nos leva aos softwares de admissão.
Contar com uma ferramenta especialmente desenvolvida para a admissão ajuda a concretizar o cenário que descrevi como o dos trâmites contratuais sendo cumpridos “de forma rápida, correta e sem dor de cabeça”. É com a tecnologia que esse improvável se torna possível.
Facilidade no envio de documentos
Um software de admissão é uma solução que permite que todo o processo de admissão seja feito de forma online e remota. Isso significa que os profissionais podem enviar toda a documentação para o DP por meio da internet, sem precisar se deslocar até a empresa.
Essa possibilidade se torna ainda mais positiva frente ao crescimento do trabalho remoto e da contratação de profissionais em diferentes locais do país e até do mundo.
Independentemente de onde estejam, as pessoas contratadas se tornam as responsáveis por subir na plataforma os documentos que o DP precisa, podendo se auxiliar por um check-list para verificar o que já foi entregue e o que ainda falta.
Essa autonomia dos profissionais em processo de admissão é sinônimo de uma divisão maior de responsabilidades que desafoga o DP e favorece a fluidez do processo.
Comunicação simplificada
Ainda, com a admissão digital, o DP consegue se comunicar facilmente com os candidatos para dar andamento ao processo.
As informações enviadas podem ser aprovadas pelo setor, caso estejam corretas, ou reprovadas com um aviso de necessidade de reenvio caso haja algum erro na documentação.
Essa possibilidade contribui bastante para reduzir erros na formalização da contratação, dando mais tranquilidade para ambas as partes.
Validação eletrônica de documentos
Com todos os envios devidamente feitos e aprovados, é preciso validar os documentos e a tecnologia também ajuda com isso. Esse tipo de solução conta com a funcionalidade de assinatura eletrônica, o que elimina a necessidade de idas e vindas da empresa apenas para isso.
Segurança no armazenamento de dados
Por fim, é interessante mencionar que a admissão digital conta com mecanismos de proteção de dados, armazena a documentação de cada profissional e cria cópias salvas em nuvem. Tudo para tornar o processo mais seguro para as partes.
Além do mais, tecnologias desenvolvidas por empresas sérias e comprometidas garantem a adequação à Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD), eliminando outra preocupação do DP.
E por que todos esses fatores importam? Para o Departamento Pessoal, o ganho de tempo no processo de admissão abre espaço para que o setor se dedique a questões mais estratégicas e, consequentemente, seja mais decisivo para o sucesso da empresa.
Isso ajuda a mudar a ideia de que o setor “só cuida de burocracias” e ampliar a compreensão do impacto que a gestão da relação empregatícia pode ter a favor da marca empregadora e dos negócios.
Para toda a organização, um processo de admissão simplificado se traduz em menos erros, formalizações mais rápidas e em uma experiência melhor para os profissionais recém-contratados.
Com isso em mente, finalizo com uma proposta de reflexão sobre a mudança de percepção acerca das burocracias na jornada do DP. Em sua relação com a empresa, profissionais inevitavelmente precisam lidar com questões burocráticas.
Ainda que não se envolvam tão diretamente, a concessão de férias, o ajuste de benefícios e até a rescisão contratual dependem do Departamento Pessoal e de como o setor conduz cada um desses trâmites. A admissão é o primeiro contato.
Assim, começar bem pode ser uma forma de estabelecer uma relação agradável que não seja baseada em qualquer tipo de mal-estar atrelado à (antiquada) ideia de que toda e qualquer burocracia do DP sempre será estressante para o setor e para os colaboradores da empresa.
Como vimos, não precisa ser assim e, vale repetir, a solução passa por estruturar bem os processos, se organizar para cumpri-los corretamente e abraçar a transformação digital, contando com o auxílio da tecnologia no dia a dia do Departamento Pessoal.
