Como fazer uma transformação digital no DP?
A transformação digital nas empresas já se tornou uma necessidade. O mundo corporativo sente os efeitos positivos da automação e digitalização de processos. Várias ferramentas digitais foram desenvolvidas e otimizadas por meio de conceitos, como a inteligência artificial, machine learning e business intelligence. E um dos resultados obtidos é a digitalização de processos do departamento pessoal (DP).
Neste artigo, falaremos sobre os principais impactos dessa onda tecnológica no departamento pessoal. Mostraremos também as vantagens e como digitalizar essa área importante da empresa. Acompanhe os próximos tópicos!
O impacto da transformação digital no departamento pessoal
O conceito de transformação digital ajuda na superação dos desafios do departamento pessoal. E quanto maior for essa melhoria, mais a empresa se beneficiará. Mas quais são os benefícios gerados pela tecnologia? Quais áreas do DP são impactadas? Vejamos a seguir.
Admissão
O processo de admissão é a porta de entrada da empresa. Se não for bem realizado, o time perderá muito tempo com papelada, envio e conferência de documentos, entre outras questões.
Para ajudar o departamento pessoal a contratar de forma mais ágil e prática, a tecnologia desenvolveu aplicações, como o software de admissão digital. Essa ferramenta auxilia no processo de contratação, preenchimento de informações, assinatura de contratos e no onboarding.
Controle de ponto
Um dos grandes desafios enfrentados pelo departamento pessoal é a gestão do controle de ponto. Caso não seja feito da maneira correta, a empresa pode enfrentar ações judiciais trabalhistas. Para evitar esses possíveis prejuízos, o DP pode implantar o software de controle de ponto.
Entre as vantagens dessa tecnologia está o lançamento, armazenamento e cálculo automático das horas trabalhadas para a gestão da jornada de trabalho, períodos de descanso, gestão de férias, horas extras, etc.
Além disso, os colaboradores conseguem registrar seus horários de entrada e saída por meio de aplicativos instalados em dispositivos móveis. Todas essas funcionalidades geram segurança, praticidade e otimização tanto para o DP quanto para os profissionais internos.
Folha de pagamento
A transformação digital foi responsável pelo desenvolvimento do software de gestão da folha de pagamento — processo obrigatório e repleto de regras estabelecidas pela Consolidação das Leis do Trabalho (CLT). Por causa da legislação, é essencial que a folha de pagamento seja elaborada com muita exatidão — algo que a tecnologia realiza com sucesso.
Mas quais são as tarefas automatizadas pelo software? As principais são:
- Emissão de relatórios detalhados da folha de pagamento;
- Integração de dados de admissões, afastamentos, acidentes, transferências e alterações cadastrais;
- Cálculo de bônus, custo de um funcionário, comissões e adiantamentos;
- Gestão de impostos;
- Histórico de registros;
- Atualização automática.
Como posso digitalizar o DP?
O processo de digitalização do departamento pessoal deve ser realizado por meio de etapas bem estruturadas. Dessa forma, os benefícios das tecnologias serão sentidos de maneira plena. E quais são as fases de implementação? Entre elas, podemos citar:
- Mapeamento das necessidades internas — estudo sobre as demandas que necessitam de otimização e de melhora na qualidade dos resultados;
- Análise do investimento — definição da quantia que pode ser investida em tecnologias;
- Escolha das ferramentas virtuais — exame das opções de tecnologias encontradas no mercado, bem como suas funcionalidades e custos. Outro critério a ser avaliado é a possibilidade de personalizar recursos de acordo com as necessidades do DP;
- Implementação e treinamento — instalação das ferramentas. Além disso, os colaboradores serão treinados para utilizá-las.
Seguindo essas fases, o departamento pessoal terá processos mais inteligentes. O resultado é um setor embasado na era digital. Isso abre grandes possibilidades, como a utilização do gerenciamento de dados (big data) na tomada de decisões e projeções de cenários futuros.
Quais são as vantagens?
Sem dúvidas, criar um departamento pessoal digital é o caminho para que a inovação se torne parte da cultura da empresa. Nesse contexto tecnológico, muitas vantagens são obtidas. A seguir, apontamos as principais.
Setor mais estratégico
Devido às tecnologias, em vez de se concentrar em tarefas burocráticas, os profissionais do DP passam a atuar em projetos mais estratégicos. A consequência disso é um setor que não fica obsoleto, mas que avança com a ajuda da criatividade e ideias inovadoras dos colaboradores.
Comunicação
As aplicações integram toda a equipe do departamento pessoal — não importa se trabalham em home office ou no modelo híbrido. Todas as informações geradas ficam disponíveis em dispositivos eletrônicos e armazenados na nuvem. Para conversarem sobre projetos, os colaboradores podem utilizar os canais de interação disponíveis nas ferramentas digitais.
Controle total das informações
Por meio das tecnologias, o DP obtém maior segurança para os dados que gerencia. Dessa forma, o setor não arrisca desconsiderar as regras da Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD). Além disso, as ferramentas oferecem também flexibilidade na maneira como os dados serão armazenados e manipulados.
Redução de erros
É muito fácil cometer erros no lançamento de informações. Principalmente se a equipe do DP fica por muito tempo focada em serviços repetitivos e cálculos complexos. Por outro lado, o uso de ferramentas digitais impede erros, aumenta a agilidade e a confiabilidade dos dados inseridos nos controles do DP.
Economia
Com a elevação da produtividade, o departamento pessoal economiza tempo e recursos. Em vista disso, a empresa percebe o aumento dos rendimentos e a redução dos custos internos. Desse modo, é possível utilizar os recursos financeiros poupados em investimentos estratégicos para o negócio.
Segundo um estudo realizado pela McKinsey & Company, as empresas que investem em tecnologias têm uma taxa de crescimento 5 vezes superior às que não fazem esse tipo de investimento. Em resumo, abraçar a transformação digital é uma ação inteligente.
Sobre a Convenia
A Convenia é uma HR Tech com soluções voltadas para otimização de tempo e custos das empresas. Nasceu há alguns anos, com o objetivo de trazer alta tecnologia para o setor de RH, de forma acessível e prática.
Desde então, trabalha fortemente para que os produtos evoluam com os clientes, pois compreendem que, diminuindo o tempo gasto com rotinas operacionais, as empresas têm mais tempo para as pessoas.
Atualmente as soluções abrangem admissão digital, férias e departamento pessoal, onde você pode gerir todo seu time em um sistema em nuvem.
