Comportamento

A questão é como você está gerenciando as suas atividades e não o tempo

Fazendo as coisas acontecerem + 7 dicas essenciais

Com as altas demandas que temos hoje, distrações e “falta de tempo” para tudo, muitas pessoas vêm me perguntando o que fazer para ser mais produtivo. Hoje encontramos diversas metodologias e ferramentas que nos ajudam nesse quesito. Porém, na minha opinião, a questão é outra. Produtividade não envolve apenas saber fazer a gestão do tempo, melhorar a organização ou usar as ferramentas certas, mas transformar hábitos e viver alinhado ao nosso propósito. Por quê?

 O nosso propósito é o que nos move para sermos produtivos

De nada adianta uma metodologia eficaz se você não tem um propósito maior para realizar de fato as coisas que se propõe a fazer para segui-la. Da mesma forma, de nada adianta ter um propósito e força de vontade para realizar as atividades propostas se você não tiver energia para executá-las. Você tem o seu propósito de vida bem definido? Aquela força motora que vai fazer você mover montanhas? E energia para isso?

Se não tiver, vale uma reflexão profunda e uma análise de como está não só sua produtividade, mas sua visão de futuro, seus sonhos, seus planos de ação.

Mas vamos lá, separei algumas dicas fundamentais que vão ajudar você a ser muito mais produtivo e organizado. Veja a seguir:

1 – Não faça a gestão do tempo e sim das suas atividades 

O tempo passa igual para todos, mas muitas pessoas conseguem trabalhar, estudar, ler um livro, fazer exercícios e sair com os amigos/família, enquanto outras dão a desculpa do “não tenho tempo para isso”.

A questão é como você está gerenciando as suas atividades e não o tempo, onde você está investindo o seu tempo, como está seu planejamento e quanto tempo você perde com coisas pequenas ou que não contribuem no alcance dos seus objetivos. Vale refletir: quais são as desculpas que dou para mim mesmo para não fazer as coisas? E, onde quero ou vou chegar com isso?

2 – Caso esteja com muita tarefa acumulada e não souber por onde começar

  • Separe por ordem de importância e defina prioridades: urgente, quando está no limite do deadline, importante, quando tem data de entrega definida ou atividades que envolvam outras pessoas ou áreas, e “um dia eu faço”, quando precisa ser feito, mas não terá impacto negativo enquanto estiver na gaveta.

 

  • Além disso, veja o que você realmente precisa fazer, o que você pode delegar para outra pessoa e o que pode ser descartado. Importante: coloque datas para tudo, assim nada deixará de ser feito.

 

  • Outra coisa que ajuda, para quem é extremamente desorganizado, é listar as 6 atividades mais importantes para fazer no dia seguinte.

 

3 – Separe um dia da semana para organizar e rever a sua agenda e tarefas 

Por exemplo, aos domingos geralmente revejo o que foi feito ou deixado de fazer durante a semana, visualizo todos os compromissos e tarefas a serem realizadas na próxima e me organizo para encaixar tudo o que preciso.

Não significa que os planos não podem mudar, mas a intenção é não deixar nada de lado. Dou um jeito de ver séries, ler, fazer exercícios, encontrar meus amigos e passar um tempo com a família mesmo com os dias corridos.

4 – Defina horários para ler e-mails, mensagens, ver as redes sociais etc. 

Quando paramos a cada 5 min porque o celular apitou ou chegou mais um email na caixa de entrada, por exemplo, deixamos de ter foco e concentração, demoramos mais para voltar ao que estávamos fazendo e terminar, deixamos de ser produtivos e aproveitar melhor o nosso tempo. Defina horários para ler os e-mails, mensagens e redes sociais.

5 – Coloque todas as informações que entram na sua caixa de entrada chamada MENTE em um sistema seguro.

 

  • Esvaziar a sua mente e não ter de fazer esforços para manter a informação guardada tira um peso enorme e a ansiedade que faz toda a diferença. A mente foi feita para ser criativa e não armazenar uma série de dados que podem ser bem gerenciados.

 

  • Então, sempre que surgir uma ideia nova, você marcar um compromisso, trocar um cartão, lembrar que precisa fazer alguma coisa ou quiser salvar uma informação legal da internet, por exemplo, armazene essa informação em um sistema seguro. Eu no caso uso muito o calendário do celular para marcar reuniões ou encontros, o Evernote ou mesmo bloco de notas para armazenar todos os tipos de conteúdo online e informações, que podem ser acessados pelo celular ou notebook, e o Asana para gestão de atividades ou projetos.

 

Aproveite a tecnologia e armazene todo o conteúdo que você colocaria num papel em sistemas online

  • Já passou por aquele sufoco de anotar o número de alguém ou uma informação importante e ficar horas procurando? Seguir essa dica facilita a busca pela informação, você não perde tempo procurando e não acumula uma pilha de cadernos ou papéis.

 

6 – Aproveite melhor seu tempo na locomoção de um lugar para o outro

Principalmente para quem mora em cidade grande como São Paulo, perdemos muito tempo no trânsito. Aproveite esse momento para ouvir podcasts, relaxar com música, ler um livro ou notícias, responder ou mandar mensagem para os amigos ou rever e planejar a sua agenda do dia. E você? Como você aproveita esse tempo “morto”?

 

7 – Crie uma rotina produtiva 

“Rotina” soa como uma coisa chata e monótona, mas as pessoas mais produtivas seguem – com flexibilidade – uma certa rotina que engloba tudo o que deve ser feito e estabelece dias/períodos do dia para fazer isso.

Por exemplo, todos os dias medito e agradeço por mais um dia logo pela manhã, de quatro a cinco vezes na semana vou para a academia de noite, às sextas tento marcar alguma coisa com algum amigo, pelo menos um dia do fim de semana tomo café da manhã com meus pais e assim vai.

A vida é muito curta para viver no piloto automático e abandonar nossos sonhos. Produtividade não está relacionada apenas à quantidade de coisas que fazemos, mas à qualidade de vida que vivemos. Por isso, um propósito bem definido é a chave para isso. 

Espero que essas dicas ajudem você a viver a sua missão e seus sonhos!

 Por Ana Lucia Tanaka, Coach e mentora 

www.trevo360.com.br

 

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