Os processos dentro das empresas foram completamente modificados pela pandemia. De uma hora para outra, os RHs se viram em uma situação na qual estavam sem os colaboradores por perto – seja com a maioria trabalhando em regime de home office ou seja com os seus funcionários trabalhando espalhados em atividades essenciais (ex: redes de drogarias / supermercados, empresas de segurança, facilities e etc) – e lotados de novas demandas operacionais.
Além disso, um grande número de colaboradores foram afastados, tanto por conta do surto de COVID, estando contaminados pela doença, quanto por conta de doenças relacionadas aos reflexos do isolamento social, que impactou diretamente na rotina de milhões de brasileiros.
Para exemplificar esse cenário de doenças que aumentam durante a pandemia, posso citar a pesquisa da Universidade do Estado do Rio de Janeiro (UERJ). O estudo desenvolvido por pesquisadores da instituição no primeiro semestre de 2020, apresentou um levantamento feito com cerca de 1460 pessoas usando uma triagem psicológica on-line em dois períodos: entre 20 e 25 de março e entre 15 e 20 de abril de 2020. De acordo com a pesquisa, os casos de crise aguda de ansiedade foram de 8,7% para 14,9% (alta de 71%). Para as empresas esse cenário se apresentou com o aumento no número de atestados apresentados por seus funcionários.
Com esse aumento na quantidade de trabalhos operacionais e com as equipes de RH cada vez mais enxutas, tornou-se ainda mais inviável para o RH conferir, digitar e escanear centenas, e às vezes até, milhares de atestados por mês. Sendo assim, a digitalização e a automatização desse processo se tornou uma necessidade latente e eficaz para ajudar as empresas nesse momento atípico.
Hoje, em muitas empresas, independentemente do porte, o recebimento de atestados é efetuado fisicamente pelo setor de RH. Com a pandemia e a instalação do home office, esse processo foi flexibilizado, sendo permitido que funcionários enviem seus documentos e o atestado comprovando a doença via e-mail ou WhatsApp. Entretanto, a LGPD – Lei Geral de Proteção de Dados-, aprovada em setembro de 2020, vai na contramão dessa flexibilização e recomenda a utilização de plataformas específicas que tratem os dados de maneira confidencial e que tenham o aceite das partes envolvidas.
Outro ponto que foi potencializado durante a pandemia pelo envio de atestados por aplicativos foi o aumento no número de fraudes. Segundo pesquisa da Heach Recursos Humanos, 47% das empresas já tiveram casos de colaboradores que alegaram estar com sintomas da COVID-19 para não trabalharem durante algumas semanas. O ‘golpe da fake Covid-19’ acabou se popularizando e causando gastos para as organizações, além da ineficiência na gestão da saúde do colaborador.
O método mais viável e assertivo certamente é a automatização de todo o processo de gestão destes atestados médicos. Por meio da tecnologia é possível que o colaborador envie seu atestado remotamente, sem a necessidade de estar fisicamente na empresa, e que tais informações já entrem digitadas no sistema da empresa, tirando este ônus da digitação das costas do RH. A partir destas informações, a tecnologia também possibilita que o RH identifique os funcionários que precisam ser encaminhados ao INSS e acompanhe em tempo real seus indicadores como taxa de absenteísmo e principais doenças que afetam a sua massa de colaboradores.
Mas, qual a importância de se automatizar o recebimento de atestados? Em quais sentidos essa ação facilitaria para a empresa? Quanto as empresas podem reduzir em custos ao automatizar o recebimento desses documentos?
A tecnologia ajuda (e muito) na gestão das empresas e isso também se reflete no RH. Hoje esses departamentos estão cada vez mais enxutos e a organização de todo o processo desde a chegada do atestado, passando pelo cadastro e digitalização deste documento demanda muito tempo dessas equipe. Por isso, a automatização se torna tão necessária, reduzindo o trabalho operacional dos RHs e colaborando para uma maior organização desses documentos, além de possibilitar a diminuição da taxa de absenteísmo e de fraudes.
Outro problema constantemente visto nas empresas é a dúvida sobre o que se fazer para reduzir a quantidade, quase sempre assombrosa, de atestados recebidos mensalmente. A primeira dica é buscar entender a origem do problema: os seus colaboradores estão adoecendo ou estão entregando atestados picados?
Para responder a esta pergunta, é de suma importância avaliarmos a média de dias perdidos por atestado. Se a média de dias for inferior à 3 dias, olharemos para a situação com uma ótica de “Frequência” e se for superior à 3 dias, o foco será pela ótica da “Gravidade”. Em uma situação imaginária, pensando em um supermercado com dez mil funcionários, vamos analisar pelo menos 6 meses do histórico de atestados recebidos e entender qual a média de dias perdidos por atestado.
Nesse caso, se os atestados, em sua maioria, são curtos, de um ou dois dias, o caminho para reduzir a quantidade é (i) entender quem são os atestadores, (ii) entender como anda a gestão direta deles e (iii) acompanhar de perto os atestados (e declarações) recebidos conferindo se eles estão de acordo com a Politica de Atestados da empresa.
Se os períodos de atestados são mais longos, com média superior à 3 dias, existe um forte indício que nessa empresa as pessoas estão adoecendo. Sendo assim, o mais indicado a se fazer é olhar pela ótica da saúde, entendendo o que está acontecendo e como a empresa, o RH e outros departamentos podem atuar para desenvolver um plano de ação baseado na melhora da saúde desses colaboradores. A assertividade dessas avaliações e consequente resolução, passa pela automatização dos processos da empresa e da entrega digital desses atestados.
Por fim, se a pandemia trouxe muita demanda operacional para o RH no início, ela está partindo e deixando um legado importante. Todo o processo de automatização em uma empresa requer adaptação dos envolvidos para que de fato a organização possa ser beneficiada. O cenário atual é favorável para essas mudanças e positivo para que se tenha uma transformação digital no RH das empresas e com isso uma maior penetração de ferramentas tecnológicas nesses departamentos.
Por André Camargo, Fundador da Closecare
