Para garantir que a logística de onboarding e desligamento de colaboradores funcione de forma eficiente, o RH depende muito do TI. Vamos aqui nos aprofundar nos motivos pelos quais o relacionamento direto e automatizado entre essas equipes é importante e necessário para o sucesso de sua empresa.
Desafios Comuns na Comunicação
Normalmente, é a equipe de RH que faz a maior parte do trabalho pesado quando se trata de recrutamento, onboarding e offboarding. No entanto, quando um novo membro ingressa no time, ele precisa de equipamentos e ferramentas que, em geral, são providenciados pelo TI. Credenciais de softwares, equipamentos de informática, acessos e segurança – tudo isso é configurado pelo departamento de TI como parte da jornada de integração.
Muitas vezes, as empresas não têm uma via de comunicação clara ou direta entre esse departamento e o RH, o que resulta em atrasos nesses processos da chegada de um novo colaborador. Latências nos processos significam desperdício de dinheiro e uma experiência negativa para os novos membros do time.
O mesmo ocorre quando se trata de um desligamento. O time de TI tem que entrar em ação para recolher o que for propriedade da empresa, desativar contas de usuário etc. Para que essa execução aconteça, uma comunicação clara também se faz muito importante.
Riscos Potenciais à Segurança da Informação
O que geralmente ouvimos dos departamentos de TI é que as solicitações feitas pelo RH têm pouco tempo para a realização de algumas ações. Os profissionais de tecnologia ficam, então, sob pressão para solicitar equipamentos, licenças ou configurar softwares. Além disso, esses pedidos muitas vezes são feitos por e-mail ou via ferramentas de chat, o que faz com que se corra o risco da demanda se perder na confusão do dia a dia e em mudanças de prioridades.
Ouvimos as mesmas frustrações quando se trata de um cenário de desligamento. Nesse caso, a segurança é fundamental e a equipe de TI fica sob pressão para proteger informações importantes, privadas ou proprietárias. Ter um alinhamento estreito com o RH é fundamental para coletar equipamentos da empresa e reduzir, ou eliminar, a possibilidade do vazamento de informações confidenciais.
Cinco maneiras de melhorar a comunicação entre RH e TI
Como você pode ver, otimizar a comunicação entre RH e TI é essencial para manter as duas equipes alinhadas e evitar erros humanos. Aqui estão cinco dicas para melhorar a comunicação entre os dois departamentos:
1 – Monitore a duração dos processos para prever as próximas etapas
Gerencie os processos de RH em uma única plataforma, da admissão à aposentadoria dos colaboradores, e avalie dados empíricos para melhorar seus SLAs (Service Level Agreement), que são os acordos de níveis do serviço prestado. Mensure e registre quantos dias, em geral, você gasta em uma determinada fase do processo para saber como otimizar ou fazer melhorias.
Por exemplo, quando você abre uma nova posição para sua equipe, quanto tempo normalmente leva para contratar alguém? Se o tempo médio de recrutamento é de duas semanas, comunique suas necessidades de onboarding para o time de TI, levando em conta esse cronograma.
2 -Automatize a transferência de informações
Os processos mais bem definidos geralmente falham por causa de erros humanos ou pela falta de comunicação. Automatizar as transferência de dados e informações é uma excelente solução para esse problema.
Considere, novamente, o exemplo do recrutamento. Se você aproveitar a automação em suas comunicações, a equipe de RH pode programar para que TI receba um e-mail automático quando um novo colaborador for contratado.
Esse e-mail pode ser personalizado para atender às necessidades da sua empresa e configurado para incluir qualquer informação pertinente. Dessa forma, o departamento de TI terá tempo suficiente para adquirir, preparar e configurar qualquer equipamento necessário para a conclusão do processo de onboarding.
3 – Conecte o offboarding do colaborador às solicitações para TI
Depois do RH, o departamento de TI deve ser uma das primeiras equipes notificadas sobre a saída de um colaborador da empresa. Dessa forma, eles podem desativar o acesso à informações de propriedade da empresa e recolher equipamentos.
A melhor maneira de garantir uma comunicação boa e em sincronia é conectando processos. Executar o processo de desligamento de colaboradores em um único lugar permite notificar a equipe de TI automaticamente. Isso significa que você vai ter um processo à prova de erros, para garantir que equipamentos e informações sensíveis permaneçam seguros.
4 – Estabeleça SLAs entre os times
Ao conectar equipes e processos, recomendamos o estabelecimento dos já mencionados SLAs, os acordos de nível de serviço. Ao fazer isso, você define metas e expectativas para cada equipe em um processo. Por exemplo, você pode criar SLAs para controlar o tempo que o time de TI leva para processar cada tipo de solicitação da equipe de RH.
Essa simples mudança vai melhorar a fluidez da comunicação entre os departamentos e garantir responsabilidade pelos prazos e padrões.
Depois que os SLAs são definidos, o gerente de RH pode confiar em seu processo padronizado, ao invés de gastar tempo enviando e-mails ou mensagens para a equipe de TI para saber sobre a situação de uma solicitação. Todas elas ficam centralizadas em uma única plataforma, na qual o RH pode verificar o status dos pedidos em tempo real ou receber atualizações automáticas.
5 – Mensure para poder melhorar
O que não é medido não pode ser melhorado. Quando você estabelece SLAs para cada tipo de solicitação, pode medir e melhorar seus processos. Quer identificar quais solicitações não estão seguindo os requisitos de SLA? Qual membro da equipe é o mais eficiente? Como você pode melhorar seu fluxo de trabalho?
Para responder a qualquer uma dessas perguntas, é preciso coletar dados. A criação de painéis para rastrear atividades, medir esses indicadores e identificar gargalos é essencial, especialmente se quiser mostrar bons resultados. Mensurar e melhorar os processos precisa ser um ciclo.
Essas são apenas algumas das melhores práticas para acelerar a transformação digital da sua empresa, aumentar o nível da experiência que oferece aos colaboradores e alcançar sucesso como uma organização mais segura e eficiente.
A adoção dessas cinco etapas vai ajudar a aproximar as equipes de RH e de TI e a eliminar dores de cabeça, silos de informação e uma comunicação lenta ou propensa a erros ao longo do caminho.
Por Alessio Alionço, CEO da Pipefy
