Quando for falar com a equipe, em vez de mandar um e-mail com cópia para todos, coloque todos em cópia oculta
Embora seja difícil de acreditar, grande parte das pessoas gasta algumas horas do dia de forma inútil, simplesmente, por não saber como utilizar os e-mails de forma correta. Em uma pesquisa que fizemos na TriadPS, identificamos que cerca de 25% do nosso tempo é focado em ler, responder e organizar mensagens. Ou seja, um quarto do nosso tempo de trabalho é utilizado única e exclusivamente no gerenciamento dos e-mails.
Infelizmente, utilizar a caixa de mensagens da forma correta não é uma atividade que aprendemos na escola. As pessoas perdem muito tempo com isso, pois são cópias demais, e-mails desnecessários e spams. O fato é que apenas 20% dos e-mails recebidos em nossa caixa de entrada são importantes, segundo uma pesquisa feita pela minha startup Goboxi. O restante é tempo completamente desperdiçado, seja porque era algo que poderíamos ver em outro momento ou mesmo que não tínhamos a necessidade de receber.
Diante da importância dessa ferramenta em nosso trabalho, defendo que é necessário entender o conceito que está por trás do e-mail. Por isso, selecionei cinco dicas que vão ajudar a transformar a ferramenta em uma aliada do seu tempo:
1 – Racionalize: Será que tudo precisa ser dito por e-mail? Quem sabe você não consegue resolver um problema com uma ligação ou um bate-papo no corredor da empresa. O e-mail foi feito para ajudar, mas muita gente não percebe que às vezes um telefonema é muito mais prático e eficiente;
2 – Escreva pouco: Caso não consiga resolver em até três parágrafos, opte por fazer uma ligação ou uma conferência via Skype. Quando alguém te mandar um e-mail grande, a regra também vale para a resposta. Isso é, para escrever mensagens longas demais, tente unificar os temas em três ou quatro tópicos;
3 – Não fique com o e-mail aberto o dia inteiro: Essa é uma ação que rouba o foco e faz a pessoa multitarefar. Ao deixar o e-mail aberto, ele se torna responsável pelas suas prioridades. Pense nisso, será que você não está trabalhando de acordo com a demanda de e-mails? Tem gente que recebe uma mensagem e já para tudo o que está fazendo para tentar resolver imediatamente. A melhor forma de lidar com isso é ver os e-mails nos intervalos entre uma tarefa e outra, dentro do seu tempo;
4 – Desabilite os avisos: Avisos em geral, sejam eles de e-mails, de WhatsApp ou de Facebook, desfocam as pessoas. Desabilite todas os alertas do seu computador e de seu celular e entenda que você é quem define o momento certo de olhar as suas mensagens;
5 – Mensagens em cópia oculta: Quando for falar com a equipe, em vez de mandar um e-mail com cópia para todos, coloque todos em cópia oculta, assim evita aquelas respostas abertas para todos e torna a troca de mensagens mais eficiente;
Quando o assunto é e-mail, existem várias dicas e técnicas para lidar com essa ferramenta. No entanto, o mais importante é saber planejar bem suas atividades e evitar mensagens desnecessárias que, muitas vezes, atrapalham a sua vida.
*Christian Barbosa é especialista em administração de tempo e produtividade, é CEO da TriadPS, empresa multinacional especializada em programas e consultoria na área de produtividade, colaboração e administração do tempo. www.triadps.com.br e www.maistempo.com.br
