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Como o e-Social muda a vida e o dia a dia de um profissional de RH

Sua implantação foi uma das maiores novidades burocráticas lançadas pelo Governo Federal nos últimos anos

Como o e-Social muda a vida e o dia a dia de um profissional de RHO e-Social (Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas, que também pode ser grafado como eSocial) foi instituído pelo Decreto nº 8.373, de 11 de dezembro de 2014, ou seja, é um sistema já com alguns anos de existência, embora nem todos saibam como ele funciona.

Sua implantação foi uma das maiores novidades burocráticas lançadas pelo Governo Federal nos últimos anos, senão a maior, e os impactos podem ser sentidos em todas as esferas da sociedade, dos órgãos públicos aos trabalhadores e às empresas privadas, nas quais o setor de RH pode presenciá-las de perto.

Este último grupo pode ter suas atividades modificadas diretamente pelo sistema, o que por sua vez impacta em seu dia a dia de maneira direta e indireta, o que felizmente é positivo. Vamos entender melhor do que se trata essa tecnologia e qual é seu impacto para os profissionais de RH do Brasil.

O que é o e-Social?

É um sistema de registro desenvolvido pelo Governo Federal para tornar mais simples a administração de informações dos trabalhadores de uma empresa, capaz de modificar a forma de entregar 15 obrigações trabalhistas, previdenciárias e fiscais aos órgãos governamentais.

Seu uso é obrigatório desde 1º de janeiro de 2018 a empregadores e contribuintes com faturamento superior a R$ 78 milhões em 2016; aos demais empregadores e contribuintes desde 1º de julho de 2018 e a micro e pequenas empresas e Microempreendedores Individuais (MEIs) com empregado desde 10 de janeiro de 2019.

Com isso, hoje em dia, apenas os MEIs sem empregado são empresas que não estão obrigadas a usar o eSocial.

O projeto é uma ação integrada de quatro órgãos e entidades ligados ao Governo Federal: Secretaria da Receita Federal do Brasil (RFB), Instituto Nacional do Seguro Social (INSS), Ministério do Trabalho (MTb) e Caixa Econômica Federal (CEF).

Tais obrigações tinham que ser entregues separadamente, entre as quais algumas precisavam ser enviadas através de meios físicos, como formulários em papel, algo que não é compatível com a tecnologia atual, em que a sociedade recorre aos meios digitais sempre que possível e viável.

Os sistemas de informação do Governo Federal que serão substituídos pelo eSocial e enviados através de sua plataforma única são os seguintes:

CAGED (Cadastro Geral de Empregados e Desempregados), para controlar admissões e demissões de colaboradores que estão sob o regime da Consolidação das Leis do Trabalho (CLT);

CAT (Comunicação de Acidente de Trabalho);

CD (Comunicação de Dispensa);

CTPS (Carteira de Trabalho e Previdência Social);

DCTF (Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais);

DIRF (Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte);

Folha de pagamento;

GFIP (Guia de Recolhimento do FGTS [Fundo de Garantia do Tempo de Serviço] e de Informações à Previdência Social);

GPS (Guia da Previdência Social);

GRF (Guia de Recolhimento do FGTS);

LRE (Livro de Registro de Empregados);

MANAD (Manual Normativo de Arquivos Digitais);

PPP (Perfil Profissiográfico Previdenciário);

QHT (Quadro de Horário de Trabalho);

RAIS (Relação Anual de Informações Sociais).

O objetivo do Governo Federal é abranger mais de 40 milhões de trabalhadores, número que hoje equivale a algo em torno de 43,57% de toda a força de trabalho no Brasil, constituída por aproximadamente 91,8 milhões de profissionais ocupados em 2018, de acordo com dados do Instituto Brasileiro de Geografia e Estatística (IBGE).

Em que isso influencia na vida dos gestores de RH?

As principais vantagens que esses profissionais sentirão em sua rotina são as seguintes:

Praticidade sem igual

Ter que entregar 15 obrigações, cada uma de maneira diferente, era algo que tomava bastante tempo dos profissionais de RH, principalmente ao considerar que isso tinha que ser feito para cada colaborador da empresa.

Com o eSocial, as obrigações ainda precisam ser entregues, mas a diferença é de que isso é feito em apenas uma plataforma, o que agiliza consideravelmente a realização das atividades.

Redução de erro em cálculos tributários

Antes da chegada do eSocial, os cálculos das guias de recolhimento do FGTS e de outros tributos tinham que ser feitos manualmente, o que poderia suscitar erros quando os valores eram inseridos incorretamente, por contas erradas ou mesmo preenchimento equivocado dos formulários.

Agora, o sistema subsidia a realização de tais cálculos, o que reduz consideravelmente as chances de haver erros nos valores. Além disso, o tempo que os profissionais de RH gastam com essa atividade é bem menor.

Melhor organização para o setor de RH

Há um ditado popular, geralmente atribuído a Benjamin Franklin, que afirma que tempo é dinheiro, o que é inegável, principalmente na sociedade atual, em que ele é cada vez mais escasso.

Com a redução dos procedimentos necessários para cumprir as obrigações trabalhistas, fiscais e previdenciárias, as atividades podem ser concluídas mais rapidamente pelo setor de RH, o que resulta em um aumento de produtividade e organização já a curto prazo.

Velocidade no envio de informações

Quaisquer fatos que precisem ser informados aos órgãos relacionados ao eSocial antes levavam um certo tempo até que estivessem em sua posse, o que poderia complicar a realização das atividades cotidianas no setor de RH, como contratações e demissões, por exemplo.

Já com o uso do eSocial, a situação muda de figura, já que as informações são registradas imediatamente e tão logo disponibilizadas aos órgãos envolvidos, o que significa que a burocracia presente em tais casos foi bem reduzida.

E-Social: uma mudança que veio para ficar

Sempre existe uma dose de dúvida quando uma nova solução é lançada, principalmente como essa, que alterou drasticamente o cotidiano dos profissionais de RH, mas não há como negar que a mudança ocorreu para melhor.

É notável que a centralização de processos trazida por esse sistema é capaz de melhorar muito a rotina dos profissionais que atuam no setor de Recursos Humanos, que estão entre os principais afetados no processo. Depois de um breve período de adaptação, os benefícios serão ainda mais evidentes.

Você, profissional de RH, teve uma grande mudança em seu cotidiano graças ao E-Social, mas felizmente ela é positiva. O resultado será uma rotina prática, produtiva, ágil e segura, o que tende a melhorar ainda mais com o passar do tempo!

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