Organizar uma viagem corporativa pode ser um grande desafio, não é mesmo? Mas, ao mesmo tempo, é uma experiência sensacional para o crescimento da sua empresa e dos seus colaboradores.
Na mesma proporção em que você consegue observar o crescimento da empresa, planejar uma viagem corporativa pode acumular muitos gastos. Justamente por isso, é tão importante haver planejamento.
Existem algumas dicas e passo a passo para te ajudar a organizar uma viagem a trabalho para fora do país e fazer dessa oportunidade uma fonte de lucro. Observe as informações a seguir!
Quais os cuidados devemos tomar ao organizar uma viagem corporativa internacional?
Toda viagem corporativa tem o objetivo de agregar valores à empresa e aos colaboradores. Alguns benefícios podem ser listados, como:
- Aumentar a clientela
- Fazer reuniões corporativas
- Ampliar o mercado de atuação
- Fechar grandes negócios
- Apresentar o produto
- Encontrar investidores.
Esses benefícios podem ajudar a empresa a crescer de maneira rápida. Mas, essas viagens precisam ser muito bem organizadas quando acontecem fora do país.
É preciso se planejar com antecedência para não precisar lidar com imprevistos ou com problemas no meio da viagem. Essa organização precisa levar alguns pontos em consideração, como a gestão financeira da empresa e os gastos que estão disponíveis.
Se você ainda não sabe por onde começar a organizar uma viagem corporativa, veja a seguir algumas dicas!
Faça um planejamento com antecedência
Quando você organiza uma viagem corporativa, é interessante se planejar financeiramente para que o retorno financeiro seja real e não haja prejuízo para a empresa.
Com isso, é necessário colocar em prática o planejamento de maneira eficaz, para não precisar lidar com imprevistos. Mesmo que você ache que não, é possível economizar organizando uma viagem corporativa da maneira certa.
Contrate um seguro viagem
Se a sua viagem corporativa for para fora do país, é muito importante contratar um seguro-viagem internacional para evitar gastos excessivos com atendimentos médicos.
Em muitos países, os atendimentos são bem caros, e essas situações são imprevistas. Você pode contar com um plano de saúde com cobertura internacional para esses momentos.
Contratar um seguro-viagem é tão importante quanto todos os pontos anteriores para organizar uma viagem corporativa. Isso porque alguns acidentes podem acontecer no caminho e existem países que exigem esse seguro.
Tenha uma agenda com datas pré estabelecidas
Um dos primeiros passos para organizar uma viagem corporativa é começar a escolher as datas disponíveis e qual será o período da viagem. Em viagens internacionais, por exemplo, o período de tempo tem que ser um pouco maior, a fim de que toda a equipe consiga cumprir os prazos.
Com as datas pré estabelecidas, a empresa consegue suprir com a falta dos colaboradores que estarão viajando sem que haja nenhum malefício para os negócios. Além disso, é importante para que os envolvidos na viagem consigam se planejar a tempo, organizando os documentos e preparando as malas.
Pesquise sobre os preços dos fornecedores
Outra maneira de organizar uma viagem corporativa sem exagerar nos gastos, é pesquisar os valores em diferentes fornecedores, sejam eles de passagens aéreas, de transporte ou hospedagem.
Uma dica para controlar os gastos da viagem é fazer parcerias com as empresas desse ramo, buscando sempre as melhores condições e os melhores preços. Além disso, você ainda consegue estreitar os laços entre a sua empresa com outras.
Defina previamente os gastos
É muito importante definir os gastos antes de começar a organizar uma viagem corporativa. Deixe sempre muito claro para os seus colaboradores que a viagem é a trabalho, e não para lazer.
A partir disso, converse com a sua equipe e defina uma tabela com os gastos que serão tidos nessa viagem corporativa, sempre orientando sua equipe a prestar contas no final de tudo.
É sempre importante deixar separado e estabelecido quais são os gastos de responsabilidade da empresa e quais são os gastos de responsabilidade pessoal.
Colocar essas dicas em prática vai facilitar na organização da sua viagem e você poderá usufruir de vários benefícios, como focar totalmente nos negócios da sua empresa e no real objetivo da viagem.
Organizar uma viagem internacional é uma das melhores maneiras de se planejar e ter a certeza de que tudo vai correr bem!
Por: Jeniffer Elaina, do site PlanoDeSaude.net.
