Por Raphael Tavares, CRO do Escala App
Organizar e otimizar a força de trabalho da sua empresa é uma das maiores provocações para qualquer gestor. Afinal, pensar em como os colaboradores podem fazer o melhor uso do seu tempo, com máxima produtividade e sem infringir leis trabalhistas, é um desafio e tanto. Apesar de ser um processo bastante complexo, os benefícios para o negócio são inúmeros.
Gerir estrategicamente as escalas dos funcionários significa, muito além de apenas definir horários de entrada, descanso e saída, compreender os pontos de atenção que podem interferir diretamente na qualidade do trabalho e no atendimento da demanda real da sua empresa. Existe, para isso, inclusive, uma grande variedade de modelos e combinações de escalas que podem ser feitas para alocar os seus funcionários da melhor maneira possível.
Para atingir um alto grau de eficiência, no entanto, a sua empresa deve entender, exatamente, os picos de maior demanda, bem como o capital humano disponível e todas as leis trabalhistas que o protegem. A partir disso, compartilho a seguir algumas dicas para ajudar a pensar mais estrategicamente nas escalas de trabalho e como isso pode impactar o seu negócio:
- Estude os períodos de trabalho
Antes de criar uma escala, você deve estudar com atenção os períodos de maior pico enfrentados pelo seu negócio. Confira se os horários das suas equipes estão compatíveis com a lei, se nenhum time está sobrecarregado ou com alguma lacuna. Após entender as necessidades de sua empresa em relação aos horários de funcionamento, pode então começar a distribuir as escalas de trabalho.
- Estabeleça metas considerando as escalas
A grande maioria das empresas enfrenta problemas quando o assunto é definir metas e baseá-las na sazonalidade da escala, portanto, aqui está a solução. Se o colaborador trabalha em uma loja, por exemplo, e a escala da noite contempla uma demanda menor de clientes, esta é uma informação que deve ser levada em consideração ao definir as metas de modo que elas sejam justas.
- Analise a demanda de força de trabalho
Assim como no item acima, é importante alocar os colaboradores de acordo com a previsão da demanda. Somente assim, sua organização irá evitar pagar por horas extras desnecessárias ou, até mesmo, sobrecarregar demais colaboradores da equipe. Tais dados de sazonalidade do aumento da força de trabalho ajudam a potencializar a eficiência da equipe.
- Esteja dentro da lei
Para garantir que as suas escalas e processos estejam dentro da lei, é necessário, primeiro, conhecê-la. Busque compreender os aspectos legais, fique de olho nas atualizações e novas emendas, e também no calendário dos sindicatos, para garantir que está cumprindo com tudo o que está previsto entre os direitos e deveres dos trabalhadores. Fique atento: isso é muito importante.
- Mantenha o controle
A melhor solução para não enfrentar possíveis problemas ou processos trabalhistas em detrimento das escalas de trabalho, é garantir o controle sobre a jornada de trabalho dos times. Atente-se sempre ao registro do relógio de ponto e à carga horária que está sendo cumprida por cada funcionário.
Para te ajudar nesta tarefa, você pode usar ferramentas de controle de ponto, que funcionam inclusive para trabalho remoto. Para o controle de escalas de trabalho e turnos, você pode usar o Escala App, por exemplo, que te ajuda a criar uma escala otimizada para sua equipe, resolver conflitos de trocas e ajuda a reduzir o número de horas extras.
Ter uma escala de trabalho organizada e de acordo com a demanda dos clientes, é vital para o sucesso de qualquer negócio. Em um hospital, por exemplo, essa organização ajuda a evitar atrasos no atendimento ou pior: que algum paciente fique sem acompanhamento médico por falta de profissionais.
É preciso, portanto, planejá-la sempre com antecedência para proporcionar uma maior qualidade para os clientes e também para os profissionais envolvidos. Deixar para última hora ou realizar este processo de forma manual, pode levar a erros imperdoáveis e que podem gerar processos trabalhistas, perda de clientes e descredibilização. O mais indicado é contar com uma ferramenta que ajude com tudo isso: você não vai se arrepender.