A nova realidade do trabalho – híbrido ou home office – trouxe desafios para todos nós, que tivemos que aprender a gerenciar o tempo de maneira diferente
Assisti a uma palestra que me fez refletir sobre o gerenciamento do tempo. Encontrar o equilíbrio entre trabalho, família e lazer não é fácil. Depois de um dia intenso de trabalho, os momentos com a família e com os amigos são preciosos. A nova realidade do trabalho – híbrido ou home office – trouxe desafios para todos nós, que tivemos que aprender a gerenciar o tempo de maneira diferente. Para muitas pessoas, o home office trouxe inúmeros benefícios; para outros, no entanto, foi um momento que transformou relações e o dia a dia. Em qualquer um dos casos, o fundamental é organizar a agenda e gerenciar a rotina.
A gestão do tempo é uma habilidade fundamental em todos os âmbitos da vida e, embora seja mais comum haver esta preocupação no trabalho, ela também se aplica à rotina pessoal. Assim, refleti sobre algumas dicas que são muito úteis para gerenciar as atividades do dia a dia. Vale lembrar que existem diferentes métodos de organização do tempo e que o melhor é escolher o que mais se adequa ao seu estilo e rotina. Veja abaixo algumas dicas que podem ser úteis para gerenciar suas atividades:
- Tenha um planejamento: Sem ele, você corre o risco de assumir mais tarefas do que realmente consegue executar. É importante reunir todas as atividades que precisam ser cumpridas em uma lista e classificá-las por ordem de urgência e prioridade. Ao anotar todas as atividades que precisam ser realizadas você desocupa seu cérebro desta preocupação e pode gastar mais energia no que realmente precisa ser feito. Ao finalizar uma tarefa, marque de forma diferente das demais. Marcar aquele sinal de check dá um enorme prazer, não? Vale também assinalar o que está em atraso ou em espera, para não esquecer das pendências. Além do que precisa ser feito, o seu planejamento deve incluir os prazos;
- Defina metas: As metas são importantes para que a motivação seja mantida sempre em alta. Uma dica valiosa é usar o conceito SMART para auxiliar na criação das suas metas. Ele é uma ferramenta poderosa para validar objetivos e planejar de maneira eficiente, além de ensinar a definir propósitos inteligentes. Para se aproximar da realidade, as metas SMART (cujo acrônimo significa Específico (S), Mensurável (M), Atingível (A), Relevante (R) e Temporal (T)) precisam ser específicas, mensuráveis, alcançáveis, relevantes e ter um prazo definido;
- Estabeleça prazos razoáveis: Um erro bastante comum é estabelecer períodos de tempo equivocados para as atividades. É sempre recomendado fazer uma projeção com alguma margem de segurança. Esse tempo extra é fundamental para resolver algum imprevisto que possa surgir no caminho. Se você acabar antes do previsto, pode iniciar a próxima atividade um pouquinho antes! Se uma atividade leva em média 12 horas para ser realizada, e você trabalha oito horas, não dá para considerar que ela será concluída em apenas um dia. Tendo este cuidado e incluindo uma extensão de prazo para possíveis emergências, você assume o controle do tempo, em vez de se tornar refém dele;
- Crie agendamentos: Para que nada seja esquecido vale sempre anotar todos os seus compromissos. Quem é analógico pode optar por agendas e cadernos de papel, mas existem diversas opções digitais, como Todoist, Notion, agenda do Google, entre muitas outras. A vantagem das versões online é que elas estabelecem alertas, que ajudarão a lembrar das suas marcações. Revise sua agenda no dia anterior, para lembrar dos compromissos e se programar corretamente;
- Faça mais escolhas: Faça um exercício de reflexão sobre os seus afazeres. Claro que muitos deles são deveres e não podem ser deixados de lado, mas, certamente, você encontrará alguns dispensáveis. É importante selecionar atividades que tenham relação com os seus propósitos. Aprenda a dizer não quando estiver atribulado(a) demais. Além disso, é fundamental adquirir o hábito de delegar tarefas. Nossa tendência é sempre querer fazer tudo, assumir o controle. Ninguém dá conta de tudo sozinho(a);
- Organize as pausas: As pausas durante a rotina precisam ser estratégicas. Além daquelas necessárias para alongamento e descanso, você precisa parar por alguns períodos para recuperar a criatividade e a disposição. Vale seguir o Método Pomodoro, em que o dia é dividido em blocos de afazeres. Durante 25 minutos você deve se dedicar 100% a alguma atividade. Isso significa desligar notificações, não olhar e-mails, nem realizar nenhuma outra tarefa que não seja a principal a que está se dedicando. Ao término desse período se retira cinco minutos de descanso, para tomar um café, fazer alongamento ou caminhar um pouco. O método também defende que após quatro desses blocos se faça um intervalo maior de descanso, de 30 minutos. Quando sentir que está estagnado (a) em uma atividade, pare, tome uma água e caminhe por alguns minutos;
- Comece seu dia aos poucos: É fundamental também iniciar o dia aos poucos. Reserve na sua agenda um tempo para você pelas manhãs. A ideia aqui é evitar começar o dia naquela correria e com uma sobrecarga de stress. Ajuda muito reservar uns minutos para fazer uma meditação, uma atividade física ou qualquer outra coisa que lhe seja agradável.
Adotar esses novos hábitos pode ser um pouco complexo no início, mas assim que você começar a perceber os efeitos deles no seu dia a dia, deixar a gestão de tempo de lado é algo que não passará pela sua cabeça!
Por Hildeman Filho – diretor de operações da Concentrix Brasil, multinacional de soluções de customer experience.
