Conheça os impactos da LGPD nas relações de trabalho

Por Raquel Ramos Palazon, advogada trabalhista do escritório Peluso, Stupp e Guaritá Advogados

Depois de muito debate e discussões, entraram em vigor no dia 01/08/2021 as sanções aplicáveis – de forma gradativa, isolada ou cumulada – pelo descumprimento da Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD). Essas sanções podem variar entre advertência, multa, bloqueio ou eliminação dos dados pessoais a que se refere a infração até a sua regularização, bem como suspensão parcial ou total do funcionamento do banco de dados a que se refere a infração e, ainda, proibição parcial ou total do exercício de atividades relacionadas a tratamento de dados.

Tudo isso para garantir e proteger os direitos fundamentais de liberdade e de privacidade, e o livre desenvolvimento da personalidade da pessoa natural. Nessa linha, a LGPD aplica-se a qualquer operação realizada com os dados de uma pessoa, que contemplam atividades de coleta, recebimento, reprodução, extração, armazenamento, entre outras, desde que: (i) a operação seja realizada no território brasileiro; (ii) oferte ou forneça bens, serviços ou tratamentos de dados em território brasileiro ou; (iii) os dados pessoais tenham sido coletados no território brasileiro.

Levando em consideração que a finalidade da LGPD inevitavelmente atinge as relações de trabalho, a adequação das empresas de pequeno, médio ou grande porte, independentemente da quantidade de empregados, faturamento ou área de atuação, à nova lei é uma prioridade e necessidade latente.

Além disso, essa adequação independe da área/setor de negócio. Ou seja, a LGPD é uma só, variando apenas as normas específicas de cada área de atividade que devem ser aplicadas (varejo, educação, saúde, indústria, prestadores de serviços etc.).

Dentro disso, sem sombra de dúvidas, a LGPD impacta a cultura organizacional das empresas. E quando olhamos sob o ponto de vista das relações de trabalho, é necessário verificar se o dado é ou não, de fato, necessário para uma determinada etapa, considerando desde o momento do anúncio de uma vaga até mesmo após a rescisão do contrato de trabalho. Portanto, o tratamento e o cuidado com os dados devem ocorrer desde sua coleta, passando pela produção, classificação, acesso, reprodução, distribuição, comunicação, até sua transferência, arquivamento, eliminação, dentre outros.

Quanto à utilização dos dados, a LGPD menciona que o consentimento do titular dos dados deve ser livre, inequívoco e informado, podendo ser revogado a qualquer momento. Todavia, não podemos deixar de observar que nas relações do trabalho há uma disparidade negocial, haja vista que estamos diante de uma relação desigual, em que uma das partes está subordinada (empregado) à outra (empregador).

Assim, nos termos de consentimento assinados pelos empregados, orienta-se sempre que esteja prevista a obrigação legal ou regulatória que o empregador pretende cumprir, conforme previsão contida no artigo 7º, II da LGPD (exemplo: auxílio família demanda a informação sobre os filhos do empregado, tais como quantidade e idade de cada um, para a concessão. O requerimento deste dado, deve vir acompanhado do motivo da solicitação).

Na etapa pré-contratual e contratual deve-se ter como base a necessidade real de obtenção do dado para o cumprimento de deveres legais. O simples dado “por cadastro”, sem alguma utilidade justificável, não pode ser requerido.

Nesse sentido, é bastante comum que os empregadores armazenem após a finalização dos processos seletivos uma pasta com todos os currículos enviados, a fim de utilizá-los futuramente no caso de surgir nova vaga. Ocorre que este tipo de armazenamento não é recomendável, salvo se no momento do envio o candidato tiver autorizado a utilização do currículo para outros processos seletivos. Assim, recomenda-se que eventuais anotações colhidas durante o processo seletivo e os currículos sejam devidamente descartados logo depois do encerrado do processo de recrutamento e de seleção daquela determinada vaga para a qual o currículo foi enviado.

Já no período pós-contratual é preciso haver um plano de gerenciamento do ciclo de vida dos dados dos empregados, sempre lembrando que a própria lei estabelece prazos de guarda de documentos. Por exemplo: termo de opção de vale-transporte, contato telefônico, endereço eletrônico pessoal, informações sobre dados bancários podem ser eliminados após o decurso do prazo de dois anos depois da extinção do contrato de trabalho, por ter sido operada a prescrição para ajuizamento de ação trabalhista.

Dentro disso, dados pessoais relacionados ao cadastro do empregado, RAIS (Relação Anual de Informações Sociais) ou PPP (Perfil Profissiográfico Previdenciário) com histórico dos registros ambientais do trabalhador, podem ser necessários para fins de concessão de futuro benefício da Previdência Social ao empregado e, portanto, sem data específica para serem eliminados.

Neste ponto, podemos destacar a importância da cautela na obtenção, disponibilização, arquivamento e descarte de dados sensíveis, que são aqueles dados pessoais sobre origem racial ou étnica, convicção religiosa, opinião política, filiação a sindicato ou a organização de caráter religioso, filosófico ou político, dados referentes à saúde ou à vida sexual, dado genético ou biométrico, quando vinculado a uma pessoa.

Para o descarte, caso o empregador não tenha um procedimento seguro e eficaz, orienta-se a contratação de empresas especializadas no descarte de documentos, evitando-se assim, o vazamento de dados.

Diante disso, orienta-se que os empregadores que ainda não se adequaram à LGPD, procedam desde logo com um mapeamento de riscos, combinado com a aplicação de treinamentos nas áreas da empresa que lidam com dados e clientes; a adoção de um plano de ação para a adequação à LGPD; a separação e limitação de acesso aos dados sensíveis e; a criação de uma política de acesso de dados.

É substancial que os empregadores adotem a “cultura de proteção de dados”, gerada com a LGPD, conscientizando os empregados, a fim de evitar passivos judiciais trabalhistas e cíveis, sem prejuízo das sanções administrativas cabíveis, pelo descumprimento da aludida lei.