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Descentralização do RH: estratégia e tecnologia para facilitar a gestão de pessoas

Sempre à frente do seu tempo, a empresa catarinense Ahgora tem o propósito de ter tecnologia de ponta a serviço de pessoas, com produtos e soluções que apoiam as decisões estratégicas e facilitam a gestão empresarial

Até pouco tempo atrás quando se falava em gestão e liderança, principalmente no mercado empreendedor, nem todos davam a devida importância à área de Recursos Humanos. Com o histórico de papeladas, processos manuais e burocráticos, esta área começa agora a deixar de ser um mero Departamento Pessoal para se tornar peça chave de transformações dentro de uma organização.

Esse novo prisma também começou a ser moldado por meio da transformação digital, com o desenvolvimento de novas tecnologias, como softwares e hardwares, que dão mais agilidade, facilidade e precisão nas informações facilitando a gestão. Na área de RH, as inovações estão direcionadas para a automatização de rotinas, treinamento, contratações, diminuição dos custos com hora extra, ganho de segurança jurídica e ganho de eficiência operacional.

De olho nesta tendência, a empresa de tecnologia catarinense Ahgora decidiu, em 2006, investir no desenvolvimento de aplicações em gestão de presença, ponto e acesso com o objetivo de aumentar a eficiência operacional de empresas de todos os segmentos, ajudando-as a alcançar resultados melhores e se a tornarem mais competitivas. Na época, tecnologias como Internet das Coisas (IoT) e cloud computing ainda engatinhavam no desenvolvimento e aplicação. “Já nascemos na “nuvem” (Cloud), além disso fomos os primeiros a desenvolver tecnologias apoiadas em Inteligência Artificial e Internet das Coisas”, afirma o CEO Lázaro Malta.

Na sua sede em Florianópolis, a Ahgora começou como uma plataforma tecnológica de cloud computing, com o conceito de informação em tempo real. A aposta era que o modelo de tecnologia que se usava até então entraria em declínio. E não deu outra, em 2009, o Ministério do Trabalho determinou que os relógios de ponto emitissem tíquetes impressos com os horários de entrada e saída. Enquanto companhias de todo o país tinham que substituir o parque de ponto eletrônico instalado, a empresa começou a oferecer um sistema que integrava outras informações. “Visualizamos uma grande oportunidade de negócio e desenvolvemos o nosso primeiro equipamento. O REP Ah10 nasceu com a tecnologia registro de ponto por biometria 3D antifraude, cartão mifare e código de barras. A proposta da Ahgora, uma das primeiras a homologar o produto, foi inovar no mercado na gestão de presença, transformando, inclusive, o modo de comercialização dos produtos”, explica o CEO.

Em agosto de 2016, o grupo Invest Tech – que gerencia fundos de venture capital e private equity para empresas inovadoras – entrou na sociedade, e a empresa começou a planejar uma estratégia de crescimento mais agressiva. Foi então que a Ahgora deu uma guinada na curva de crescimento.

Hoje, considerada uma das 10 startups que mais crescem no país, a Ahgora tem seu quadro de colaboradores composto por 54% de mulheres, o que consolida o seu compromisso com a igualdade, seja ela de raça, gênero ou classe.

Sempre em busca de inovação para todos os setores, a empresa atua fortemente em três frentes diferentes de segmentos de mercado: Corporativo, Pequenas e Médias Empresas (PME) e Governo. Como modelo de comercialização, a empresa oferece software como serviço (SaaS), em que o cliente paga uma mensalidade, pode utilizar o sistema e tem acesso a suporte técnico sem limites de chamados ou custos adicionais. Os equipamentos (catracas, relógios, controladores de porta, etc.) são comercializados de duas formas: venda normal ou no modelo de locação; todos fabricados com a tecnologia IoT, o que possibilita a comunicação em tempo real com os softwares de gestão de ponto e acesso, hospedados na nuvem da Ahgora. “A Ahgora quer que as companhias usufruam do RH do futuro, agora. Por isso, inova em SaaS para gestão de presença, que se utilizam de Internet das Coisas, biometria e geolocalização, para proporcionar uma gestão descentralizada, informações em tempo real e uma cultura corporativa transparente”, afirma Lázaro.

A empresa possui escritórios na capital catarinense e São Paulo, além de operações no Rio de Janeiro e Belo Horizonte. Em 2018, fechou o ano com um faturamento de R$ 30 milhões, 180 funcionários e 2600 clientes, como a TLSV Engenharia, Subway, Mercado Livre e Samsung (o que representa mais 800 mil colaboradores em sua plataforma).

Tecnologia a serviço das pessoas

O ecossistema de produtos da Ahgora vai muito além do controle de ponto eletrônico. Além de gerar informações em  tempo real para a gestão de capital humano, promove a união entre tecnologia e serviços. Indo desde a otimização operacional até a humanização das atividades do setor.

De forma geral é possível controlar o acesso a áreas internas e externas e também registrar atividades e gestão de custos. Inclusive, fornecendo visualizações intuitivas e People Analytics. Veja como:

Plano Automático

Essa é a alternativa com recursos básicos para diminuir custos de marcação de ponto. Com ela, é possível monitorar em tempo real a jornada de trabalho diária e o saldo de horas extras. Além de obter cálculos automáticos das faltas.

Entre as funcionalidades disponíveis estão múltiplos CNPJs, filiais e perfis de usuários, dashboard personalizável e integração com a folha de pagamento.

Também se pode obter uma série de relatórios, tais como:

  • Afastamentos;
  • Previsão de horários;
  • Vale-refeição;
  • Horas extras;
  • Batidas ímpares;
  • Batidas por período;
  • Controle de frequência;
  • Faltas e atrasos;
  • Horas trabalhadas;
  • Intervalos;
  • Saldo de horas.

Plano Gerencial

 

Aqui é possível utilizar o Ahgora PontoWEB para ter informações em tempo real e, desta forma, gerenciar o banco de horas, evitando horas extras indevidas sem dificuldade. O gestor também consegue abastecer a gestão de pessoas com relatórios mais aprofundados, com dados como absentismo, saldo de horas e materiais sumarizados por colaborador.

Ainda é possível configurar por agrupamentos – sejam sindicatos, áreas ou funcionários – e incluir documentos para justificar a ausência. Por fim, você pode solicitar as justificativas de abono e aprovar o espelho de ponto pelo sistema.

Plano Estratégico

A principal ferramenta – na verdade, um conjunto integrado delas – para otimizar a gestão de pessoas rumo a tomadas de decisão estratégicas. Somadas a todas as funcionalidades dos outros planos, aqui, é possível enviar mensagens via e-mail e obter relatórios em tempo real, por exemplo.

O Plano Estratégico é um grande aliado da gestão descentralizada, uma vez que conta com o Ahgora Leader. Um software para acompanhamento dos índices de presença, frequência e pontualidade do time.

Para facilitar a vida dos gestores de RH é possível fazer a assinatura eletrônica de folha de ponto, ter demonstrativos de pagamento e receber alertas de intervalo de descanso violado.

Monitoramento de atividades 

O Ahgora Timesheet é uma alternativa eficaz para mensurar as horas dedicadas a uma demanda específica. O software é muito usado por alguns segmentos, como empresas de consultorias, agências de comunicação e design e também por desenvolvedores. “O que nos difere dos demais “timesheets” do mercado é a integração com o ponto”, destaca Lázaro.

A principal função do Ahgora Timesheet é proporcionar uma gestão mais eficaz do tempo, por meio da análise das informações registradas pelos colaboradores. Ou seja, com o Ahgora Timesheet é possível colocar na ponta do lápis todo o esforço para a execução de uma determinada demanda e calcular exatamente o custo de um projeto. Com isso, fica mais fácil identificar quais atividades geram lucro para a empresa e quais a fazem operar no vermelho.

É preciso engajamento

Um estudo publicado pela Harvard Business Review afirma que os trabalhadores norte-americanos não preenchem seus timesheets corretamente e isso custa bilhões de dólares ao dia. Segundo o artigo, o apontamento de horas diário é mais preciso do que o preenchimento semanal, até porque muitos profissionais têm dificuldade de recordar as atividades que executaram em dias anteriores. E, se o preenchimento do timesheet for incorreto, o mapeamento de custos também será, assim como a análise de produtividade.

Portanto, o grande desafio da gestão de pessoas é sensibilizar os colaboradores sobre o que é timesheet, qual a sua funcionalidade e porque é importante para a empresa que as informações sejam o mais verdadeiras possíveis. Nesse sentido a tecnologia pode simplificar o apontamento de horas, tornando o registro de atividades mais automatizado e confiável.

Inovação sem limites

Entre as inovações disruptivas em RH,  a Ahgora tem se destacado na otimização da gestão da força de trabalho dentro das empresas de forma estratégica e baseada em análise de dados. Entre as novidades, está o Ahgora Live Indoor, aplicação inédita no mercado, que utiliza dados de microlocalização para mensurar a produtividade das equipes e mapear demandas em tempo real. “Precisamos dirigir as organizações deixando rastros em tempo real: o que está acontecendo na empresa neste instante? Os gestores querem as respostas agora”, ressalta Malta.

A nova ferramenta utiliza sensores (beacons) que emitem por wi-fi informações como quantas pessoas estão na empresa e em quais setores, entre outras funções (mapa de calor, nível de serviço, avisos etc.). É a resposta a uma demanda de muitas empresas que precisavam saber, em tempo real, a disposição dos funcionários no espaço para realocar a força de trabalho quando necessário e manter a operação.

“Na construção civil e em serviços terceirizados, por exemplo, é importante saber onde está o colaborador, se após o início da jornada ele está produzindo e quanto tempo permanece em cada local. Os dados ajudam a aumentar a eficiência operacional de cada funcionário em sua jornada de trabalho“, explica João Gabriel Lima, Product Owner e especialista em Inteligência Artificial na Ahgora.

Lázaro destaca que a Ahgora tem o propósito de ter tecnologia de ponta à serviço de pessoas. “A razão de ser da Ahgora é tornar melhor a vida das pessoas. Com um RH mais automatizado e descentralizado, podemos prestar atenção em quem realmente importa: os colaboradores”, finaliza


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