Ter uma equipe capacitada é fundamental para a adequação de todo o processo e uma das principais dicas
Apesar de provocar certo alvoroço no meio trabalhista e algumas vezes até receio, o eSocial virá para simplificar o envio das informações aos diversos órgãos governamentais, ele substituirá o procedimento de envio das diversas declarações, formulários, termos e documentos relativos a relação de trabalho como a GFIP e a DIRF. Pelo menos esta é a ideia.
Realizando os procedimentos de maneira adequada e criando uma espécie de cultura do eSocial dentro da sua empresa, você estará mitigando uma série de riscos. É como seguir uma cartilha. Com algumas dicas é possível compatibilizar todos os processos necessários de modo simples.
Para o ponto de partida entendo que seja necessário fazer uma revisão de todos os processos internos que afetam as entregas do eSocial. Isso com olhar específico para a qualidade das informações e organização para atender aos novos prazos exigidos pelo Governo.
Para facilitar, monte um plano de adequação e divida-o em duas fases: a primeira fase considere o que é preciso para implantar o eSocial em sua empresa e a segunda o que é preciso para fazer o eSocial funcionar no dia a dia. A partir disso, elenco neste artigo as duas principais dicas para se adaptar ao projeto do Governo Federal.
Capacite sua Equipe
De fato o eSocial vai impactar a rotina de diversas áreas e níveis de liderança das organizações. A exigência em relação aos prazos do eSocial demandará muito controle e disciplina por parte das empresas. Por isso as organizações devem estruturar seus planos de ação com muito foco na sensibilização de seus profissionais em relação as novas diretrizes trazidas pelo eSocial.
Demonstre que isso impactará o cotidiano de todos, e não apenas o RH, sendo necessária a redefinição de processos internos de administração de pessoal e o envolvimento de outros setores da empresa – até então alheios aos assuntos de gestão de pessoal. As áreas impactadas devem assimilar que pequenas ações administrativas de suas áreas podem expor a riscos relevantes da empresa pela a fiscalização. Portanto ter uma equipe capacitada é essencial para todo o processo fluir adequadamente.
É necessário que todas as áreas da empresa estejam articuladas, principalmente o Departamento Pessoal e Medicina e Segurança do Trabalho já que 95% das informações pertinentes ao eSocial vem dessa relação. Sendo assim, o envolvimento dessas duas áreas deve ser o primeiro passo na articulação de áreas que deverão trabalhar com responsabilidades mutuas.
Reavalie seus Processos internos 986160789
Certifique-se de que os sistemas utilizados para gestão de pessoal estão preparados para atender aos requisitos de leiaute do eSocial. Até as empresas mais estruturadas em relação aos seus processos internos precisarão rever suas rotinas para se adequarem ao novo modelo. São muitos impactos para o dia a dia, exemplifico isso com a chamada admissão retroativa que poderá expor as empresas a riscos até então remotos.
A partir de agora o processo admissional deverá ser concluído e informado ao Governo até o dia anterior ao início das atividades do novo profissional. Atente-se as necessidades específicas do seu negócio: eventos e arquivos que serão enviados para o sistema poderão variar de um empresa para a outra dependendo do segmento em que atua no mercado.
As empresas que contam com um parceiro responsável pela administração da folha de pagamento estão bem amparadas. Isso porque não precisarão se preocupar com toda a adequação de sistemas, capacitação de pessoas, e terão ao seu lado um parceiro com know how que identifica o ponto-chave de sucesso do eSocial. Haverá mais facilidade, por exemplo, em como atender a parametrização de verbas da folha exigida pelo Governo e a revisão de todas as rubricas de folha para garantir compliance com a Legislação Previdenciária e Tributária.
Por Leonardo Albuquerque, diretor comercial e de marketing e responsável pela área jurídica da ProPay, empresa especialista em Terceirização de Folha de Pagamento, eSocial e Consultoria e Gestão de Benefícios.
