DP Digital: como automatizar rotinas burocráticas

DP digital: saiba a importância de automatizar rotinas

De acordo com um estudo feito pela McKinsey & Company, as empresas brasileiras líderes em maturidade digital têm uma taxa de crescimento 5 vezes superior que as demais organizações. Sim, as ferramentas virtuais impulsionam os resultados globais da organização. Mas e a nível setorial? Será que tem os mesmos efeitos? A resposta está na análise dos benefícios do DP digital.

Neste artigo, mostraremos as vantagens de inserir tecnologias para desburocratizar as demandas do departamento pessoal. Falaremos também sobre as rotinas que podem ser melhoradas por meio dessas ferramentas. Acompanhe os próximos tópicos!

Por que ter um DP digital?

O Departamento Pessoal Digital potencializa, automatiza e melhora a qualidade das demandas. Esses benefícios são essenciais para que a empresa não perca tempo com processos burocráticos, manuais ou ultrapassados.

Na atual era da transformação digital, a falta da digitalização impede também que o DP tenha acesso a conceitos e técnicas inovadores. Um exemplo é a gestão de dados. Por meio dessa prática, o departamento pessoal monitora a eficácia dos processos, utilizando indicadores de desempenho e métricas.

Dessa forma, é possível identificar erros, realizar cálculos, respeitar prazos e cumprir as regras das legislações trabalhistas. Outra vantagem do departamento pessoal online é a elevação da produtividade da equipe. Com a ajuda das tecnologias, serviços que antes demoravam horas, são realizados em poucos minutos.

Sendo assim, os profissionais podem dedicar seu tempo, habilidades e competências em tarefas mais estratégicas. Por fim, o DP digital melhora a taxa de retenção de talentos jovens. Como assim? Segundo dados apresentados pela Inc., a geração Z (nascidos no fim da década de 90 e início dos anos 2000) está ingressando no mercado de trabalho.

O perfil desses profissionais engloba educação de alta tecnologia e hiperconectividade. Por isso, desejam trabalhar em empresas que ofereçam ferramentas digitais e um ambiente inovador. Fica claro então a importância de digitalizar não só o DP, como também toda a empresa.

Rotinas que podem ser otimizadas

Quando a empresa tem um departamento pessoal digital, as rotinas mais importantes são otimizadas. Que rotinas são essas? Quais são as melhorias obtidas? Vejamos a seguir.

Cálculo de rescisão de contrato de trabalho

Um dos processos mais trabalhosos do DP é o cálculo de rescisão do contrato de trabalho . Dependendo do tipo de desligamento, muda a forma como o cálculo é realizado. Há também regras trabalhistas a serem seguidas durante o processo.  Só para citar um exemplo, na demissão sem justa causa, entra no cálculo:

• Saldo salarial;
• Férias vencidas e proporcionais;
• Aviso prévio indenizado e trabalhado;
• Décimo terceiro proporcional;
• Multa de 40% sobre o FGTS.

Todos esses números são lançados, calculados e armazenados de maneira muito mais fácil por softwares de gestão. Dessa forma, essa demanda fica de acordo com as regras trabalhistas, evitando possíveis processos judiciais.

Folha de pagamento

A emissão da folha de pagamento é um processo obrigatório de acordo com o Decreto n0 3.048/1999. Para cumprir essa obrigação, o DP precisa calcular impostos, horas extras, faltas e atrasos, adicionais salariais, FGTS, INSS, etc. Além disso, existem outros dados a serem lançados, como os referentes à empresa e ao colaborador.

Todas essas informações precisam ser armazenadas no holerite e disponibilizadas a cada profissional da empresa. Para facilitar o processo, o departamento pessoal pode utilizar um programa de folha de pagamento. Esse sistema integra o RH, DP e a contabilidade, agilizando os cálculos da folha de pagamento.

Outra funcionalidade permite a elaboração de relatórios gerenciais. Por meio desses documentos, os gestores entendem os principais custos da folha de pagamento. Então, podem propor soluções para reduzi-los. Sem falar que a tecnologia armazena todos esses dados com segurança e seguindo as regras da Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD).  

Cálculo de férias 

Outro processo cheio de regras e números é o cálculo de férias. Qualquer erro no lançamento ou na concessão das férias, pode resultar em sanções trabalhistas. Porém, entender e seguir as regras da CLT pode ser um desafio — ainda mais quando envolve o cálculo de férias coletivas (que é mais complexo).

Mas que informações entram nessa matemática? Salário base, dias trabalhados, adicionais, abono constitucional, etc. Todos esses dados são lançados e contabilizados pelo software de gestão de férias. Como funciona essa tecnologia?

No geral, a ferramenta é integrada com a aplicação de controle de ponto. Sendo assim, as férias são calculadas com base nos registros diários de trabalho e de faltas. Esse acervo de informações, com outros dados relativos à gestão de férias, é exibido de forma simples em relatórios.

Outra funcionalidade da tecnologia é o controle das férias. Dessa forma, os gestores são notificados quando se aproxima o período de descanso dos colaboradores, evitando a perda dos prazos e o pagamento de multas.

Recrutamento, admissões e demissões

O DP digital realiza admissões de forma remota em menos de 20 minutos. Isso é possível com a ajuda de um software que realiza o processo de admissão digital. Por meio dele, toda a documentação, bem como a coleta das assinaturas, é feita remotamente.

O mesmo acontece com o processo de recrutamento e demissão. No primeiro caso, as etapas do processo seletivo são automatizadas, reduzindo o tempo de contratação e elevando a assertividade na escolha do melhor candidato.

Quanto às demissões, a tecnologia potencializa não só a entrega da documentação, como também o processo de offboarding. O DP consegue também personalizar essa etapa de modo que fique mais humanizada.

Tomada de decisões assertivas

Uma vez que o departamento pessoal digital é embasado em dados, os gestores têm em mãos informações valiosas para a tomada de decisões. Entre os benefícios disso, está a realização de investimentos bem direcionados que geram um bom retorno financeiro.

Por exemplo, os dados podem revelar um alto número de turnover. Analisando soluções, os gestores podem levantar uma pesquisa para entender o que tem acontecido e propor melhorias no recrutamento, benefícios, salários, clima organizacional e outras variáveis

Sem dúvidas, o futuro do mundo corporativo está na transformação digital. Sendo assim, as empresas precisam de setores com tecnologias eficientes, como o DP digital. O resultado serão processos avançando em direção a excelência.

Sobre a Convenia

A Convenia é uma HR Tech com soluções voltadas para otimização de tempo e custos das empresas. Nasceu há alguns anos, com o objetivo de trazer alta tecnologia para o setor de RH, de forma acessível e prática.

Desde então, trabalha fortemente para que os produtos evoluam com os clientes, pois compreendem que, diminuindo o tempo gasto com rotinas operacionais, as empresas têm mais tempo para as pessoas.

Atualmente as soluções abrangem admissão digital, férias e departamento pessoal, onde você pode gerir todo seu time em um sistema em nuvem.