Burocracia do DP: 7 dicas para não ter problemas com ela
A burocracia no DP, quando é mal gerenciada, resulta em acúmulo de tarefas, atrasos, passivos trabalhistas e multas para a empresa. Ela deve ser obrigatoriamente cumprida. Por isso, deve receber atenção e investimento necessário para evitar esses problemas graves e desnecessários.
Quando se otimiza a rotina no DP, os processos administrativos, a documentação trabalhista e as operações manuais são feitas com assertividade, agilidade e eficiência.
Neste conteúdo, lhe contamos como ter uma gestão da burocracia no DP otimizada em 8 passos. Continue a leitura e descubra de que forma diminuir o tempo das suas tarefas!
Como lidar com a burocracia no DP?
A burocracia serve para orientar e controlar informações e registros de forma confiável e segura. Por meio dela, consegue-se manter a empresa em conformidade com a lei e a organizar as necessidades corretamente.
Porém, quando a gestão burocrática se encontra defasada, com processos manuais, demandas sem lógica e procedimentos complexos, seu objetivo central é esquecido.
Essa situação acarreta no que você deve passar no momento: uma interminável operação administrativa, onde há um acúmulo de atividades que precisam ser feitas, mas sem ordem de prioridade ou organização estratégica.
Vamos a um exemplo. No DP, há inúmeras tarefas que devem ser feitas cuidadosamente todos os dias. Alguns exemplos, são:
- Processo admissional e demissional;
- Concessão de licenças, afastamentos e férias;
- Cálculo da folha de pagamento;
- Gestão de benefícios;
- Pagamento/Recolhimento de impostos e taxas;
- Gestão do ponto;
- Eventos do eSocial;
- DCTFWeb e DIRF;
- entre (muitos) outros.
Imagine se toda essa burocracia no DP for engessada, complexa e desorganizada? O resultado será negativo para a empresa, os colaboradores e o próprio profissional da área.
Por sorte, solucionar essa questão é simples! Aplicar automação nos processos de RH e DP dará ao setor uma otimização de recursos, tempo, energia e dinheiro. Veja como implementar e complementar essa ação, no próximo tópico.
7 dicas que vão otimizar o seu departamento pessoal
Como foi dito anteriormente, há como otimizar a gestão do RH e DP integralmente. Basta colocar em práticas as seguintes dicas:
Padronize e organize arquivos
O primeiro passo é ter um gerenciamento da documentação trabalhista e administrativa. Hoje em dia, a maioria dos arquivos podem ser mantidos virtualmente. Para isso, recomenda-se utilizar um software de RH e DP que possui armazenamento em nuvem.
Esse tipo de ferramenta costuma já organizar e padronizar os documentos automaticamente, poupando seu tempo para se dedicar em outras tarefas.
Agora, para a documentação física, como o Livro de Inspeção do Trabalho, o ideal é usar um código de organização, e anotar em alguma planilha.
Assim, se algum dia precisar chegar a informação, não será necessário procurar de pasta em pasta onde está o arquivo. É só utilizar a planilha e conferir o código que informa a localização que o documento se encontra.
Reveja e atualize suas ferramentas periodicamente
Para ter um RH estratégico, não basta que apenas se tenha automatização de atividades. É preciso se manter atualizado de novas metodologias do mercado e tendências de ferramentas que possam auxiliar na otimização da burocracia no DP.
Por exemplo, o Governo Federal está, cada vez mais, digitalizando as obrigações trabalhistas. Portanto, ao invés do Departamento Pessoal continuar gerenciando eventos no e-Social manualmente, pode simplesmente centralizar e automatizar tudo em um software e enviar informações cada vez mais corretas.
Implemente uma boa gestão do tempo
A gestão do tempo no DP é o meio para melhorar o andamento dos processos administrativos. É com ela que as inúmeras tarefas do setor se tornam mais ágeis e eficientes de serem cumpridas, diminuindo os atrasos e evitando multas e outras penalidades.
Uma forma de colocar o gerenciamento de tempo em prática, é:
- Analisar o fluxo produtivo da equipe;
- Definir intervalos e prever imprevistos;
- Integrar a equipe;
- Defina OKRs e prioridades;
- Estar em sintonia com o RH e Financeiro;
- Utilizar um software completo.
Esteja sempre atento ao calendário de obrigações para evitar sustos
O DP precisa lidar com muitas rotinas e encargos mensais. Alguns exemplos, são:
- Folha de pagamento;
- eSocial;
- Recolhimento FGTS;
- Documento de Arrecadação de Receitas Federais (DARF);
- Guia da Previdência Social (GPS);
- entre outros.
Muitos deles, caso não sejam cumpridos no dia, resultam em multas ou bloqueio de sistema. Isso traz inúmeros prejuízos, tanto financeiros como gerenciais. Para evitar isso, o ideal é ter um calendário organizado e que contemple todas as datas relevantes para o setor.
Há softwares e templates prontos no mercado que já fornecem todas as datas e informações importantes para o DP, fazendo com que você poupe tempo e evite complicações no dia a dia.
Estabeleça metas para o setor
Uma política de metas, com aplicação de promoções ou premiações, corrobora para que o setor, que precisa seguir tantas regras, se mantenha organizado e controlado. Ela também ajuda a motivar os profissionais a solucionarem as tarefas com eficiência e agilidade.
Mas é importante que elas sejam possíveis de serem feitas no dia a dia de trabalho. De nada adianta estipular que todos os processos demissionais decorrentes de um layoff serão concluídos em apenas um dia. Isso é um descolamento da realidade.
Portanto, busque sempre implementar objetivos cabíveis na rotina trabalhista, e promover capacitações internas para otimizar a burocracia no DP.
Delegue tarefas com responsabilidade
O Departamento Pessoal, por estar em contato direto com outros setores, muitas vezes acaba fazendo o papel deles. Se essa é uma realidade no seu dia a dia, saiba que delegar tarefas pode trazer eficiência e qualidade para a rotina de trabalho.
Usar ferramentas digitais que alocam o responsável em cada tarefa é uma forma de atribuir a responsabilidade para aquele profissional, evitando que haja sobrecarga em uma só pessoa ou setor.
Mas, se por acaso na sua empresa há apenas a sua equipe para gerenciar RH, DP e Contabilidade, procure delegar um foco para cada profissional. Dessa forma, você cria uma segmentação dessas áreas dentro de um só espaço corporativo.
Adote ferramentas de gestão: invista em tecnologia!
Por fim, investir em tecnologia é a chave para todas as dicas anteriores serem implementadas. Por meio das ferramentas digitais, a burocracia do DP é automatizada e padronizada, fazendo com que haja muito mais tempo para você se concentrar em outros processos.
A Convenia, por exemplo, é um software de RH que apresenta gestão de férias, controle da folha de pagamento, gerenciamento do ponto, entre outros recursos.
Tudo isso integrando as atividades com o RH e Contabilidade, para que a jornada dos processos seja completa.
Sobre a Convenia
A Convenia é uma HR Tech com soluções voltadas para otimização de tempo e custos das empresas. Seu objetivo é trazer alta tecnologia para o setor de RH, de forma acessível e prática.
Todo trabalho é feito para que os produtos evoluam junto com os clientes. Até porque, ao diminuir o tempo gasto com rotinas operacionais, as empresas têm mais tempo para as pessoas.
Atualmente as soluções da Convenia abrangem admissão digital, férias e departamento pessoal. Tudo isso através de um gerenciamento feito em um sistema em nuvem.
