Ao terceirizar os processos como a folha de pagamento o RH consegue se posicionar de forma mais estratégica
Cada vez mais, a questão da confidencialidade no RH se torna delicada. E isso acontece por uma série de fatores, como a rotatividade entre funcionários, compartilhamento de informações por setores distintos como RH e TI, que acabam administrando o mesmo banco de dados, e até mesmo devido ao risco de invasão ao sistema da empresa. Portanto, quando o assunto é a terceirização da folha de pagamento, muitas companhias ainda se questionam se é uma decisão segura.
Mas o ponto é que esse posicionamento precisa ser reavaliado. Ao terceirizar os processos como a folha de pagamento, por exemplo, o RH consegue se posicionar de forma mais estratégica, avaliando programas de melhoria de qualidade, incentivo, identificação e retenção de talentos, desenvolvimento de carreiras e outras atividades que, por muitas vezes, acabam tomando tempo demais na rotina operacional.
O processamento de uma folha de pagamento, por exemplo, quando migra do modelo in house para um modelo de BPO (Business Process Outsourcing) ou do SaaS (Software as a Service), permite que a empresa passe a base de dados para o prestador de serviço terceirizado. Esse, por sua vez, vai tratar o assunto de maneira totalmente profissional, respeitando, na íntegra, todas as prerrogativas das políticas de confidencialidade e segurança da informação.
Mitigação do risco de segurança
Hoje em dia, existem tecnologias de RH no mercado que permitem configurações avançadas de perfil de navegação, responsáveis por impedir o acesso de funcionários a informações confidenciais – como, por exemplo, o salário do seu chefe.
Além disso, há que se levarem em conta os mecanismos de segurança que envolve a gestão de dados. O datacenter precisa estar seguro, com uma série de certificações, como por exemplo o ISO 27002, certificado de segurança da informação que garante somente o acesso de pessoas previamente cadastradas. Além de normas sobre armazenamento, confidencialidade dos backups, concessão e revogação de acesso, guarda e destruição de dados.
Em relação aos sistemas oferecidos hoje no mercado, as empresas devem buscar prestadores de serviço que ofereçam diferenciais de segurança, como sistema de informações que trafegam compactadas e criptografadas, garantindo que ninguém vá interceptar nem ver essa informação; descentralização do acesso à informação, mas com controle de acesso por perfil e usuário; suspensão de acesso baseada em situações definidas pela empresa cliente e acesso personalizado, por perfil de funcionário, como em casos de rescisão ou transferência a possibilidade de reconfiguração dos acessos.
Entre as vantagens da terceirização com o banco de dados em nuvem, está o fato da empresa não precisar locar fisicamente o database com um administrador. Ao optar por uma solução na nuvem, o banco de dados é gerenciado pela prestadora de serviço. Assim, a área de RH da empresa acessa remotamente as informações.
Buscar ferramentas que investem nos conceitos de robotização para automação dos processos de RH traz à empresa a possibilidade de aumentar a sua produtividade, facilitando, por meio da alta tecnologia, o máximo possível a vida profissional das pessoas.
Por Vagner Santana, diretor de tecnologia da Apdata, empresa de software, consultoria e serviços de terceirização em RH.