Seguradora adota solução que controla acesso de funcionários a sistemas informatizados e impede acúmulo de horas extras
Um dos maiores desafios dos gestores de RH é evitar que os funcionários fiquem além do expediente desnecessariamente, cumprindo tarefas que poderiam ser realizadas durante o expediente normal ou resolvendo questões particulares.
Tal prática implica em despesa com horas extras (pagas ou creditadas em banco de horas) que, no final das contas, acaba aumentando muito o custo da folha de pagamento.
Uma grande seguradora vinha enfrentando sistematicamente este problema, ao ponto contabilizar o custo de mais de R$ 7 milhões somente para o pagamento de horas extras em um mês.
Para minimizar este impacto no custo, que também é de cunho financeiro e, principalmente, criar uma nova cultura de organização de trabalho, a seguradora contratou a solução Worktime, desenvolvida pela Soft Trade, que tem como principal atributo bloquear a estação de trabalho do funcionário impedindo que ele se utilize dos sistemas internos da companhia ou mesmo use sua estação de trabalho para outras finalidades.
Alexandre Eisenmann, sócio-diretor da Soft Trade, afirma que adoção da solução trouxe segurança também em relação às ações trabalhistas, uma vez que constrói uma base de prova para demonstrar a dificuldade de se realizar trabalho extra jornada.
Com o Worktime em produção há um ano, Eisenmann comenta que entre os resultados alcançados, “o principal foi a queda das horas extras, principalmente, aquelas que não servem para nada, por exemplo, as vezes em que um colaborador ficava até mais tarde justificando que tinha de ir para a faculdade ou porque estava esperando a mulher, de modo que ele ia ficando e não tinha necessidade de informar ao gestor o que estava fazendo. Hoje não, se o colaborador precisar ficar, deve solicitar ao gestor para liberar o sistema por mais vinte minutos ou uma hora e o gestor vai avaliar a importância. Ou seja, acabaram as horas extras sem justificativa. Ele só fica se for necessário”.
Segundo o diretor da Soft Trade, “outro benefício está relacionado a compliance, porque o colaborador não corre risco de marcar o ponto e voltar ao trabalho, inclusive havia reclamações do sindicato em relação a essa prática, sendo que agora o sistema bloqueia e se o gestor não liberar, o funcionário terá que ir embora”.
Para a área de RH, que antes recebia um formulário para liberar horas extras dos colaboradores, houve ganho operacional, pois, hoje isso fica “na mão” do gestor.
O executivo comenta que até outubro de 2017 a seguradora acumulou 115 mil horas extras contra 428 mil em 2016. “É uma economia significativa”, comemora.
Nova cultura – Em um primeiro momento, o sistema teve certa antipatia por parte dos colaboradores, pois, “muito profissional usa a hora extra de forma indevida, como complemento de salário. Agora ele tem de prestar conta, é uma questão de mudança cultural. Quando se muda a cultura, tudo é mais difícil, sempre vai ter alguém reclamando, mas, por outro lado, boa parte dos gestores comentou que foi a melhor ação feita na empresa em termos de sistema”, analisa Eisenmann.
Ele afirma que a área de RH da seguradora recebeu feedbacks muito positivos dos gestores porque o sistema tirou outras atribuições, como não ter que ficar controlando os trabalhadores que ficavam até mais tarde, além de diminuir o trabalho de ajustar o ponto do subordinado. “Às vezes, o gestor tem certo trabalho porque o sistema não permite ‘jeitinho’. Depois dos avisos que são apresentados na tela do funcionário, terminou a jornada dele, o sistema impede que ele continue trabalhando. Isso faz com que o gestor precise entrar na plataforma para estender o período de trabalho naquele dia. Por outro lado, o funcionário precisa estar seguro de que a extensão da jornada é necessária, pois precisará da autorização do gestor. Lembrando que o sistema dá vários avisos antes de bloquear o acesso”.
