Especialista aponta inconsistências no registro dos dados dos trabalhadores
Desde o dia 8 de janeiro, as organizações com mais de 50 funcionários devem cadastrar todas as informações relativas a seus funcionários no eSocial. Entretanto, os responsáveis pela inclusão dos dados devem ter atenção redobrada para evitar inconsistências que possam gerar fiscalização do Ministério do Trabalho.
Alexandre Eisenmann, sócio da Soft Trade, empresa de tecnologia que desenvolve soluções para RH entre elas o sistema do eSocial, dá alguns exemplos de inconsistências que o profissional de Gestão de Pessoas deve evitar.
Diferença de salário
Prática relativamente comum nestes tempos de crise econômica, quando a empresa paga o salário parcialmente e faz o acerto algum tempo depois, Eisenmann recomenda às empresas reabrirem a folha de pagamento do mês relativo ao valor pago a menos, recalcular o pagamento informando a diferença e recolher os encargos com as multas. “Se chamar de diferença no mês corrente, por exemplo, se a empresa paga uma diferença de salário, significa que é relativa a um valor que deveria ter sido pago em algum mês que passou, o eSocial vai identificar a inconsistência”, aponta.
Dissídio
Dissídio acontece quando a correção anual de salário vai a julgamento e o resultado sempre sai com atraso. Se determinado profissional foi promovido antes da divulgação do dissídio, o RH precisa saber encaixar a informação sobre o aumento salarial relativo à promoção e depois fazer uma outra operação relativa ao reajuste da data-base definido no dissídio. Por exemplo, um profissional cuja categoria tem data-base no mês de julho, é promovido no mês de agosto e o dissídio é publicado em outubro, o RH precisa proceder o aumento salarial relativo à promoção em agosto, depois proceder o reajuste da data-base sobre o salário de julho. “Esse é um problema principalmente para as empresas pequenas, pois as pessoas nem sempre sabem fazer”, adverte.
Erros de digitação
Eisenmann alerta para uma atenção especial na inclusão de dados no eSocial, especialmente no cadastramento de cargos, pois, se o responsável pelas informações digitar “perdeiro” ao invés de pedreiro, será necessário corrigir o código relativo ao cargo digitado errado e também alterar todas a admissões. “No caso de uma construtora, no exemplo citado, se ela fizer 500 admissões de pedreiros e o cargo estiver digitado errado, será necessário alterar uma por uma. É preciso ter muito cuidado ao fazer a primeira inclusão para não ter nenhum erro de digitação e não incorrer nesse tipo de problema”, adverte.
Autônomos
Embora o eSocial ofereça a opção de cadastrar o autônomo como trabalhador sem vínculo empregatício, como é feito para os estagiários e diretores estatutários, por exemplo, Eisenmann recomenda informar apenas o pagamento, pois há uma opção com apenas quatro ou cinco campos, ao contrário das outras categorias em que é necessário registrar outros dados do trabalhador.
Procurações eletrônicas e seus perfis
No eSocial existe uma série de informações que precisa ser enviada. Por exemplo, primeiro devem ser enviados os dados a respeito da empresa, cargos, rubricas, funções, estabelecimentos, processos jurídicos que a organização tem, depois são enviados as admissões e os pagamentos. Para uma software house como a Soft Trade hospedar uma aplicação de um cliente ou um escritório de contabilidade enviar as informações em nome de um cliente, é preciso ter uma procuração eletrônica, pois é necessário um certificado digital.
A polêmica está na definição dos perfis, pois o Governo criou alguns níveis de acesso para evitar que a empresa dê uma procuração a uma pessoa com acesso total aos dados. Por exemplo, um médico do trabalho só vai poder cadastrar os atestados de saúde ocupacional no sistema, sem acesso às demais áreas do sistema. Entretanto, uma empresa pequena pode não utilizar um software para enviar os dados e cadastra as informações pelo portal do eSocial na internet. Só que a procuração para acesso ao portal é ilimitada. Nesse caso, a empresa precisa colocar uma pessoa de extrema confiança, que sabe que não irá alterar dados que não são de sua responsabilidade, ou contrata uma software house que ofereça um sistema eSocial que faz a separação por perfis.
Atestados
Uma “dor de cabeça” muito recorrente para o pessoal de RH está relacionada aos afastamentos. Os quinze primeiros dias de afastamento são pagos pela empresa. Se o funcionário se afastou por cinco dias, volta, mas tem uma recaída e fica mais 15 dias afastado, o que a organização normalmente faz é considerar como dois afastamentos pagando cinco dias do primeiro afastamento, depois paga mais 15 dias do segundo. O eSocial considera o segundo afastamento como continuidade do primeiro, de modo que a empresa deve pagar os cinco primeiros dias, mais dez do segundo, perfazendo os quinze dias legais.
As grandes organizações e muito pulverizadas, delegam a gestão de pessoas para o RH da filial ou normalmente para o gerente da unidade. E podem acontecer situações como, por exemplo, uma funcionária gestante se afastar para ter seu filho, volta e entrega cópia da certidão de nascimento ao gerente, só que o RH nem estava sabendo e recebe o documento para incluir a criança no plano médico. Esse caso tem um problema grave, pois era necessário trocar as rubricas — itens relativos aos pagamentos e descontos no holerite — e fazer os pagamentos como licença-maternidade. Se não fizer esse procedimento, o empregador estará pagando salário e não afastamento e a empresa perde dinheiro, pois recupera os valores pagos da licença-maternidade do INSS. “Se tiver de informar a licença de forma retroativa, vai dar tanto trabalho que muitas vezes nem compensa. A organização precisa ter formas de treinar seus gestores de que o RH deve ser informado sobre todos os procedimentos relativos aos funcionários, porque os gestores acham que as coisas acontecem automaticamente, ao deixar a funcionária afastada durante quatro meses. Sem contar a possibilidade de a funcionária sofrer algum acidente ou ter complicações pós-parto, como computar essa situação se ela estava afastada, mas não oficialmente?”, questiona.
Pagamentos pós-desligamento
As empresas comumente utilizam um termo chamado “quitação complementar” para o pagamento de itens depois da homologação como, por exemplo, PLR, stock options, etc. Na verdade, essa quitação complementar não existe. O que existe é a correção da quitação. Portanto, toda vez que for feita uma alteração na quitação depois do prazo, será necessário recolher os encargos com multa. “Na verdade, fazemos um alerta para que a empresa pague tudo de uma vez”, observa Eisenmann.
Em relação ao 13º salário, o especialista adverte que a segunda parcela não deve ser paga no mês de novembro. “O correto é pagar a primeira parcela até novembro e a segunda em dezembro. A segunda parcela nunca deve ser antecipada”, alerta
