Felizmente a tecnologia já consegue facilitar a vida das empresas no quesito prazo
Desenvolvido com o intuito de agilizar o envio de dados trabalhistas ao governo e facilitar a fiscalização, o eSocial modificou drasticamente a forma como as empresas lidam com as informações dos colaboradores. Em meio às mudanças, o cumprimento dos prazos para preencher o sistema é um dos maiores desafios e preocupações das empresas. Essa apreensão é legítima, uma vez que o não cumprimento desses prazos de envio dos dados – que estão menores – pode gerar multas.
Um exemplo disso é o caso de admissão de um colaborador. Antes do eSocial, a empresa tinha o prazo de sete dias para realizar o informe. A partir da implantação do sistema, o arquivo precisa ser enviado antes mesmo que o funcionário inicie as atividades. Outro quesito que teve redução no prazo é a notificação de horas extras, que antes precisavam ser informadas até o mês seguinte, agora devem ser cadastradas até o término do mês vigente.
Dessa maneira, como garantir que todos os dados do funcionário entrem para o eSocial em tempo hábil? Felizmente a tecnologia já consegue facilitar a vida das empresas no quesito prazo com ferramentas que disponibilizam os dados do trabalhador em tempo real. Isso significa que informações relativas ao funcionário podem estar disponíveis no momento em que tudo acontece, garantido toda a agilidade necessária para alimentar o eSocial.
Uma das formas que vêm sendo estudadas por algumas empresas é a de fazer o controle eletrônico da jornada de trabalho com softwares de fácil acesso que entregam informações em tempo real. Um exemplo são os pontos eletrônicos baseados na nuvem da Ahgora. As aplicações oferecem essa agilidade, já que é possível saber o número de horas trabalhadas, horas extras, férias, entre outras informações, sem que o fiscal tenha que acessar o relógio de ponto da empresa.
Outro desafio que se coloca como obstáculo ao cumprimento de prazos é o fato de que boa parte dos processos de RH ainda funcionam em uma cultura baseada no papel. Sem dúvida o tempo gasto para digitalizar esses dados afeta a agilidade tão necessária para ficar em dia com o eSocial. Dados que teriam que ser transferidos do papel para o digital – como atestados médicos, exames periódicos e demissionais – não precisam mais ser feitos, já que com o ponto eletrônico na nuvem todas essas informações são alimentadas diretamente no ambiente digital.
A verdade é que para se adequar às novas regras, as empresas devem investir na modernização dos processos e o controle eletrônico da jornada de trabalho se mostrou uma das ferramentas essenciais para evitar problemas com multas e outras penalidades.
Por Juliana Bittencourt, gerente de Recursos Humanos da Ahgora Sistemas
