Como a pandemia de coronavírus aconteceu rapidamente, muitas empresas e seus colaboradores não tiveram tempo hábil para se organizar e aprender como lidar com uma jornada de trabalho virtual. A maioria das empresas não estabeleceu rotinas, como a de marcação de ponto, por exemplo. Mas os deveres devem ser mantidos, como cumprir a jornada de trabalho e atender no horário reuniões virtuais agendadas.
Mantenha a rotina. Mesmo em casa, é importante tirar o pijama e se arrumar como se fosse trabalhar no escritório. Uma boa medida para saber se você está sendo produtivo é estabelecer metas diárias de tarefa. Assim, é possível mensurar sua produtividade no final do dia ao checar o que foi cumprido e o que não foi.
Se você já tem jornada flexível, acorde com sua empresa como será. Se você cumpre o chamado 9 to 6, é importante ter em home office as mesmas práticas adotadas na empresa. Lembre-se: se precisar se ausentar, sempre avise antes. Se for utilizar um período maior de almoço (porque você agora tem que fazer sua própria refeição), combine com a supervisão algo que seja bom para os dois.
Para evitar falsas expectativas, avise quando encerrar o expediente. Fica claro para a equipe que você não verificará mensagens ou chamadas. Se você tem alguém doente em casa ou as crianças, que estão sem aulas, verifique a melhor rotina e acerte com sua equipe.
Reduza distrações. Procure se precaver de interrupções sociais, pois é comum que algumas pessoas pensem que, por estar em casa, você não está trabalhando de fato. O que não é verdade. Avise a turma de casa de que está trabalhando com outras pessoas e precisa de silêncio.
Uma boa forma é eleger um objeto que, ao estar em cima da mesa ou outro local visível, significa que você está em conferência ou conversando com outra pessoa e eles devem fazer silêncio. Não se deixe levar pelas tentações de casa. A televisão, o celular e o videogame são distrações sedutoras que podem tirar o foco do trabalho.
Se você chamou a reunião virtual, atente para que seja breve. Comece perguntando como estão todos e se alguém do grupo tem alguma informação para compartilhar como, por exemplo, se desculpar porque o filho pequeno está acordado e eventuais barulhos serão ouvidos, se precisará se ausentar, se sua internet está falhando e precisa desligar a câmera para melhorar a comunicação. Certifique-se de que todos profissionais necessários para o assunto estejam na reunião. Ao participar de uma reunião virtual deixe sempre seu som desligado quando não está falando.
Se você é um gestor ou coordena um time, experimente chamar uma reunião breve e objetiva pela manhã para alinhar as tarefas do dia. Ao longo do dia utilize o chat (WhatsApp, por exemplo) para tirar ou receber dúvidas, passar ajustes ou novos alinhamentos.
Combine com o time a melhor estratégia para comunicação e pense nos canais que te apoiariam para todas as necessidades de trabalho, como Skype, Slack, Zoom, Google Hangouts e WhatsApp. Estar com o time online não significa que estão 24 horas à disposição; combine entregas periódicas, seja no dia, seja na semana, para cada time.
Se você já tinha ou recebeu um equipamento da empresa, a regra número 1 é: cuide como se fosse seu. Conecte em tomadas elétricas em ótimo estado e não deixe os fios soltos passando pelo meio da sala. Mantenha os equipamentos em lugar seguro e longe de umidade ou copos e pratos. Ao utilizar o laptop no colo, para que ele não superaqueça, utilize uma mesa de cama ou improvise com uma bandeja ou tábua reta, pois melhora a circulação de ar.
Não esqueça de cuidar da qualidade de vida: reserve momentos na agenda para se levantar da mesa, caminhar pela casa, se alimentar e beber água. A dica final é paciência e empatia: qualquer processo de mudança no trabalho exige um tempo para adaptação e terá desafios inesperados. É importante manter um canal aberto para se comunicar com a equipe de trabalho remoto.
Por Denise Asnis – sócia-fundadora do TAQE, startup de recrutamento e seleção para jovens que estão entrando no mercado de trabalho.
