Supere os obstáculos na gestão da folha de pagamento: encontre soluções práticas e eficazes
Um profissional de RH que cuida da folha de pagamentos pode enfrentar vários problemas todos os dias, como sistemas diferentes na mesma empresa, processos descentralizados, remuneração variando de região para região e diversidade de legislações trabalhistas e tributárias.
Para a ADP, empresa global em soluções de folha de pagamento e gestão do capital humano, a simplificação da gestão da folha de pagamento começa com a divisão dessas situações em quatro desafios principais. Assim, muitas vezes as empresas se deparam com:
Falta de visibilidade, abrangência e precisão — Diferentes soluções de folha de pagamento e falta de integração completa colocam os dados em maior risco e criam mais espaço para erros. A falta de visibilidade pode tornar ainda mais difícil e demorada a correção de enganos e, com isso, a empresa corre um risco maior de enfrentar penalidades por não conformidade. Para solucionar esse problema, a dica é encontrar um provedor terceirizado único, com soluções globais e experiência local para cada mercado de atuação. Com isso, será possível garantir a conformidade com a legislação aplicável, ter visibilidade total do processo e acesso a informações atualizadas.
Não conformidade com leis trabalhistas e códigos tributários — De acordo com a Thomson Reuters, somente em 2019 houve 56.624 mudanças legislativas impactando globalmente as folhas de pagamentos. Os próprios registros da ADP mostram que no início da pandemia, enquanto os governos buscavam mitigar os efeitos econômicos da Covid, as mudanças regulatórias cresceram quatro vezes em apenas 30 dias em comparação com o ano anterior. Nesse cenário, o risco de cometer erros e não conformidade nos processos é grande. Para minimizar isso, é necessário buscar um provedor terceirizado que mantenha essas situações em constante atualização e automaticamente adapte a empresa às novas leis trabalhistas e códigos tributários.
Desarticulação de processos — A ADP descobriu que uma multinacional de porte médio pode ter mais de 60 sistemas diferentes de RH e folha de pagamento. As empresas geralmente se deparam com sistemas legados diferentes por causa do crescimento desordenado ou processos de fusão e aquisição. Enquanto esses sistemas funcionam, as empresas relutam em fazer uma transição de algo tão vital quanto a folha de pagamento para um único sistema, porque há uma ameaça percebida de que o processo será interrompido e o procedimento de implementação será demorado e caro. No entanto, manter as estruturas antigas tem um custo ainda maior de tempo e complexidade para as equipes, com grande probabilidade de erros. A solução é aceitar um único sistema unificado. Os benefícios serão aparentes desde o início e a implementação provavelmente não será tão dolorosa quanto tentar lidar com sistemas díspares.
Dificuldade de gerir dados — De acordo com Bernard Marr, autor de Data-Driven HR, as informações sobre recrutamento, progressão na carreira, treinamento, absenteísmo, produtividade, análises de desenvolvimento, competência e satisfação da equipe são provavelmente o maior ativo que a equipe de RH possui, já que os dados de RH são usados para melhorar a tomada de decisões, deixar os funcionários mais felizes e aumentar a produtividade. Os processos de folha de pagamento descentralizados dificultam o compartilhamento e o uso de dados. Isso pode colocar as empresas em desvantagem competitiva em comparação com aquelas que têm uma visão abrangente de sua força de trabalho, com dados sólidos que aumentam o engajamento. A solução é vincular o software de folha de pagamento global ao Sistema de Informação de Recursos Humanos (HRIS), que oferece uma riqueza de dados utilizáveis para qualquer propósito, desde relatórios de disparidades salariais entre gêneros até o desenvolvimento de estratégias.
