Gestão

Gerenciamento de folha de pagamento durante a crise do coronavírus

Garantir que as pessoas recebam a quantia certa no momento certo é crucial para manter a confiança e a motivação dos funcionários

O coronavírus está trazendo muitos desafios para as empresas em todo o mundo, mas fornecer apoio aos funcionários é uma alta prioridade. Não existe uma empresa no mundo que não esteja sentindo os efeitos do coronavírus. Com os mercados globais cambaleando e os cidadãos confinados em suas casas, as próximas semanas e meses colocarão os planos de continuidade de negócios das empresas à prova como nunca antes.

Muitos governos estão agindo rapidamente para introduzir novas medidas para apoiar a economia e suas populações nessas difíceis circunstâncias. As empresas precisarão adaptar seus sistemas e estruturas para acompanhar mudanças na legislação. As empresas devem priorizar os interesses de seus funcionários, sempre que possível, e os problemas de RH e folha de pagamento devem ser o foco agora.

Garantir que as pessoas recebam a quantia certa no momento certo é crucial para manter a confiança e a motivação dos funcionários e pode ser um desafio grande desafio. Agora, com forte choque econômico, empresas de todos os tamanhos estarão sob intensa pressão para acertar.

Leis em evolução

 As empresas devem estar a par das novas medidas, conforme elas são anunciadas, e integrá-la rapidamente em suas políticas. Para empresas multinacionais, isso adiciona outro nível de complexidade. Comunicação e processos claros são mais importantes do que nunca e serão essenciais para gerenciar a incerteza entre funcionários e terceiros à medida que a situação evolui.

Do ponto de vista de RH e da folha de pagamento, haverá mudanças relacionadas a subsídios por doença, horas extras e licenças – licença compassiva em particular. Os benefícios do desemprego são outro foco dos governos em todo o mundo, pois as empresas estão sendo fechadas por períodos indeterminados.

O novo normal

Com o bem-estar dos funcionários como uma prioridade, algumas empresas podem decidir ir além dos requisitos legais e adotar voluntariamente medidas para aliviar o estresse e os encargos financeiros de seus funcionários.

Isso também ajudará as empresas a manter uma forte reputação de empregador quando a crise terminar. Tais políticas podem incluir licença remunerada para permitir que as pessoas cuidem de parentes ou para apoiar o auto-isolamento.

Com as restrições de viagem em vigor e a doença causando mudanças de última hora no plano, haverá um aumento no número de funcionários que desejam cancelar ou mudar a licença. A flexibilidade em relação ao ajuste de férias pagas e não pagas é outra área que algumas empresas podem querer explorar. Acomodar isso exigirá ajustes nas políticas e práticas de trabalho internas para garantir que tudo permaneça sincronizado.

A política de horas extras e o uso de prestadores de serviços podem precisar ser reconsiderados, pois os funcionários procuram encontrar soluções alternativas no novo normal. Isso terá implicações na folha de pagamento e nos impostos a curto e médio prazo.

Lidando com a mudança

Diante de uma quantidade impressionante de mudanças, as empresas devem se concentrar em manter uma comunicação clara com a equipe, incluindo a atualização de manuais. Eles devem garantir que todas as novas políticas sejam consistentes nas jurisdições, mas que estejam dentro dos limites da regulamentação local.

Também existe a possibilidade de falta de pessoal adequado para lidar com o arquivamento e processamento, bem como atrasos nos pagamentos de terceiros. Os fluxos de trabalho e processos precisarão ser adaptados em antecipação a isso. A atenuação dos riscos de atraso na folha de pagamento ou não pagamento precisa ser uma prioridade. Se houver algum atraso na folha de pagamento, isso deverá ser sinalizado de forma clara e antecipada.

A primeira etapa é realizar uma análise do fluxo de trabalho para identificar processos críticos no pagamento dos funcionários e no preenchimento de obrigações fiscais. Todos os sistemas podem ser acessados remotamente?

Recursos são outra questão que precisa ser considerada. Existem funcionários de apoio adequados se os principais membros da equipe não estiverem disponíveis? Na medida do possível, as empresas precisam garantir uma ampla base de conhecimentos e evitar que os conjuntos de habilidades sejam isolados.

Terceiros e parceiros precisam ser mantidos informados sobre quaisquer alterações nas formas de trabalho ou possíveis atrasos no pagamento ou processamento. Eles também podem instituir novos fluxos de trabalho e essas mudanças precisam ser refletidas e compartilhadas pelas empresas.

Gary Wright, Arquiteto de RH & Payroll, TMF Group

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