Guia de boas práticas do eSocial

Quais são as possíveis penalidades do sistema que transforma a gestão de recursos humanos nas empresas 

Instituído em 2014, no Governo Dilma Rousseff, por meio do Decreto nº 8373, o Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas (eSocial), foi um projeto desenvolvido pela Secretaria da Receita Federal do Brasil – RFB, em parceria com a Caixa Econômica Federal e outros órgãos do Governo Federal como o Instituto Nacional do Seguro Social – INSS e o Ministério do Trabalho.

O Sistema, como já se sabe, tem como intuito modernizar, desburocratizar e tornar uniforme o envio de informações sobre trabalhadores de empresas e domésticos, tais quais: contribuições, vínculos trabalhistas, folha de pagamento, escriturações, dados sobre acidentes do trabalho e segurança e medicina do trabalho, aviso prévio, FGTS, entre outros.

Por implicar uma mudança drástica na gestão de informações dos colaboradores de uma organização, que envolve tanto a eliminação de outra série de sistemas anteriores quanto impactos em diversos setores de um negócio (Recursos Humanos, Saúde e Segurança do Trabalho (SST), Departamentos Contábeis e Fiscais), é clara a complexidade de sua implementação, mesmo para empresas do porte que fatura R$78 milhões.

Na prática, o sistema exige o envio periódico de informações e atualizações sobre trabalhadores que antes eram distribuídas entre diferentes sistemas ou mesmo planilhas, mas que, a partir da implantação do eSocial, passarão a ser transmitidas por caminho único, tendo em vista a simplificação da gestão trabalhista.

Mas, o fato é que nem tudo são flores, sobretudo para as empresas que não se adiantaram no processo de informatização e maturidade em relação ao sistema. Busquemos entender, pois, um pouco mais sobre os impactos do eSocial.

Os prazos do Sistema

Na verdade, para algumas organizações, o eSocial já é uma realidade. Após uma série de adiamentos, desde o dia 1º de janeiro (implementado de forma escalonada até 1º de março), empresas com faturamentos superiores a R$ 78 milhões, as denominadas grandes empresas, já são obrigadas a realizar o cadastro de empregados e tabelas, os dados de trabalhadores e seus vínculos com as empresas, e agora em maio, a inclusão da folha de pagamento no eSocial. Em julho serão obrigadas a substituir a GFIP pelo referidos sistema e em 2019 com último ponto serão incluídos os dados de segurança e saúde do trabalhador.

Para as demais empresas que possuem ao menos um empregado efetivado e a despeito dos valores de faturamento, a obrigatoriedade passa a valer a partir de 1º de julho de 2018, também seguindo a implementação escalonada referida no parágrafo anterior.

As penalidades do eSocial

Enquanto um guia de boas práticas, é fundamental entendermos as possíveis penalidades do eSocial em caso de descumprimento das entregas exigidas, bem como, os meios para evitar tais multas e punições aplicadas pelo Governo Federal:

• Processo de admissão: Antes de tudo, vale salientar que o eSocial traz consigo alterações nos prazos de envio de determinadas informações trabalhistas. Iniciando, por exemplo, pelo processo de admissão, temos uma mudança importante a ser implementada. Se, atualmente, o contrato de funcionários admitidos por uma empresa deve ser enviado via CAGED para o Ministério do Trabalho até o dia 7 do mês seguinte a contratação, a partir da obrigatoriedade total do Sistema de Escrituração, os departamentos de RH terão de enviar tais informações contratuais até o final do último dia antes do trabalhador iniciar suas funções na empresa. Neste sentido, para dar conta desta exigência e não sofrer com punições, será preciso muito mais agilidade das empresas, uma vez que as multas para o descumprimento dessa norma envolvem valores de R$ 402,53 a R$ 805,06 por funcionário contratado.
• Alterações no contrato: Outra das mudanças do eSocial envolve o envio de informações referentes a qualquer alteração imposta no contrato de trabalho de um colaborador, bem como, nos seus dados cadastrais. Neste caso, as penalidades podem custar até a R$ 402,54, por empregado.
• Dados de exames médicos: Um ponto que demostra o quanto o eSocial é abrangente e inclui responsabilidades para o setor de Saúde e Segurança do Trabalho (SST), diz respeito a entrega de dados referentes a exames médicos (periódicos, admissionais, de retorno aos postos de trabalho, alteração de cargo e demissional). Com exceção das informações relacionadas ao exame admissional – que deve ser entregue junto com o contrato de trabalho, ou seja, um dia antes do início das atividades do trabalhador – todos os demais podem ser enviados até o dia 7 do mês posterior ao do exame. As multas para o não envio de tais informações podem acarretar multas de até R$ 4.025,33.
• Acidentes de trabalho: Ainda envolvendo os departamentos de SST, está relacionado aos casos em que funcionários sofrem acidentes de trabalho. A Comunicação de Acidente de Trabalho (CAT) deve ser entregue, mesmo sem afastamento do trabalhador, até o primeiro dia útil posterior a data do acidente. Neste caso, a multa varia entre os limites mínimo e máximo do salário de contribuição (sendo passível de ser dobrada em caso de reincidência).
• Afastamento de trabalho: Devemos também considerar as multas em casos de não entrega das informações de afastamento do trabalho, que podem chegar a R$ 233.130,50;
• PCD: cota de pessoas com deficiência, que envolve mesmos valores que os de afastamento do trabalho;
• Perfil Profissiográfico Previdenciário (PPP): exigido de empresas cujos colabores podem sofrer com a exposição a determinados itens, como agentes químicos, por exemplo, e que, em caso de não envio, pode contar com penalidades de até R$ 181.284,63.

Em todos esses casos, é importante atentar para dois pontos cruciais para que se evitem possíveis punições (além do óbvio cumprimento dos prazos determinados pelo Sistema):

• A empresa deve organizar seus setores a fim de atender as diversas demandas do eSocial, e não centralizar toda a responsabilidade sobre o setor de Recursos Humanos e contabilidade, pois serão necessárias informações atualizadas de diversos setores para cumprimento da obrigação;
• Os gestores devem investir em treinamentos e adaptação dos departamentos responsáveis pela gestão das informações que irão ser transmitidas para o eSocial, incluindo, possivelmente, a informatização de processos;
• É fundamental contar com o suporte de especialistas em legislação trabalhista, questões contábeis e fiscais relacionadas ao eSocial, sobretudo neste período de transição que, afinal de contas, já está para ser iniciado, uma vez que, preenchimentos ou o envio de dados incorretos também podem acarretar em custos para as empresas do país.

Vantagens e efeitos do eSocial

Do ponto de vista burocrático, especialistas tendem a concordar que, após esta fase inicial de adaptação, o eSocial será positivo no sentido de uniformizar a entrega de informações trabalhistas para um único sistema, bem como, por tornar tal processo mais dinâmico e informatizado.

Certamente, o projeto aumenta o poder fiscalizatório do Ministério do Trabalho e de outros órgãos que coordenam as relações trabalhistas no país fator que é um ponto de atenção sério para as empresas que ainda não se ambientaram ao sistema, uma vez que as multas, em muitos casos, podem ser severas e impactar diretamente até na continuidade de um negócio.

Sendo assim, é extremamente importante acompanharmos de perto os efeitos do eSocial, sobretudo em pequenas empresas ainda não familiarizadas com os movimentos de informatização do mercado e do próprio Governo, bem como, analisar como serão feitas as fiscalizações e punições devidas às empresas que, por exemplo, cometerem equívocos na entrega de dados.

Mas nem tudo é terror: ocorrerá simplificação de processos como na geração de guias de recolhimento do FGTS e demais tributos, os quais passarão a ser gerados pelo próprio eSocial. Vale salientar que o eSocial não muda as tributações para eventuais desvios cometidos por empresas, mas sim, a forma como tais informações são geridas e entregues.

Obrigações unificadas

De acordo com o próprio site do eSocial, disponibilizado pelo Governo Federal, as obrigações que a plataforma unifica são as seguintes:

• GFIP  –  Guia de Recolhimento do FGTS e de Informações à Previdência Social;
• CAGED – Cadastro Geral de Empregados e Desempregados para controlar as admissões e demissões de empregados sob o regime da CLT;
• RAIS – Relação Anual de Informações Sociais;
• LRE –  Livro de Registro de Empregados;
• CAT – Comunicação de Acidente de Trabalho;
• CD –  Comunicação de Dispensa;
• CTPS – Carteira de Trabalho e Previdência Social;
• PPP – Perfil Profissiográfico Previdenciário;
• DIRF – Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte;
• DCTF – Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais;
• QHT – Quadro de Horário de Trabalho;
• MANAD – Manual Normativo de Arquivos Digitais;
• Folha de pagamento;
• GRF – Guia de Recolhimento do FGTS;
• GPS – Guia da Previdência Social.

(Fonte: eSocial / Governo Federal)

 Será que sua empresa está preparada para a mudança?

Por fim, vale a pena reforçar novamente que, em tal momento de urgência de adaptação ao eSocial, é crucial contar com o apoio de especialistas que podem preparar melhor sua organização para enfrentar os desafios de um sistema que, inevitavelmente, transformará – e, a rigor, já está transformando –, de modo incisivo, o modo como empresas lidarão com as informações de seus colaboradores.

Por Dhyego Pontes, consultor trabalhista e previdenciário da Grounds.

https://www.youtube.com/watch?time_continue=97&v=a-yM1e4feOc