Planejamento estratégico e boas práticas são essenciais para evitar falhas na implementação de sistemas corporativos e garantir eficiência, produtividade e alinhamento com os objetivos organizacionais.
Por Ricardo Lepper, fundador e presidente da SoftExpert
A implementação eficaz de um software pode transformar a rotina empresarial, tornando processos mais ágeis e aumentando a satisfação de clientes, parceiros e colaboradores. Quando bem planejada, essa etapa possibilita a adoção de tecnologias mais modernas, melhora a produtividade e proporciona uma experiência mais consistente e intuitiva.
No entanto, para que esses benefícios sejam alcançados, é fundamental que a implantação do sistema seja realizada de forma estratégica, evitando erros comuns que podem comprometer o sucesso do projeto.
Os 9 erros mais cometidos na implementação de sistemas
A implementação de um sistema corporativo, especialmente de gestão, representa um desafio significativo. Soluções dessa natureza impactam diversas áreas da empresa e demandam um investimento substancial de recursos para serem bem-sucedidas.
Falhas nesse processo podem resultar em desperdício de dinheiro e tempo, além de atrasar os benefícios esperados. De acordo com uma pesquisa da Gartner, 75% das implementações de sistemas ERP falham. Entre os erros mais comuns, destacam-se:
1. Falhas na identificação dos requisitos do sistema
Automatizar processos é uma das principais vantagens da implementação de um software. No entanto, é essencial analisar previamente os procedimentos da empresa e definir com clareza os requisitos do sistema. Quando mal especificados, esses requisitos podem gerar problemas durante e após a implantação, podendo, em casos extremos, resultar até em disputas judiciais.
✅ Solução: Antes da implementação, identifique áreas que precisam de melhorias e estabeleça expectativas bem definidas para garantir que o software realmente atenda às necessidades da empresa.
2. Desconsiderar os usuários na tomada de decisão
Muitas empresas negligenciam a participação dos colaboradores que utilizarão o sistema no dia a dia. Além disso, alguns gestores de TI priorizam a validação de especialistas, deixando de lado as opiniões dos usuários finais.
✅ Solução: Envolver os funcionários-chave desde a fase de escolha do sistema até sua implementação, garantindo que suas necessidades sejam contempladas.
3. Escolha inadequada entre Cloud e On-Premise
A decisão entre um software em nuvem (Cloud) ou instalado localmente (On-Premise) deve ser tomada com base em fatores estratégicos. Sistemas On-Premise exigem maior envolvimento da equipe de TI na manutenção, enquanto soluções em nuvem oferecem mais flexibilidade e menor custo de infraestrutura.
✅ Solução: Avaliar as necessidades específicas do negócio antes de definir a melhor alternativa para garantir eficiência e escalabilidade.
4. Orçamentos inadequados para o departamento de TI
Um erro frequente é subestimar os custos da implementação, considerando apenas o investimento em hardware e software, sem levar em conta a necessidade de uma equipe capacitada para conduzir o projeto.
✅ Solução: Os executivos devem incluir no orçamento não apenas os custos diretos da implementação, mas também investimentos em treinamento e suporte técnico.
5. Implementação apressada
A complexidade dos sistemas de gestão exige um planejamento cuidadoso. Tentar definir requisitos, treinar usuários e ativar o sistema simultaneamente pode comprometer toda a implementação.
✅ Solução: Adotar uma abordagem gradual, com etapas bem definidas, garantindo que cada fase do projeto seja conduzida com a devida atenção.
6. Subestimar o gerenciamento de mudanças
Toda implementação de software envolve mudanças organizacionais que afetam pessoas, processos e tecnologias. Ignorar a adaptação dos colaboradores pode comprometer o sucesso do projeto.
✅ Solução: Além do foco na tecnologia, é fundamental preparar a equipe para as mudanças, promovendo treinamentos e suporte adequado.
7. Foco excessivo nos recursos do software
Embora seja essencial avaliar as funcionalidades do software, é igualmente importante considerar sua flexibilidade, histórico e capacidade de integração com outros sistemas já utilizados pela empresa.
✅ Solução: Realizar uma análise detalhada da plataforma antes da aquisição, garantindo que ela atenda às necessidades estratégicas do negócio.
8. Falta de investimento na equipe de implementação
A fase de implementação exige uma equipe dedicada e bem estruturada. Profissionais com poder de decisão e conhecimento técnico devem ser alocados para garantir a eficácia do processo.
✅ Solução: Disponibilizar tempo e recursos adequados para a equipe responsável pela implementação.
9. Comunicação ineficaz
A falta de comunicação entre departamentos pode comprometer a implementação de um sistema, especialmente em projetos de grande escala.
✅ Solução: Criar um plano de comunicação eficiente, envolvendo representantes de todas as áreas impactadas, para garantir alinhamento e transparência ao longo do projeto.
Como realizar uma implementação bem-sucedida
Implementar um novo software pode parecer uma tarefa desafiadora, mas, com planejamento adequado, é possível minimizar riscos e obter resultados positivos. Para isso, siga os seguintes passos:
1️⃣ Definir o escopo e os objetivos do projeto
2️⃣ Elaborar um planejamento detalhado
3️⃣ Ouvir as necessidades dos colaboradores
4️⃣ Certificar-se da escolha do software mais adequado
5️⃣ Executar o plano de implantação de forma estratégica
6️⃣ Configurar e integrar o software aos sistemas existentes
7️⃣ Capacitar a equipe para o uso eficiente da solução
8️⃣ Colocar o sistema em operação de maneira controlada
Com um processo bem estruturado, as empresas podem colher benefícios significativos, como aumento da produtividade, maior eficiência operacional e melhor experiência para os colaboradores.
Ao evitar os erros mais comuns e investir em um planejamento sólido, a implementação de sistemas pode se tornar um diferencial estratégico, permitindo que as organizações se adaptem às constantes mudanças do mercado e impulsionem seu crescimento de forma sustentável.
