RH precisa entender a importância da integração do sistema jurídico ao software de gestão empresarial
Quem é da área de TI, conhece bem os benefícios alcançados com a integração entre os sistemas da empresa. Por mais que se tente evitar, não é incomum que se conte com sistemas diferentes para diferentes áreas. Mas, em algum momento, a necessidade de integração entre eles é inevitável para otimizar a gestão de processos e gerar informações para tomada de decisão.
Para a área jurídica não é diferente. Com grande demanda e pressão por respostas rápidas, ter o máximo de produtividade e segurança é crucial para aumentar a eficiência do time, porém é um desafio encontrar soluções que façam esta jornada de forma correta e precisa. Por isso, não será estranho se alguém fizer a pergunta na companhia “Meu sistema jurídico pode se integrar ao ERP da empresa?”. Entretanto, qual é a resposta?
Se tratando de tecnologia, a maioria dos sistemas encontrados no mercado podem ser integrados aos sistemas de gestão da empresa, porém, nem todos alcançam o potencial no atendimento das regras da controladoria. Isso porque o ERP trabalha com conceitos contábeis e financeiros, muitas vezes, não trabalhados pelos sistemas jurídicos do mercado.
Assim, ao adquirir um novo software jurídico para obter o máximo de benefícios com a integração, é recomendado que se dê preferência aos softwares voltados a gestão jurídica em conformidade com os fluxos de sua controladoria e que atendam especificamente o mercado de gestão jurídica empresarial.
A integração do software de gestão e o sistema jurídico da empresa traz benefícios importantes como a integração do sistema jurídico com o ERP ou software de gestão, pois promove o “trânsito” automático das informações geradas em um setor para outro.
Como exemplo, os departamentos jurídicos das empresas que trabalham com diversos escritórios credenciados. A realização de pagamentos mensais desses trabalhos, sejam eles os honorários ou os pagamentos de ordem judicial, se faz necessária. Com um sistema que efetue os cálculos automaticamente de acordo com a demanda atendida, e envie esses valores diretamente ao contas a pagar, o trabalho de conferência e digitação dos valores, tanto no software jurídico quanto no ERP é eliminado.
Com a criação de regras diferenciadas por escritório, por exemplo, o escritório A trabalha com uma determinada matéria jurídica ou determinada especialização, possui uma forma de recebimento de honorários diferente do escritório B, que atua em outra matéria jurídica. Neste sentido, a facilidade das montagens das regras de pagamento associadas a automatização das aprovações e de pagamentos ao ERP da empresa, agiliza o processo e automatiza as questões de cumprimento legal de toda a cadeia de pagamentos da organização, deixando a Controladoria melhor provisionada e alinhada as estratégias de Governança Jurídica.
O processo automatizado, além de equalizar o fluxo de trabalho, promove uma verificação de divergências, auxilia tanto o departamento jurídico quanto a Controladoria a extrair relatórios que apontem as diferenças entre os lançamentos, pagamentos e as restituições de valores aos bancos, duplicidade de dados e até um possível desequilíbrio das provisões realizadas. Assim, é dada a velocidade máxima para o processo.
Por fim, a adesão de um software oferece qualidade e controle total da informação. Isso porque a integração entre os sistemas, não só exerce o papel de agilizar o trânsito de informações, mas também de criar um processo limpo, seguro, em Compliance com as melhores práticas de auditoria e Governança Corporativa, ajudando a evitar fraudes ou manipulação de dados por planilhas e arquivos que podem ser extraviados e alterados sem o devido controle.
Se os sistemas contratados não se “conversam”, isso pode comprometer o atendimento aos prazos e gerar inconsistência nos dados, sem falar na falta de agilidade. Só com integração, a área jurídica da sua empresa terá a produtividade e a acuracidade tão necessárias para uma excelente gestão de processos.
Há que se considerar também que existem valores intangíveis no processo de integração entre sistemas, que vão além de produtividade e segurança. Trata-se da qualidade de vida que os profissionais envolvidos nesta etapa podem alcançar, sendo liberados para atividades estratégicas e analíticas, que muitas vezes transformam o risco em oportunidade, gerando mais valor para a companhia.
*Claudio Bernardo: arquiteto de soluções no Grupo Benner
