As equipes de RH sempre agem rapidamente, mas 2020 realmente testou os limites do que é possível. No início do ano, a DocuSign embarcou em um estudo para medir a temperatura dos líderes de RH de hoje. O que descobrimos foi que esses profissionais reconheciam de forma esmagadora a contratação (28% consideram a tarefa principal) e os benefícios (16%) como as duas principais prioridades de RH, mas estavam enfrentando obstáculos que tomavam tempo para se concentrar nessas responsabilidades. Em uma semana normal, as operações tediosas e o trabalho com a folha de pagamento estavam deixando os entrevistados sem tempo para fazer seu trabalho mais importante. Na época, as equipes admitiram que dependiam muito de documentos em papel para fazer seu trabalho. Meio ano (e uma pandemia global) depois é mais aparente do que nunca que o RH precisa evoluir.
Faz sentido que os profissionais de RH demorem a substituir os processos face a face. Você não senta sozinho em um computador e envia e-mail para as pessoas. Faz isso para ajudar a cuidar das pessoas. No entanto, pode precisar procurar maneiras melhores de fazer isso. A Covid-19 forçou as equipes de RH a enfrentarem suas limitações de eficiência e fazer ajustes instantâneos. Alguns são de curto prazo. Outros são atualizações atrasadas de processos que se tornarão permanentes e levarão a melhorias de longo prazo. Aqui estão algumas lições que aprendi liderando uma equipe de RH durante a mudança abrupta para o trabalho remoto:
Dar flexibilidade aos funcionários para se concentrarem em seu próprio bem-estar
Trabalhar por períodos prolongados fora do escritório é incomum para a maioria das pessoas. Ele também vem com uma ampla gama de novos desafios – crianças para supervisionar e educar, pais ou avós para cuidar, escritórios em casa para melhorar, problemas de saúde mental para tratar etc. Sem um ambiente de trabalho comum, pode ser incrivelmente difícil para um empregador avaliar esses obstáculos e chegar a soluções. O problema é grande e complexo; não há solução mágica.
Há uma linha comum nas novas lutas que os funcionários estão enfrentando: eles não são problemas de trabalho, são problemas humanos. É fácil olhar para uma empresa como uma combinação de pessoas que são profissionais de vendas, de marketing, engenheiros e de atendimento ao cliente, mas os problemas que surgem durante a pandemia mostram que todas essas funções são secundárias. Suas responsabilidades mais importantes são como pais, parceiros, filhos e donos de animais de estimação. As equipes de RH devem reconhecer essas necessidades humanas e incentivar os funcionários a priorizá-las.
Na DocuSign, criamos programas que colocam os funcionários no controle de seu próprio bem-estar durante a transição para o trabalho remoto: reembolso por despesas relacionadas a cuidados infantis, recursos educacionais, programas de condicionamento físico, cuidados com os pais, móveis para home office, cuidados com animais de estimação e muito mais. Os pais são incentivados a desenvolver um horário flexível que lhes permita apoiar seus familiares. O princípio subjacente a essas iniciativas é que cada funcionário está em uma posição única para determinar o que é melhor para seu próprio bem-estar. Eles devem ter liberdade para se concentrar nessas necessidades humanas únicas, com a garantia de que seu empregador os apoiará.
Estabelecer a cultura para uma força de trabalho remota
Grande parte do valor de uma equipe de RH é criar uma cultura que mantenha os funcionários satisfeitos e produtivos. Uma alteração repentina para o trabalho remoto requer uma mudança nos esforços de RH para adaptar essa cultura ao novo ambiente de trabalho. Sem um local comum para interagir com os funcionários, pode ser difícil manter a cultura. O isolamento do home office pode impossibilitar a criação de uma comunidade de funcionários que se sintam conectados uns aos outros. É extremamente importante encontrar uma maneira de traduzir a cultura existente da empresa para se adequar ao ambiente remoto.
Manter uma forte conexão cultural é um novo problema que foi exposto pela pandemia, mas não irá desaparecer depois. Está ficando claro que uma porcentagem significativa de pessoas se sente mais confortável e mais produtiva trabalhando remotamente. Apesar de todas as complicações, é inegável que o trabalho ainda está sendo feito. Para algumas pessoas, a produtividade está melhorando em casa; esses funcionários devem ter permissão para continuar trabalhando dessa forma, pelo menos parte do tempo. É fundamental encontrar uma maneira de conectá-los à cultura coletiva do escritório.
A chave aqui é perceber o que sua equipe fez bem e evitar reinventar a roda. Procure maneiras de trazer sua cultura para as experiências virtuais que conectam a equipe remota. Preserve o máximo possível dos programas existentes, mesmo que precisem de evolução. Para minha equipe, o trabalho voluntário é fundamental para nossa cultura. A equipe não pode mais se reunir para plantar árvores ou embalar caixas de comida, mas isso significa apenas que precisamos encontrar novas maneiras de ser voluntários remotamente.
Integrar funcionários de maneira eficaz
Contanto que os funcionários e o RH estejam trabalhando remotamente, deve haver uma maneira eficaz de conectar os dois para uma integração produtiva. Tradicionalmente, ver um rosto amigável é uma maneira fácil de fazer um novo colaborador se sentir em casa no primeiro dia. Sem as sessões de onboarding presenciais, as equipes de RH estão correndo para montar um processo remoto e fazer com que se sintam parte de uma cultura próspera.
A realidade é que a integração remota é nova e difícil. Existem algumas partes das sessões presenciais que não podem ser reproduzidas virtualmente. Do outro lado da moeda, a integração remota também oferece oportunidades exclusivas. Por exemplo, a minha equipe conseguiu adicionar nosso CEO aos treinamentos de contratação. Limpar sua agenda para uma viagem a Seattle (onde realizamos sessões para todos os funcionários globais uma vez por mês) não é realista. Organizar sua agenda para liderar uma sessão de Zoom é muito mais fácil. Agora, todos os novos colaboradores têm contato direto com o CEO e podem ouvir suas experiências pessoais enquanto discutem a cultura da empresa.
Existem outras maneiras de personalizar o onboarding. Cada empresa é diferente e tem necessidades exclusivas de novos funcionários, mas existem maneiras de tornar a integração virtual diferente e melhor. Você precisa apenas ser criativo e se concentrar nas necessidades da sua equipe.
Não há nada “normal” na mudança repentina para um ambiente de trabalho totalmente remoto. É uma mudança tectônica para cada funcionário. Mas não há razão para que não possa ser uma experiência positiva. Diferente não significa pior. Não será confortável, mas repensar a maneira como sua equipe lida com colaboradores remotos é definitivamente um passo necessário na direção certa. Quando os escritórios físicos abrirem novamente, você poderá fazer outra tentativa de projetar seus processos de RH, mas aposto que as melhorias que você fizer agora para capacitar funcionários remotos durarão muito mais tempo do que o fechamento de seu escritório.
Por Joan Burke, Chief People Officer da DocuSign
