Prática adotada por empresas algumas vezes por semana, o home office passou de exceção para maioria com a chegada do coronavírus. Mais rápido do que qualquer transformação digital, do dia para noite equipes inteiras foram transferidas dos escritórios para suas casas para preservar a saúde e o bem-estar dos colaboradores.
Com a mudança brusca, além da área de TI oferecer em tempo recorde – aquelas que ainda não estavam habituadas a essa modalidade – todas as ferramentas necessárias para o trabalho continuar, a área de Recursos Humanos teve de revisitar muitas de suas práticas, antecipar alguns projetos, postergar outros, enfrentar situações complexas e, mais do que nunca, manter a equipe engajada diante de um cenário de incertezas.
Manter a produtividade em home office em uma situação habitual já exige um certo tempo, conexão e disciplina. Muitos outros fatores, tais como dinâmica familiar, rotinas de casa, preocupações com a saúde, segurança e finanças, também entram em cena nesse momento, tornando a equação ainda mais complexa.
Em tempos de pandemia, um fator extra a ser administrado é a saúde emocional. Eliminar ameaças – sejam elas concretas ou da própria imaginação – faz-se fundamental para manter o indivíduo e as organizações produtivas. Por isso, é essencial que as empresas transmitam segurança e sejam transparentes.
Fazer reuniões periódicas, contar os movimentos previstos, tanto em geral como o das equipes, e alinhar as expectativas individuais são ações que contribuem para que o colaborador se sinta valorizado, mais tranquilo e seja incentivado a entregar o seu melhor. A empatia tem tomado lugar de destaque nas competências de gestão, seja com o time direto ou para entender o impacto e as necessidades de cada ator de nossa cadeia de valor.
Na Vedacit, por exemplo, estamos fazendo as reuniões mensais com gestores, executivos e o presidente por videoconferência. Conseguimos unir as unidades, localizadas em São Paulo capital, Itatiba (SP) e Salvador (BA), e as regionais, com a participação de colaboradores espalhados por todo o país. Até então, sempre havíamos priorizado as reuniões presenciais e, com o uso da tecnologia, até aumentávamos a nossa abrangência, mas não como agora.
Outra mudança recente foi o lançamento do Viva Bem – Programa de saúde e bem-estar, que disponibiliza campanhas de orientação e prevenção, programas de atividades físicas, sociais e consultoria com profissionais nas áreas jurídica, financeira e psicológica. Também reforçamos a Academia Vedacit com uma série de conteúdos para contribuir com a formação de nossos profissionais. Tudo on-line, com fácil acesso pela intranet e nossos canais de comunicação.
O apoio da liderança é imprescindível. Os gestores devem utilizar esse período para implantar, ou aperfeiçoar, práticas que os aproxime de suas equipes. É necessário esclarecer o que se espera dos funcionários durante o dia, na semana e manter os rituais de gestão. Fazer alguns “acordos”, como estabelecer com antecedência a periodicidade e as formas de contato, em quanto tempo um e-mail deve ser respondido, quando serão as reuniões, em quais horários podem ser feitos contatos por telefone ou por aplicativo de mensagens, qual é o prazo para entregar o relatório, pode facilitar a capacidade de execução para ambos os lados, além de fortalecer o ambiente de confiança.
Compartilhar agendas, planilhas, trabalhar em grupo em um mesmo projeto também trazem proximidade. Ter um bom equilíbrio entre a rotina e novas iniciativas contribui para a produtividade, incentiva o cérebro a não cair na armadilha da “sobrevivência” e a organização a não entrar no modo letargia. Trabalhar em propostas de longo prazo, com equipes multifuncionais, ajuda a empresa a manter-se conectada com seu propósito e visão de futuro, tão essencial para manter as pessoas engajadas. Me remeto aqui a uma das principais lições que trago do livro “Em busca de sentido”, de Viktor Frankl: quando temos um forte porque para as coisas que fazemos, os obstáculos ao longo do caminho são superados com mais facilidade.
Neste período de distância física, é preciso aumentar a aproximação entre Líder-Liderado. Os feedbacks devem ser feitos com maior frequência e as reuniões por videoconferência são uma ótima opção para reunir o time. Aos mais criativos, vale promover encontros mais descontraídos, como happy hour on-line, o dia de apresentar as crianças, os pets, de mostrar os ambientes de trabalho. Incentivar esse tipo de interação é uma forma de se mostrar presente e suprir de certa maneira os almoços e cafés antes frequentes. Não podemos nos esquecer que somos naturalmente seres relacionais.
Vamos aproveitar esse tempo forçado de home office como uma oportunidade para melhorar a qualidade de vida, com a possibilidade de almoçar com os filhos, estabelecer ou restabelecer diferentes contatos e transformar o tempo perdido no trânsito em tempo útil, para um lazer, atividade física, estudo, atividades “de casa” ou a lição das crianças. Vale também testar aquela receita que está guardada no livro há tempos, tirar do papel e colocar em ação aquela ideia que trará melhorias para o trabalho. Chame um colega para compartilhar e, juntos, vocês podem montar um plano para executá-la.
Identificar oportunidades na crise traz benefícios a longo prazo. Deve-se aproveitar o melhor que a situação oferece. Que tal reunir a equipe nacional para uma mensagem do presidente? Ou organizar uma atividade que todos possam participar virtualmente? Programas de engajamento on-line? Novas competências de liderança? Práticas de saúde mental? Squads? Melhorias de eficiência? Invista nas vantagens e explore novas possibilidades. Essa crise vai passar e as boas práticas implantadas na empresa devem permanecer.
Por Elizabeth Rodrigues, executiva de Gente e Gestão da Vedacit.
