Especialista ressalta benefícios e como implementar um sistema eficaz no setor de RH da empresa.
O onboarding digital refere-se ao processo de integração de novos colaboradores contratados por meio do uso de ferramentas e tecnologias digitais. De acordo com dados da Glassdoor, um programa de onboarding bem executado pode melhorar a retenção de talentos em até 82% e uma excelente integração contribui com um boost de 70% na produtividade empresarial desde o primeiro dia de trabalho.
Na área de recursos humanos, os gestores investem tempo na preparação e no planejamento das seleções e recrutamento, o que é facilitado com tais ferramentas, como softwares, sistemas de gestão e plataformas de comunicação selecionadas ou customizadas.
Segundo Marcelo Araújo, diretor comercial da eBox Digital, empresa especializada em gestão e proteção de documentos físicos e digitais, o processo se dá da seguinte forma: “Os novos colaboradores recebem formulários, contratos, políticas e outros arquivos digitais de integração pelo próprio e-mail ou por um portal online. Esses documentos podem ser assinados eletronicamente com o auxílio das soluções de assinatura eletrônica que conferem validade legal às contratações”.
O diretor ainda pontua que após a integração, a companhia obtém mais facilidade no envio de documentos, bem como o recebimento, e tem o prontuário do colaborador desde o início da contratação, de forma digital, mantendo-o sempre atualizado na própria plataforma.
“O onboarding digital traz muitas vantagens para a organização e agiliza as tarefas administrativas, o preenchimento de formulários e a assinatura de documentos. Consequentemente, há uma economia significativa do tempo das equipes de RH, que podem se concentrar em atividades mais estratégicas. Além disso, garante uma experiência padronizada e consistente para todas as novas contratações e mantém um fluxo de trabalho automatizado com ferramentas que aceleram o processo e permitem que os talentos tornem-se mais produtivos de forma rápida”, complementa Marcelo.
Em relação a como implementar, Araújo salienta que é necessária a realização de algumas etapas importantes para assegurar a transição dos métodos tradicionais para a integração com ferramentas digitais, como avaliar os processos atuais da empresa e o sistema GED (Gestão Eletrônica de Documentos). Em seguida, é preciso definir objetivos e metas para simplificar as tarefas administrativas.
“É um sistema que está revolucionando o setor de recursos humanos e, com isso, o desenvolvimento da organização como um todo também. Não utilizar de processos que contribuam para tais atividades, certamente é ficar para trás perante o mercado”, finaliza o diretor.
