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PowerPoint é ferramenta útil, mas exige um narrador

A boa apresentação é aquela em que o apresentador faz o seu discurso e os slides complementam tal mensagem

Imagine que você irá se apresentar numa reunião de diretoria na empresa onde trabalha. Esta pode ser a sua grande oportunidade de carreira. Então, você prepara uma apresentação com dezenas de slides, gráficos, tabelas, o máximo de informações para impressionar. Mas na hora, o seu chefe te dá apenas dez minutos para se apresentar. E agora? Qual o slide mais importante? Qual o slide mais bonito? Qual a mensagem mais importante que você deseja passar? A pressa e a dúvida fazem a sua apresentação não sair como esperado.

Esse tipo de situação é mais comum do que se imagina e há pelo menos duas razões para isso. A primeira é conceitual: a maioria das pessoas veem o PowerPoint da maneira errada. A segunda é estratégica: o apresentador nem sempre se dedica a conhecer a sua audiência, plateia ou público.

No caso do PowerPoint é preciso fazer uma afirmação inconteste: ele é o melhor software para apoiar apresentações. É amigável, intuitivo e universal. Permite usar recursos visuais para auxiliar o narrador a contar uma história, criando uma narrativa adaptada ao seu estilo e conciliada com o público. Mas muitas vezes, o usuário vê o software como uma ferramenta para criar relatórios.

Um relatório pode até ser considerado um tipo de apresentação, mas de conteúdos nos quais o apresentador não está presente. Quem comanda a leitura (sim, porque o relatório é para ser lido) é o receptor da mensagem. Já uma apresentação no sentido de um evento com apresentador e público, presencial ou virtual, quem comanda (ou quem deveria comandar) é o apresentador da mensagem.

A boa apresentação é aquela em que o apresentador faz o seu discurso e os slides complementam tal mensagem. De preferência com imagens e com pouquíssimo texto. As animações do PowerPoint, nesse caso, são grandes aliadas. Devem ser usadas para gerar suspense e revelar no momento certo a informação que vale ouro.

A segunda razão para uma apresentação não ser bem sucedida envolve o público. O apresentador precisa, antes de tudo, responder a uma pergunta essencial: para quem eu vou falar?

Apresentar uma ideia para um grupo de estudantes entusiastas cheios de dúvidas não é a mesma coisa de se colocar diante da diretoria de uma empresa, com a missão de vender uma solução para um problema corporativo. Os estudantes vão sempre buscar múltiplas interpretações, explorar e questionar ângulos variados numa discussão aberta. Tudo que um executivo não vai querer é sair de uma reunião com múltiplas intepretações de qual a melhor solução para o problema, pois pode significar perder dinheiro. Por isso, o primeiro passo para uma boa apresentação é pensar em quem vai assisti-la:

  • Quem são?
  • Qual o nível de informação deles?
  • O que esperam?
  • Com o que se importam?
  • Como minha mensagem principal vai impactar na vida dessas pessoas?

Respondendo essas perguntas, o apresentador se coloca na posição da audiência e aumenta consideravelmente a chance de sucesso. Costumamos dizer que toda apresentação é uma viagem que apresentador e audiência realizam juntos, com o apresentador no papel de guia. Se você quiser que a audiência viaje ao seu lado, precisa conhecer o máximo sobre ela.

A tarefa não é das mais fáceis porque mesmo dentro da empresa os públicos são diferentes entre si. Uma determinada mensagem pode ser boa para um público, indiferente para outro e péssimo para outro. Um erro comum é fazer a mesma apresentação para todos os públicos. Em termos práticos, é até possível usar o mesmo material de apoio – a identidade visual e os slides do PowerPoint – mas o discurso precisa ser ajustado toda vez que a audiência for diferente.

Ser um bom apresentador é um exercício de empatia e de comunicação: toda apresentação é uma oportunidade nova e consequentemente única.

Felipe Papaterra e Priscila Bernal, Sócios da Conté, uma empresa de soluções em apresentações


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