A transformação digital dos RHs, acelerada pela pandemia de COVID-19, fez com que a procura por soluções tecnológicas na área aumentasse. A unico (ex-Acesso Digital), IDTech que simplifica as relações entre pessoas e empresas, viu sua solução unico|people, que digitaliza a admissão e a jornada de funcionários, crescer de forma expressiva, devido à praticidade da assinatura eletrônica.
Os benefícios são vários: documentos assinados à distância em segundos por colaboradores de forma segura, sem a necessidade de utilizar papel e sem riscos de extravio ou perda.
Confira a conversa com Gissele Marini, Diretora de Customer Success e operações da unico, contando sobre as demandas dos clientes e os feedbacks que tem recebido, e Rudson de Souza Lima, Gerente de RH da Suzano, que já utiliza o unico|people e explica como os processos da área se tornaram mais eficientes e satisfatórios para a empresa e seus funcionários.
Qual é o perfil do cliente que procura a unico? Ele mudou com a pandemia?
Gissele Marini: Desde que lançamos o unico|people, em 2017, a unico tem entre seus clientes os maiores varejistas, indústrias, empresas de tecnologia e saúde do país. Podemos dizer que antes da pandemia, esses clientes vinham de empresas mais ‘ousadas’, que já enxergavam o RH como a área que mais demandava inovação para a redução de processos burocráticos. Com a pandemia, a comunicação com os funcionários, que parte do departamento de RH, fez com que os contatos passassem a ser feitos à distância. Ou seja, grandes empresas com unidades espalhadas por todo o país e mais de 100 mil funcionários precisaram enviar a documentação periódica de forma digital. E é aí que entra a procura pela unico, inclusive por empresas que ainda eram resistentes ao uso da tecnologia e que viram como a nossa solução é eficiente para que as entregas continuassem a ser feitas.
O que os clientes que contrataram o unico|people no período da pandemia já perceberam de diferente com o uso da tecnologia?
Gissele Marini: O maior ganho é na agilidade. Com a assinatura eletrônica, eles conseguem enviar os documentos para todos os funcionários de uma só vez e o retorno é extremamente rápido. 80% das assinaturas são concluídas em menos de 24 horas. Antes também havia muita desconfiança sobre a validade da assinatura eletrônica, que já está sendo amplamente utilizada pois a pandemia acelerou a jurisprudência e a legislação para aceitar essa forma de documento. Com o unico|people é possível assinar, por exemplo, contratos de trabalho, benefícios, plano de saúde, políticas de privacidade, segurança, ética, férias, holerites, afastamentos, comunicados internos e acordos com sindicatos. Outro ponto é a redução de custos para o RH da empresa, que antes precisava fazer o envio dos documentos para cada um dos funcionários via motoboy e para o próprio funcionário que tinha que se deslocar de casa até a empresa para assinar presencialmente.
A unico estava preparada para atender essa demanda?
Gissele Marini: Nossa solução já estava nos planos de muitas empresas, mas demorávamos cerca de 45 dias para que elas batessem o martelo. A transformação digital acelerou esse processo e hoje temos uma média de duas empresas por dia contratando a assinatura eletrônica. Esse é um bom exemplo de como a tecnologia se tornou essencial para as empresas. De nossa parte, por termos um produto já conhecido no mercado, a implantação é rápida. Nossas equipes oferecem todo o suporte virtual para que os clientes possam usufruir da ferramenta da melhor forma possível e de maneira personalizada, pois cada cliente é único e tem demandas diferentes.
Com a palavra, o cliente: Na Suzano, digitalização do RH resultou em ganhos qualitativos com colaboradores
Há quanto tempo a Suzano é cliente da unico e usa o unico|people?
Rudson de Souza Lima: Nós iniciamos a parceria com a unico em novembro de 2018.
Como foi o processo de aquisição da ferramenta?
Rudson de Souza Lima: Inicialmente, nós buscávamos uma ferramenta de Prontuário Digital (SafeDoc) para ganhos de produtividade, além de uma solução (unico|people) para melhorar a experiência de nossos novos colaboradores. Foi então que a unico nos ofereceu um período de testes das ferramentas e dos serviços de atendimento. Após a experiência, a empresa continuou presente e apoiando toda a fase de projeto, implementação e suporte para a Suzano e candidatos que utilizam a ferramenta. A solução apresentou ganhos de produtividade, mas principalmente, ganhos qualitativos na qualidade das informações e experiências com nossos colaboradores.
Como foi a implementação da ferramenta e como foi a aceitação deste novo modelo de admissão pelos colaboradores?
Rudson de Souza Lima: Nós havíamos antecipado as configurações parciais durante a fase de testes e boa parte da estrutura e regras já estavam construídas na ferramenta. Isso permitiu acelerar nossa fase de projeto, sem dificuldades técnicas relevantes, bem como de atendimento ou de processos. A equipe interna de Gente e Gestão se surpreendeu com os ganhos de produtividade e comunicação, e a aceitação dos candidatos foi bastante positiva, especialmente pela possibilidade de fazer o compartilhamento de informações e documentos de forma remota.
Quantos funcionários vocês têm utilizando o unico|people e o que melhorou a partir do uso?
Rudson de Souza Lima: Atualmente, temos 80 colaboradores com acesso à plataforma. A partir dela, conseguimos avançar a nossa comunicação com os candidatos, qualidade e validações de informações pela própria unico, incluindo dados obrigatórios para o eSocial e, mais recentemente, a integração de todas as informações no processamento da admissão, gerando ganhos de produtividade.
Destaco que, com a chegada da pandemia, a solução, que já estava bem implementada, ganhou aceitação ainda maior pelos candidatos. Nos primeiros dias de isolamento social, por exemplo, nós viabilizamos todo o processo admissional de forma remota, garantindo a segurança e saúde dos novos colaboradores. Além disso, estamos implementando a assinatura eletrônica para outros processos periódicos, com o objetivo de trazer simplificação e uma melhor experiência aos nossos colaboradores.