Um estudo feito pela Microsoft comprovou o que muitos de nós já temos sentido – muitas reuniões em sequência causam fadiga mental. Na pandemia, em que a maioria das reuniões ficaram online, isso tem se intensificado porque esse formato acaba permitindo ainda mais reuniões por dia.
A pesquisa foi realizada pelo Laboratório de Fatores Humanos da corporação, analisando as ondas cerebrais de 14 participantes. Os voluntários do estudo, todos funcionários da Microsoft, usaram equipamentos de eletroencefalograma, que monitoram a atividade elétrica do cérebro, enquanto participavam de videoconferências de trabalho. Os pesquisadores observaram, então, as ondas beta, que são ligadas ao estresse.
O estudo mostrou que, no caso de muitas reuniões na sequência e sem pausas, as ondas aumentavam ao longo do tempo e o estresse se acumulava. No caso de reuniões intervaladas, com espaço de 10 minutos para descanso, o nível de estresse dos participantes se mantinha estável.
Portanto, fica clara a necessidade de pausas e de uma agenda estruturada sem excessos para promover a qualidade de vida dos colaboradores e, consequentemente, garantir a produtividade. A especialista em processos empresariais Andreza Silva listou algumas dicas simples e eficientes para ajudar as empresas nesse caminho.
Marcar apenas as reuniões necessárias. Aquelas que são realmente essenciais às formulações e implementação de estratégias da empresa, ou relacionadas ao acompanhamento de métricas e ajuste de planos que pedem a participação e opinião dos colaboradores envolvidos.
Adotar o estilo ágil nas reuniões. Fazer encontros focados com os profissionais chave para apresentar indicadores e estipular planos de ação. Entender qual colaborador realmente precisa estar ali naquele momento. E, em caso de reuniões presenciais, uma dica prática é fazê-la com todos os participantes em pé, de frente para um quadro de gestão, fazendo um esforço para não passar de quinze minutos.
Entender que mesmo em home office o colaborador está desempenhando as atividades previstas. Não é porque ele está trabalhando de casa que a empresa precisa enchê-lo de compromissos virtuais além do trabalho que ele já realiza. Por isso, analise se a reunião é de fato essencial ou se um e-mail focado já não resolve a situação.
