O processo de admissão de funcionário online tem ganhado relevância no setor de Recursos Humanos das empresas. Com a modernização das atividades automatizadas no mundo atual, admitir um colaborador ficou mais fácil e seguro.
Como o setor de RH ganha com essa iniciativa? A sua rotina é otimizada, visto que menos tempo de trabalho é gasto para admitir trabalhadores. Isso porque o processo passa a ser realizado por meio de um software que atua segundo as legislações e normas a respeito do processo de admissão.
Descubra o que há de mais relevante sobre o tema com a leitura desse artigo!
Como funciona a admissão de funcionário online?
A admissão online de funcionário, como o nome mesmo sugere, é realizada de forma digital. Os colaboradores enviam a documentação pessoal e os exames admissionais por meio de um software ou plataforma própria da empresa.
Essa plataforma tem o objetivo de coletar, armazenar e processar as informações recebidas, transformando-as em um banco de dados dos colaboradores da empresa.
Desta maneira, os gestores conseguem administrar e gerenciar todo o processo de admissão até que a pessoa seja integrada à empresa de forma híbrida ou remota. Tal funcionalidade é muito interessante visto que o modelo home office de trabalho tem se destacado no meio organizacional mais do que o formato presencial.
Para saber mais sobre o processo de admissão digital, confira esse conteúdo sobre admissão online e offline.
Por que digitalizar o processo de admissão?
A digitalização do processo de admissão de funcionário online é crucial para tornar ágil as etapas de admissão que antes demandavam mais tempo. Na forma convencional, admitir um colaborador conta com:
- Recolhimento dos documentos pessoais;
- Preenchimento de formulários e outras etapas manuais — o que significa mais tempo realizando atividades burocráticas, que poderiam ser resolvidas de forma digital.
Em uma empresa com grande volume de trabalho crescente e mais de 50 pessoas, por exemplo, fazer a admissão, fechamento de folha e controle de ponto de forma manual, abre brechas para a sobrecarga de trabalho do gestor e o estresse no dia a dia. Além do mais, facilita o surgimento de falhas e erros no processo.
Então, é possível deixar de lado essa rotina manual cansativa e torná-la mais produtiva e ágil através da tecnologia, ou seja, do software próprio para RH. Vejamos a seguir outras vantagens do processo de admissão do funcionário online:
Redução de custos
Com a admissão online os custos de contratação diminuem, no sentido de otimizar a escolha do candidato certo para a vaga e o formato exato da contratação: seja fixa ou temporária.
Com isso, a empresa consegue prever os custos de:
- Preparar a entrevista com o candidato (equipamentos de videoconferência, conexão com a internet);
- Tempo gasto em todas as etapas da admissão;
- Custo em manter o software funcionando na empresa para realizar as atividades do setor de RH.
Além disso, não ter um monte de papéis em cima da mesa e converter tudo para o digital, é um avanço que promove organização, bem-estar e otimização do trabalho.
Sustentabilidade
Com menos papel para guardar e um sistema pronto para gerenciar, a organização se posiciona em prol da sustentabilidade. Dessa forma, evita-se a impressão documentos para admissão sem necessidade.
Além de ser uma contribuição para o meio ambiente, minimizar o desperdício de materiais de uso comum gera menos desperdício de recursos e economia para a empresa.
Segurança dos dados
Usando um software de admissão as informações ficam muito mais seguras e prontas para serem analisadas. Essa segurança já é prevista pela Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD).
Isso garante a privacidade das informações inerentes à admissão de colaboradores e na gestão dos dados financeiros de cada um.
Melhoria da comunicação
No processo seletivo convencional, a comunicação dos gestores e do candidato era demorada. Faltava tempo para dar um retorno a respeito da vaga em aberto — se foi preenchida ou não — o que aumentava a tensão e estresse na rotina do setor.
Com um software de admissão digital, é possível criar disparos de e-mails automáticos sobre as etapas do processo seletivo:
- Se o candidato não foi aprovado e porquê;
- Para qual etapa o candidato passou, se aprovado;
- Efetivação do processo: a integração do colaborador à equipe, o onboarding, etc.
Viu como a sua rotina ficará mais fácil a partir do processo de admissão de funcionário online? Veja a seguir mais informações sobre a documentação digitalizada.
E a documentação, como fica?
Uma preocupação inerente aos profissionais de RH é se a legislação regulamenta o arquivamento e uso de dados digitalizados, bem como a admissão online. A resposta para essa questão é sim!
A medida provisória n.º 2.200-2 determina que a documentação digitalizada é permitida, sem prejuízos ou riscos da empresa sofrer algum processo trabalhista ao realizar a admissão online.
Nesse processo, a documentação é digitalizada em nuvem e acessada facilmente por líderes e gestores da empresa através de uma chave de acesso.
Além disso, esses documentos precisam passar por validação, regulamentada pela Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP). Isso é importante no caso da empresa precisar apresentar documentos para as autoridades trabalhistas, tornando o processo legalizado.
Como implantar na minha empresa?
Primeiramente, é preciso mapear as necessidades da empresa, definindo quais as melhorias a serem feitas no setor de RH. A partir disso, os gestores poderão escolher o software ideal para saná-las.
Quando o problema está em administrar as demandas da admissão, controle de ponto, desligamento, folha de pagamento, gestão de benefícios, etc, não se preocupe! A solução está em utilizar um software que vai otimizar essas atividades e gerar mais produtividade no seu setor.
Na Convenia, a sua empresa conta com um software que otimiza as atividades que mencionamos anteriormente e muito mais. É possível escolher o plano mensal ou anual, conforme a necessidade da organização. A otimização proporcionada por uma solução como essa, gera maior produtividade e resultados no setor de RH.
Sobre a Convenia
A Convenia é uma HR Tech com soluções voltadas para otimização de tempo e custos das empresas. Nasceu há alguns anos, visando trazer alta tecnologia para o setor de RH, de forma acessível e prática.
Desde então, trabalha fortemente para que os produtos evoluam com os clientes, pois compreendem que, diminuindo o tempo gasto com rotinas operacionais, as empresas têm mais tempo para as pessoas.
Atualmente as soluções abrangem admissão digital, férias e departamento pessoal, onde você pode gerir todo seu time em um sistema em nuvem.
