O que devo considerar na hora de contratar um software de DP?
A transformação digital é um caminho sem volta e ocorre em uma velocidade intensa. Podemos até dizer que vivemos, na verdade, uma era de transformações (no plural).
Todos os mercados e profissionais enfrentam essa realidade, tendo que ficar de olho nas tendências e novas tecnologias para não ficar atrás da concorrência. E na gestão de pessoas não é diferente!
Assim, como marketing & vendas operam com CRMs e o departamento financeiro utiliza ERPs, existem softwares de departamento pessoal. Uma ferramenta completa permite realizar toda a gestão de processos da área, como admissões, desligamentos, controle de férias, benefícios e muito mais.
Mas entre as opções do mercado, o que se deve considerar na hora de selecionar o sistema ideal para a sua empresa?
Parece uma pergunta subjetiva, mas existem algumas práticas para amparar a suas decisões. Continue lendo este artigo para conferi-las!
Quando sei que é hora de contratar ou migrar?
Existem vários motivos que podem levar uma empresa a procurar um novo software de departamento pessoal. Normalmente, eles têm raízes em dores comuns a várias empresas, dependendo do estágio de maturidade, tamanho do time e mercado em que atua.
Um deles pode ser a necessidade de tecnologias mais eficientes, para acompanhar a modernização da área. Afinal, de acordo com uma pesquisa da McKinsey & Company, 79% das empresas que têm uma estratégia forte de transformação digital ainda estão nos estágios iniciais em seu departamento de RH.
No entanto, a adesão a essas soluções deve ser pautadas em necessidades críticas. Ou seja, deve-se identificar os principais gargalos que precisam ser eliminados da rotina do departamento pessoal.
Abaixo, você verá oito pontos críticos que tendem a ser motivo para contratação de uma plataforma. Leia e reflita: “meu time enfrenta um ou mais desses problemas hoje?”.
Os 8 pontos críticos que levam à adesão de um novo software
- Baixa produtividade.
- Gastos excessivos com papel (empreendedorismo sustentável).
- Falta de segurança com informações de funcionários (LGPD).
- Ausência de uma política de acesso remoto (para habilitar o home office ou o modelo híbrido).
- Dificuldades na implantação do home office para o RH.
- Dificuldade para gerar e analisar dados e indicadores de departamento pessoal.
- Obstáculos na implantação de um RH estratégico.
- Equipes insatisfeitas com os processos atuais.
Os benefícios de um bom software
Se há um motivo, agora chegou a hora de considerar o tipo de solução que você precisa. Mais do que pensar no preço, é importante procurar por um serviço de qualidade.
É claro que você não pode desconsiderar o orçamento destinado a esse fim, mas assinar um serviço incompleto ou ruim pode trazer ainda mais problemas, como experiência de usuários ruim, atendimento e suporte ineficientes ou instabilidades constantes.
E as consequências podem ser bem graves, pois estamos falando da área que lida com pagamento de salários, férias e direitos trabalhistas. Inconsistências podem causar qualquer um dos pontos críticos que listamos acima.
Para se prevenir contra erros de julgamento nessa escolha, listamos 3 benefícios básicos que você deve buscar em qualquer sistema para DP.
Otimização de processos
Primeiramente, deve-se verificar a capacidade do software para otimizar processos, ou até eliminá-los da rotina dos colaboradores com automatizações.
Tarefas como gestão da folha de pagamento, emissão dos holerites e cálculo da jornada de trabalho dos profissionais devem estar no escopo do da plataforma que estiver contratando. Além disso, você pode contar com mais segurança sobre dados de colaboradores, pois as automatizações e armazenamento em nuvem reduz o risco de erros manuais.
Produtividade potencializada
Com processos mais eficientes, há menos retrabalho ou perda de tempo com tarefas repetitivas. Dessa forma, seu time de RH pode atuar de forma estratégica, por exemplo, buscando formas de evoluir o employee experience!
Mais rentabilidade para o negócio
“Ué, como um software de RH pode auxiliar no ganho de rentabilidade de uma empresa?”. Essa é uma reação bem comum, mas pense bem na redução de custos que se pode promover na área.
Uma dessas formas são os chamados passivos trabalhistas – aqueles que vêm de processos judiciais. Grande parte dessas ações de ex-colaboradores ocorrem devido a falta ou erro no pagamento de direitos financeiros. E com um software de DP, esse risco é controlado.
Outra forma, mais indireta, é garantir a segurança dos dados dos seus colaboradores. As sanções da Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (LGPD) estão valendo desde agosto de 2021, e podem incorrer em multas de até 2% do faturamento da sua empresa.
O passo a passo de como escolher o melhor software para sua empresa
Até aqui, você viu como funcionam os principais gatilhos para motivar a procura por um sistema de departamento pessoal e os benefícios que essa ferramenta deve ter. Para finalizar, preparamos um breve passo a passo que vai lhe auxiliar a estruturar um plano de ação para buscar a solução ideal para a sua empresa.
Passo 1: mapeamento de rotinas
Você deve seguir o caminho para um RH digital de forma estratégica. Mapeie todos os processos e atividades realizadas no DP, principalmente apontando as dificuldades e gargalos.
Dessa forma, você pode delimitar os parâmetros mínimos que o software precisa ter para atender às suas necessidades.
Passo 2: identificação das ferramentas necessárias
Com as funcionalidades críticas em mãos, você pode buscar incisivamente entre os fornecedores disponíveis no mercado, eliminando aqueles que não atendem às suas necessidades.
Também, hoje em dia, a maioria dos softwares oferecem um período de testes de alguns dias, permitindo que você experimente algumas de suas ferramentas básicas. Você pode aproveitar isso para avaliar na prática a melhor solução, e se tiver interesse assíduo, entre em contato com um consultor comercial para saber como ter acesso a determinadas ferramentas.
Passo 3: atribua mais algumas considerações
Por fim, levante alguns pontos importantes na hora de considerar entre as soluções na mesa, como:
- O suporte técnico é ágil e atende com qualidade?
- São disponibilizados treinamentos para usuários?
- O sistema possibilita customização de acordo com suas necessidades?
- É possível contratar módulos separados?
- O benefício justifica o custo?
Somadas a todas as etapas de teste e análise feitas anteriormente, essas perguntas ajudarão a construir uma defesa ou contra-argumento para aderir à plataforma mais adequada para a sua empresa.
Sobre a Convenia
A Convenia é uma HR Tech com soluções voltadas para otimização de tempo e custos das empresas. Nasceu há alguns anos, com o objetivo de trazer alta tecnologia para o setor de RH, de forma acessível e prática.
Desde então, trabalha fortemente para que os produtos evoluam junto com os clientes, pois compreendem que, diminuindo o tempo gasto com rotinas operacionais, as empresas têm mais tempo para as pessoas.
Atualmente as soluções abrangem admissão digital, férias e departamento pessoal, onde você pode gerir todo seu time em um sistema em nuvem.
