Compartilhar um arquivo por e-mail, salvar a versão mais recente, editar e enviar para a revisão de uma ou mais pessoas. Essas, por sua vez, também fazem o download do documento, editam, salvam novamente, e enviam de volta os arquivos atualizados, que agora precisam ser consolidados em um único arquivo final. Tudo isso multiplicado por “N” vezes, a depender da complexidade do assunto e do número de pessoas envolvidas.
O processo de trabalho descrito acima pode parecer monótono e burocrático – e é, mas foi a forma de colaborar com a qual nos acostumamos a conviver, pelo menos desde que os escritórios começaram a funcionar em torno dos computadores pessoais. Não mais. Graças às ferramentas digitais de colaboração, uma nova forma de trabalhar em equipe está caindo no gosto das pessoas mesmo em cenários corporativos mais conservadores, e representa um passo importante na direção da produtividade.
Essas ferramentas passaram a permitir às equipes trabalhar de forma integrada, em tempo real, de qualquer lugar do mundo, tirando o máximo proveito da conectividade. Elas foram fundamentais para que, durante a pandemia, continuássemos trabalhando e entregando resultados, derrubando paradigmas sobre a efetividade do home office.
Não estamos falando apenas de mecanismos para ter reuniões virtuais mais efetivas – que estão, de fato, cada vez melhores. Hoje caminhamos para um “normal” já nem tão novo assim, em que colaborar de qualquer lugar será uma alternativa tão válida quanto reunir um time num mesmo espaço físico. Uma realidade em que ter várias pessoas – do colega de equipe, até o líder da área ou mesmo um cliente – editando textos, planilhas e apresentações simultaneamente será tão comum quanto o break para o cafezinho.
Mais colaboração, mais produtividade
Uma pesquisa realizada entre dezembro de 2020 e janeiro de 2021 pela IDC, a pedido do Google Workspace, ouviu 897 colaboradores de empresas de diversos setores e tamanhos no Brasil. Ela mostra que três em cada quatro pessoas que costumam criar documentos compartilhados disseram manter-se facilmente conectadas a seus pares, equipes e demais áreas da empresa, enquanto 87% notaram maior velocidade de resposta das empresas durante a pandemia por conta do uso desse tipo de tecnologia.
Ferramentas de trabalho colaborativo são o símbolo de uma transformação no mercado de trabalho como um todo. A desburocratização e a maior agilidade de processos internos condizem com a nova rotina de trabalho fora dos escritórios, e representam uma antítese ao nosso cotidiano pré-pandemia. Ao investirmos mais tempo em nossas famílias e vida pessoal, ficou evidente que modelos até então convencionais de trabalho precisavam ser repensados. Afinal, o modelo híbrido de trabalho nos proporciona menos horas gastas com deslocamento, mais liberdade de estarmos em diferentes lugares enquanto trabalhamos e menor dependência da presença de outras pessoas nas empresas.
Nesse mundo híbrido, as ferramentas colaborativas contribuíram também com novos hábitos nas relações interpessoais. Encontros casuais, formaturas, chás de bebê, cursos de idiomas, desenho ou artesanato, exercícios físicos, eventos religiosos, terapia, namoro, ensaios de banda, palestras, feiras e apresentações de balé. Todos os tipos de interações migraram, parcialmente, para o ambiente virtual, ajudando a criar uma cultura híbrida instituída, mesmo quando alcançarmos o cenário seguro pós-pandemia.
Mudança de paradigma
Não há dúvidas de que a agilidade e a interatividade trazem grandes benefícios à forma como interagimos no ambiente profissional. Mas a colaboração em tempo real ainda representa uma mudança de paradigma para muitas pessoas, principalmente quando se trata de dar a colegas e parceiros de trabalho acesso a um material inacabado, no meio do processo criativo.
O desapego deve ser tratado como base nessa nova forma de trabalhar, e profissionais de diversas áreas terão que cada vez mais abrir mão de seu antigo modus operandi, em que um projeto só chegava aos olhos de outras pessoas quando estivesse concluído. O aviso de WIP (work in progress, ou trabalho em andamento em tradução livre) deve ser cada vez mais encarado com naturalidade. Se duas cabeças pensam melhor que uma, o que dirá três, quatro ou cinco? Por que esperar a conclusão de um projeto para ter a contribuição de outras pessoas e eventualmente corrigir rotas?
Por Alberto Zafani – Gerente de Google Workspace no Brasil, e é responsável por liderar o time de vendas da suite de produtividade e colaboração do Google Cloud. Com 25 anos de experiência no mercado e foco em Cloud Computing, Platform as a Service, Mobile e Network & Security, já atuou em grandes empresas de tecnologia, como Microsoft, IBM, Oracle, VMware, e T-Systems.
