Para ajudar a mensurar estes números e acompanhar a produtividade dos times, a tecnologia é uma grande aliada na gestão do tempo
Você já se perguntou sobre a produtividade da sua equipe? Já se questionou sobre quanto de recurso (financeiro e tempo) dedicam a cada atividade? É difícil prever e geralmente o valor que se obtém é uma estimativa. Para ajudar a mensurar estes números e acompanhar a produtividade dos times, a tecnologia tem sido uma grande aliada para fazer a gestão do tempo dedicado às atividades e projetos de forma efetiva. A grande novidade é a possibilidade de fazer esta gestão conciliada com a gestão de ponto eletrônico.
Ao conciliar o apontamento das horas dedicadas a cada atividade ou projeto com os dados de ponto, têm-se informações precisas. Isso evita inconsistências como a quantidade de horas dedicadas às atividades serem superiores às efetivamente trabalhadas. Essas incoerências são frequentes, é o que mostra uma pesquisa publicada na Harvard Business Review. Realizada com 500 profissionais americanos, o estudo trata sobre o preenchimento de planilhas de apontamento de horas. A pesquisa aponta que o preenchimento dessas planilhas não é preciso, o que gera um prejuízo em torno de US$ 50 mil por pessoa ao ano na geração de receita.
O artigo ainda aponta que mais da metade desse grupo negocia com clientes cobrando por hora trabalhada, porém, 40% nunca realizou nenhum tipo de registro do tempo dedicado ao projeto. Isso significa que não sabem ao certo o custo total do trabalho, o que gera dúvida sobre o lucro ou prejuízo do mesmo.
Esse desafio pode ser facilmente vencido com apoio das tecnologias certas. Ferramentas de apontamento de atividades integradas a um sistema de ponto e sistemas de gestão de projeto são grandes diferenciais. Isso porque permitem aos integrantes dos times anotar as horas dedicadas a uma atividade ou projeto de forma sincronizada à jornada de trabalho. Algumas ferramentas mais inovadoras estão vindo personalizáveis, ou seja, podem ser adaptadas conforme a necessidade de cada empresa ou consultoria.
Além disso, o gestor pode definir quais atividades o colaborador pode registrar, bem como a quais clientes e projetos tais atividades poderão estar associadas.
Dessa forma, as empresas conseguem ter um panorama do tempo investido em cada uma das atividades. Com isso, é possível eliminar atividades desnecessárias e planejar as próximas tarefas com base no tempo excedente, aumentar o desempenho no horário de trabalho, reduzir horas extras, auxiliar a tomada de decisões e, principalmente, precificar corretamente os projetos e serviços.
Por Marcelo Cariolato, Product Owner da ferramenta Ahgora Timesheet da Ahgora Sistemas
