Desde março deste ano, o mundo mudou por conta da maior crise global dos últimos tempos. Mesmo com a retomada gradual, a Covid-19 terá um impacto duradouro nas operações das empresas e os escritórios não serão os mesmos nessa volta ao trabalho presencial.
Esse impacto trouxe um novo desafio para as empresas de todos os segmentos e tamanhos, pois precisam replanejar o futuro dos escritórios para o regresso gradativo dos colaboradores a seus postos de trabalho. Tenho tido a oportunidade de acompanhar de perto como a tecnologia tem sido uma aliada estratégica que contemple a utilização eficiente e mais adequada do espaço, estabelecendo um novo papel para a gestão do escritório.
Curiosamente, as soluções tecnológicas aplicadas à gestão eficiente dos ambientes vêm solucionando não somente o gerenciamento de infraestrutura dos escritórios que estão retomando suas atividades, mas também permitem replanejar como será esse escritório do futuro, criando assim um ambiente que faça sentido ao negócio e à satisfação do colaborador dentro do escritório de modo a contribuir com o desenho de processos e regras para o uso mais eficiente do espaço, seja a curto ou médio prazo.
Não tenho dúvida de que depois do isolamento social, as empresas perceberam que precisam de processos concretos que subsidiem um plano de retorno, principalmente do ponto de vista do uso do espaço do escritório. A prova disso foi um levantamento, realizado aqui na Neowrk/CI&T, que registrou um aumento de 1000% no número de instituições que a procuraram, do início de maio para cá, em busca de ajuda. A diminuição de custos é o fator impulsionador deste movimento, mas a questão vai muito além do custo do metro quadrado. As empresas estão preocupadas em como se manter ágeis e garantir a produtividade e engajamento das pessoas. Para isso, também precisam definir como será a nova cultura da empresa, já que terão um modelo híbrido de trabalho: uma parte dos colaboradores trabalharão remoto e outros presencialmente.
Ao observar como o mercado está reagindo em relação ao retorno ao escritório, percebemos que as companhias estão com dificuldade para descobrir se o plano definido para o retorno faz sentido ou não dentro da sua realidade. Isso comprova que se faz necessário implementar soluções tecnológicas para auxiliar as empresas a desenharem as melhores experiências através dos gadgets, que permitem viabilizar a alteração de processos de uso de forma automática, criando assim, espaços inteligentes e de acordo com a necessidade de mudanças dos ambientes.
Contudo, muitos empresários devem estar se perguntando como uma ferramenta pode identificar qual é a melhor estratégia de gestão de espaços para os seus negócios? Saiba que através de uma plataforma que realiza o gerenciamento eficiente e que possibilita a alteração de processos de utilização, é possível realizar uma análise aprofundada sobre como o ambiente é utilizado e quais são suas demandas e problemas a serem resolvidos. Então, o primeiro passo é identificar o problema e desenhar o processo: identificar quais regras de uso fazem sentido e não apenas forçar colaboradores a utilizar algo que não se aplica às suas necessidades e, então, investir em gadgets e soluções tecnológicas para agir rápido e realizar as mudanças eficientes.
Além da orientação sobre a utilização dos espaços, o mais interessante é que essa solução também permite que os gestores escolham qual informação querem acessar para garantir um autoatendimento em tempo real, ou seja, ela auxilia também no controle do que está sendo feito e permite um equilíbrio entre as restrições impostas e o que acontece na prática, preservando assim, a experiência do colaborador.
Por fim, o isolamento social deixou clara a urgência de discutirmos e colocarmos em prática um plano assertivo para a retomada e principalmente para o que virá depois ao escritório no pós-pandemia. A tecnologia é a nossa maior aliada para encontrarmos caminhos eficientes em relação ao uso dos espaços, e as empresas precisam se adequar a essas tendências do escritório de agora e futuro.
Por Flávio Pimentel, Head de Smart Workplace Solutions da Neowrk/CI&T.
