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Trabalho remoto desafia a gestão de documentos do RH

Organizações que permitem trabalho remoto são mais desejáveis não apenas para candidatos a empregos locais, mas também candidatos de outras regiões.

Trabalho remoto desafia a gestão de documentos do RH

Cada vez mais comum, o trabalho remoto hoje é uma das alternativas ao “trabalho convencional” que mais cresce, ainda que restrita a alguns grupos. Entre 2016 e 2018, o número de empresas que oferecem essa possibilidade ao funcionário cresceu 22% segundo dados da Sociedade Brasileira de Teletrabalho e Teleatividades (Sobratt). De acordo com a pesquisa da Sobratt, 45% das empresas oferecem essa possibilidade e 15% estão avaliando ou planejando a implementação de programas de home office.

Com a inclusão desse modelo de trabalho na reforma trabalhista de 2017, a tendência é que essa prática só cresça graças aos seus inúmeros benefícios. Dados da Gallup mostram que 53% dos funcionários acreditam que o equilíbrio entre vida pessoal e profissional e o bem-estar pessoal são “muito importantes” ao aceitar uma oferta de emprego. Dessa forma, a flexibilidade e a opção de trabalhar remotamente certamente atrai os melhores talentos.

Organizações que permitem trabalho remoto são mais desejáveis não apenas para candidatos a empregos locais, mas também candidatos de outras regiões. As empresas menores também podem aproveitar essa possibilidade para contratar funcionários de meio período e preencher cargos temporários, e a tecnologia facilitou ainda mais essa busca para preencher posições com requisitos mais rigorosos.

Apesar das inúmeras vantagens, essa forma de trabalho gera uma série de desafios para o RH, que precisa adequar seus programas de contratação e integração, o que certamente vai exigir um plano.

Trabalho remoto desafia a gestão de documentos do RH

Prepare-se para o onboarding e manter o compliance

 Os processos de onboarding de um funcionário remoto são diferentes de um colaborador alocado. Não importa se seu negócio é uma grande corporação ou uma empresa média ou pequena, além dos desafios de integração gerados naturalmente por esse modelo de trabalho, como a dificuldade de estabelecer conexões (o que pode afetar o rendimento e a criatividade), o envio de documentos para contratação adiciona uma camada de complexidade, pois precisam ser enviados até dois dias úteis antes da admissão do colaborador.

Além disso, o artigo 75-C da reforma trabalhista prevê uma série de especificidades para um contrato de home office, que precisa detalhar não apenas as atividades do empregado, mas também suas responsabilidades e do empregador. O artigo 75-E também determina que o empregador instrua os empregados remotos quanto a precauções para evitar doenças e acidentes de trabalho, inclusive com a assinatura de um termo de responsabilidade.

Além da preocupação com o armazenamento desses documentos, que precisam estar acessíveis e seguros, o RH também precisa garantir que este funcionário tenha seu desempenho seja medido e documentado da forma adequada.

Um software de gestão de documentos pode facilitar esse trabalho ao permitir que o RH automatize processos e armazene com segurança os dados resultantes desses documentos. Tecnologias voltadas para a gestão da informação também facilitam o controle do compliance, bem como o envio de dados para o eSocial, além de melhorar o monitoramento das informações.

por Juliana Ferreira, diretora de RH da Access

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