Você trata as tarefas da empresa como importantes ou urgentes?

Especialista em desenvolvimento humano ensina a otimizar o tempo no dia a dia profissional

Priorizar as tarefas de trabalho nem sempre é fácil e, mesmo com anos de experiência no mercado, é comum encontrar profissionais que ainda têm dificuldade neste quesito. No final do ano, com muitas empresas entrando em férias coletivas, é comum “correr contra o tempo” para deixar tudo em ordem antes do descanso. Mas, por onde começar em meio a tantos afazeres?

A especialista em desenvolvimento humano, Susanne Anjos Andrade, autora do best-seller “O Poder da Simplicidade no Mundo Ágil” (Ed. Gente), explica que o tempo é a coisa mais valiosa que os seres humanos têm e, por isso, deve ser muito bem aproveitado. “Colaboradores muitas vezes deixam de produzir o quanto deveriam simplesmente por não saberem determinar urgências e importâncias nas tarefas corporativas”, pontua.

Susanne ainda explica que, quando as tarefas são organizadas devidamente por prioridades, é possível produzir mais em menos tempo. “Não precisamos pegar mais horas do dia para complementar aquelas atividades que não deram tempo de terminar. É importante deixar claro que, amar o que faz é um fator que ajuda consideravelmente na hora da organização, pois quanto mais feliz é o colaborador, mais fácil é a rotina de trabalho”, ressalta.

Tarefas urgentes x importantes

As tarefas importantes costumam ser aquelas que não têm prazo estabelecido ou cujo deadline ainda está longe, mas que precisam de uma certa atenção e devem ser realizadas com cuidado. “Nesses casos, o ideal é criar um planejamento ou um cronograma para ser seguido. Como ainda não exigem urgência e nenhuma data que esteja em cima da hora, tudo pode ser realizado de uma maneira mais fácil, por meio de metas e esforço dos profissionais”, explica Susanne.

“Se, por exemplo, eu tenho um relatório de resultados para entregar ao cliente daqui a duas semanas, eu consigo me programar para realizá-lo, nem que seja um pouco por dia ou em uma determinada hora dentro do tempo. Mas, se eu não me planejar e deixar para fazer um dia antes da entrega, corro o risco de transformá-lo em urgente e não entregar. Quando há planejamento, o que é importante não se torna urgente, pois quando chegar perto da data, a tarefa já vai ter sido executada”, avalia Susanne

Já as tarefas urgentes são aquelas que, por algum motivo, têm um prazo curto para serem realizadas. Ou porque o planejamento não foi respeitado anteriormente ou também pelo fato de o cliente passar uma informação de última hora, sem dar tempo para a pessoa executá-la e buscar bons resultados. “Se tudo for tratado como urgente sempre, vai existir um momento em que o urgente será o padrão. São nesses casos, que o colaborador se sente insatisfeito, sobrecarregado, dando início a problemas como ansiedade, estresse e depressão no trabalho”, comenta ela.

Para Susanne, essas tarefas podem ser evitadas no dia a dia dos colaboradores. Dessa forma, não haverá 10 atividades urgentes em um único dia. “Minha dica é: deixe sempre um espaço para receber novidades de última hora do cliente, e use uma agenda para se organizar e priorizar as tarefas mais importantes. O segredo é não deixar que tudo se torne urgente.”, finaliza a especialista.