Na vida profissional, a gestão do tempo é o processo de priorização e organização do trabalho para otimizar o período em que o profissional gasta para realizar cada tarefa
Colunista Mundo RH – Kelly Coelho, gerente-executiva de RH, Comunicação e Sustentabilidade da SuperVia
A vida corrida da sociedade moderna acaba gerando uma competição entre os compromissos de trabalho, relacionamentos, família e saúde que o tempo todo reivindicam atenção e espaço. Além disso, cada fase da vida requer prioridades distintas, as quais devem ser organizadas conforme o planejamento e objetivos de cada pessoa. Para manter tanto a vida pessoal quanto a vida profissional em equilíbrio, devemos saber fazer a gestão do nosso tempo. Com um gerenciamento consciente do tempo, podemos conduzir as rotinas para produzir resultados no trabalho, e também para ter tempo livre para o descanso e para momentos de descontração.
Na vida profissional, a gestão do tempo é o processo de priorização e organização do trabalho para otimizar o período em que o profissional gasta para realizar cada tarefa. Essa gestão envolve o planejamento e a execução para aproveitar melhor o tempo disponível, o que resulta em uma maior produtividade e eficiência. Em outras palavras, é uma técnica de organizar a rotina de um profissional de acordo com a prioridade das tarefas e o tempo que deve ser levado para realizá-las. Gerir o tempo de maneira eficaz resulta em produzir mais e melhor no menor tempo possível. Aumentar o número de horas trabalhadas não significa, necessariamente, aumentar a produtividade. Ser produtivo está relacionado ao que se produz no tempo disponível para aquela tarefa.
Aqui, cabe citar um estudo formulado pelo historiador inglês Cyril Northcote Parkinson, conhecido como “A Lei de Parkinson”, que diz que “o trabalho se expande de modo a preencher o tempo disponível para a sua realização”. Este estudo foi publicado pelo escritor num artigo na revista The Economist, em 1955. Em outras palavras, o estudo diz que quanto mais tempo um trabalhador tem para fazer o trabalho, mais ele demora para realizá-lo. Se o prazo é de um dia, a tarefa é realizada em um dia. Se o prazo é dobrado, provavelmente o tempo de realização pelo trabalhador será de dois dias.
Na prática, a lei aborda a tendência de procrastinar as tarefas, de deixar algo para depois. São inúmeras as causas da procrastinação, e muitas vezes estão ligadas a uma emoção negativa: perfeccionismo; insegurança ou medo; desconforto porque a atividade não gera prazer; falta de habilidade para executar a tarefa; falta de vontade, interesse ou foco; dificuldade em filtrar as distrações, não saber identificar prioridades; autossabotagem; dificuldade em dizer não. O grande problema da procrastinação é que ela pode gerar pendências que vão se acumulando e impactando o ciclo produtivo da empresa.
Lutar contra a procrastinação é extremamente necessário para o sucesso da gestão do tempo. Uma dica para eliminar esse hábito é o reforço positivo, ou seja, fazer algo que te dê prazer antes de começar alguma tarefa. O prazer libera dopamina, substância conhecida como um dos hormônios da felicidade e quando liberada provoca a sensação de satisfação e aumenta a motivação. Outra opção é “doutrinar” o cérebro a receber uma recompensa após finalizar uma tarefa. Atribuir um incentivo, ou prêmio pessoal, para a efetivação de uma entrega pode ser um estímulo a fazer o que se deve e evita desviar do foco.
A pressão por resultados dentro das empresas é um dos motivadores para o gerenciamento do tempo. E, de fato, essa estratégia é imprescindível, sobretudo nos dias atuais, em que os profissionais assumem diversas tarefas simultâneas e são cobrados para dar uma resposta à alta competitividade do mercado. No mundo corporativo, é necessário dividir o tempo para realizar as diversas tarefas que surgem no dia a dia. Mas será que tudo é realmente urgente? Definir prioridades é um dos principais pilares da gestão do tempo. E saber qualificar as obrigações de acordo com a importância ajuda na definição das prioridades. Uma forma de colaborar com o planejamento dessa rotina é classificar as tarefas como: urgentes e importantes; urgentes, mas não importantes; importantes, mas não urgentes; não urgentes e não importantes. Com o tempo, esse exercício de classificação vira hábito e fica mais fácil reconhecer quais tarefas merecem mais atenção. Diferenciar a urgência e importância das tarefas é essencial para a organização do dia e estabelecimento das prioridades.
A onipresença da informação transformou intervalos de tempo em minutos produtivos, levando a espera passiva a reverter em possibilidades de ganhos e melhores resultados. Hoje em dia, é possível resolver questões profissionais com os smartphones, em qualquer lugar. Essa tecnologia rompeu barreiras e eliminou restrições físicas ou de acesso. Por exemplo, o uso do celular ou o home office permitiu que o tempo de deslocamento de um lugar para outro fosse convertido na conclusão de relatórios, no envio de e-mails, na oportunidade de um curso de idiomas ou leitura de um livro. As facilidades proporcionadas pelos recursos tecnológicos atuais “borram” as linhas divisórias entre os momentos da vida, confundindo as prioridades e nos permitindo sacrificar elementos essenciais que trariam equilíbrio.
Esse é mais um motivo pelo qual a gestão do tempo é tão importante. Ela permite clareza nas escolhas e possibilita dedicar tempo ao trabalho para o atendimento às metas, ser mais criativo e inovador e ter maior foco e concentração. Assim, é possível, ao final do dia de trabalho, voltar a atenção para os relacionamentos, para a família e para o lazer.
O compromisso com o gerenciamento consciente do tempo, a partir do momento em que é assumido, tem o poder de gerar uma transformação no pensamento do profissional. A atitude fica mais positiva e focada, permitindo não só atender melhor às metas, mas ter a percepção da sua contribuição para com os resultados. Entregar tarefas no prazo, evitando acúmulo de atividades e novos atrasos, permite também reduzir o estresse, melhorar a qualidade de vida e tomar decisões mais assertivas.
